Использование приложений Office 2007 с SharePoint 2010

В Microsoft предлагают довольно подробное руководство по данной теме, в котором более 40 страниц посвящены интеграции с SharePoint 2010 различных версий Office: SharePoint_2010_and_C)ffice_2010_Business_Productivity_at_its_Best_ Whitepaper. docx. В этом руководстве приведено детальное сравнение опыта использования SharePoint 2010 с продуктами Office 2007 и Office 2010.

Ниже приведен неполный перечень функциональности, которая не будет доступна в случае применения Office 2007 с SharePoint. Он поможет IT-специалистам определить, оправдано ли обновление до версии Office 2010.

Ниже перечислены средства, доступные только при использовании приложений Office 2010 вместе с SharePoint 2010.

• Совместная работа над документами и презентациями (с помощью функции соавторства). В Word 2010 и PowerPoint 2010 доступна фуикция соавторства, которая позволяет множеству людей одновременно работать над любым из документов. Обратите внимание, что она отличается от предлагаемой в Office Web Apps и позволяет множеству пользователей одновременно работать над одной и той же электронной таблицей.

■ Одновременноередактированиеэлектронныхтаблицизаписных книжек. Документы Excel 2010 и OneNote могут редактироваться сразу несколькими людьми одновременно. Это более подробно рассматривается в главе 27. В Excel 2010 она предлагается через Excel Services и Office Web Apps, а в OneNote встроена изначально и не требует применения Office Web Apps.

• Широковещательная трансляция слайд-шоу в PowerPoint 2010. Еще одна возможность, предоставляемая Office Web Apps. Позволяет пользователям посредством сайта вещания SharePoint 2010, автоматически создаваемого Office Web Apps, просматривать слайд-шоу без наличия PowerPoint на их настольных системах, с применением LiveMeeting, WebEx или похожей технологии. Об этом пойдет речь в главе 27.

• Представление Backstage. В приложениях Office 2010 пользователь может щелкнуть на вкладке File (Файл) и получить доступ к инструментам Backstage. Эта вкладка File является функциональной заменой кнопки Microsoft Office.

■Доступ к шаблонам SharePoint. Мастер создания нового документа (New Document Wizard) в Office 2010 позволяет пользователям выбирать шаблоны SharePoint, которые использовались ранее.

• Применение шаблонов PowerPoint к сайтам SharePoint. Темы PowerPoint могут быть применены к сайтам SharePoint для выполнения базовой настройки и брендинга.

Следующие средства частично поддерживаются в приложениях Office 2007.

• Представление Backstage с Excel 2010. Это позволяет выборочно публиковать части рабочей таблицы, скрывать формулы и перегонять данные в SharePoint 2010. Все это можно делать и в Excel 2007, но в таком случае процесс выглядит менее понятно.

■Интеграцияспродуктами Groove и SharePoint Workspace. Продукт SharePoint Workspace 2010 представляет собой новую версию Groove и предлагает мощные средства для мобильных пользователей. Однако пользователи Groove 2007 по-прежнему будут иметь возможность работать с библиотеками документов SharePoint 2010 в автономном режиме.

Основы сохранения документа Word в библиотеке документов SharePoint

Пользователям и администраторам понадобится хорошо освоить процесс применения Word в сочетании с библиотеками документов SharePoint 2010. В предыдущих главах, особенно в главе 19, подробно рассказывалось о доступных в библиотеках документов инструментах, которые предоставляют пользователям широкий спектр способов взаимодействия и управления их документами. Хоть это в определенной степени повтор, но в настоящем разделе рассматриваются основные шаги, которые пользователь должен выполнить, чтобы создать новый документ в библиотеке документов, заполнить его поля метаданных и сохранить его.

В рассматриваемом примере пользователь создал новый документ в библиотеке документов SharePoint и получил доступ к представлению Backstage через вкладку File (Файл)

Глава 25

ленты. В эту библиотеку документов добавлено несколько столбцов, которые будут просматриваться с помощью описанных далее шагов.

Чтобы более подробно исследовать возможности Backstage, выполните перечисленные ниже действия.

1. Щелкните на новом документе в библиотеке документов, в которую уже был добавлен один или более столбцов для выбора и один или более столбцов управляемых метаданных. Предполагается, что в этой библиотеке документов используется шаблон Word.

2. Когда новый документ откроется, щелкните на опции Enable Editing (Включить редактирование), если потребуется.

3. Введите какой-нибудь текст в документе.

4. Щелкните на вкладке File (Файл), чтобы получить доступ к представлению Backstage, в котором по умолчанию будет отображаться вкладка Info (Информация), и затем щелкните на ссылке Show All Properties (Показать все свойства) в правом нижнем углу. Результат получится примерно таким, как показано на рис. 25.1, и у пользователя появится возможность вводить метаданные либо на вкладке File, либо в стандартном режиме редактирования документа.

5. Давайте введем метаданные в обычном режиме редактирования. Для этого понадобится выбрать в раскрывающемся меню Properties (Свойства) на вкладке File пункт Show Document Panel (Показать панель документов). Откроется вкладка Ноше (Птвная), которая показана на рис. 25.2.

6. Теперь введем данные в различных полях метаданных. В рассматриваемом примере заполняются следующие поля: Title (Заголовок) — отображаемое по умолчанию поле метаданных; Type of Document (Тип документа) — столбец для выбора типа документа, который был добавлен в библиотеку документов; Document Owner (Владелец документа) — столбец для выбора человека или группы, которая была добавлена в библиотеку; Document Status (Состояние документа) — столбец для выбора состояния документа, добавленный в библиотеку документов; Project (Проект) — столбец управляемых метаданных, который был добавлен в библиотеку документов.

DocwncnD - MtcraaoflWon)

' слипов -и А* А Аж- ф:=-1=фф tl IF [аэ№ш]MBbCcix AaBbG _ ^Л

J и~| ->©

l«fr U *!- V -*

нмс кш

С

Г о - Да *. ъС A-V-Д- ill! {=• j0j~S5".|^Hom»uJ»WoS*«l.. tranf* ЕМ»*

font______«___ л_ _

В

IH

П4г TjeetfOeoeenfc DoawnttiMv-

PrpjfCt

- n*

CeFStgaQMptE 2 Diagram * lifiSi.

PNOMtAK

PiqjcdDEF

Pk^kIGM

PtqftUMNO

Itoquidt brown foxfgnoredfhe lazy dqgj

•*