Страница Advanced Settings с точки зрения проектирования библиотек

Ссылка Advanced Settings (Дополнительные параметры) на странице Document Library Settings (Параметры библиотеки документов) открывает дополнительные средства, которые могут быть интересны архитектору или администратору. Вообще-то эти параметры настолько важны для общей функциональности библиотеки документов, что время, потраченное на изучение их положительных и отрицательных сторон на этапах проектирования и тестирования, не пропадет зря.

Например, параметр Allow Management of Content Types (Разрешить управление типами контента) может сильно повлиять на сложность среды и темп обучения пользователей и администраторов библиотек. Возможность править шаблон, используемый в библиотеке документов, может склонить архитекторов к созданию библиотек документов, специально предназначенных для управления одного типа документа (например, резюме) и соответствующей настройке шаблона. Кроме того, архитекторы могут решить, что контент в некоторых библиотеках документов не должен синхронизироваться с клиентами Outlook или с продуктом SharePoint Workspace.

Настройка библиотек и списков... Глава 20 э^э

Доступ ко всем этим параметрам предоставляет ссылка Advanced Settings. Вот более подробная сводка:

• Allow Management of Content Types (Разрешить управление типами контента). Возможны значения Yes и No. Типы контента — очень мощное средство для сложного управления документами в организациях, которые задействуют таксономию для управления ресурсами в SharePoint. Типы контента рассматриваются в главе 22.

• Provide a Template URL (Предоставлять шаблонный URL). Этот параметр затенен, если для параметра Allow Management of Content Types выбран вариант Yes — в этом случае управление шаблонами выполняется для каждого типа контента. Если типы контента не разрешены в библиотеке, администратор может щелкнуть на ссылке Edit Template (Править шаблон), после чего откроется соответствующее приложение (например, Word), в котором можно изменить шаблон. Это легкий способ настройки шаблонного документа для библиотеки — а кроме того, наиболее удобный, если библиотека документов создана для определенной цели, например, для хранения конкретных типов документов (предложений, резюме, диаграмм, таблиц или других стандартных типов документов Microsoft).

НА ЗАМЕТКУ -

Может показаться, что в поле Provide a Template URL можно ввести URL “любого” документа, хранящегося в библиотеке документов SharePoint, но на самом деле шаблон должен находиться в каталоге Forms библиотеки документов. В него можно попасть с помощью ссылки Edit Template (Правка шаблона) на странице Advanced Settings (Дополнительные параметры) под полем URL. При наличии другого URL может возникнуть ошибка, если администратор попытается сохранить конфигурацию.

• Determine Open Behavior for Browser-Enabled Documents (Определить поведение при открытии документов, доступных для просмотра в браузере). Возможны варианты Open in the Client Application (Открывать в клиентском приложении). Open in the Browser (Открывать в браузере) и Use the Server Default (Использовать поведение, принятое по умолчанию на сервере).

• Define a Custom Send to Destination (Определить специальное местоположение для отправки). Это местоположение будет видно, если пользователь выберет документ, а затем щелкнет на значке Send То (Отправить) на ленточной вкладке Documents (Документы), или выберет пункт Send То в контекстном меню для элемента библиотеки документов. Добавив URL другой библиотеки документов, администратор библиотеки упростит отправку документов в эту библиотеку. Эта возможность используется нечасто, но она способствует созданию копии документов в другой библиотеке документов, а также может предложить автору при сдаче документа отправить туда изменения и создать оповещение для исходного документа.

• Make New Folder Command Available (Сделать доступной команду “Создать папку”). Администратор библиотеки должен решить, могут ли пользователи использовать папки в библиотеке документов — эта тема рассматривается в главе 19, в разделе “Плюсы и минусы средства New Folder".

• Allow Items from This Document Library to Appear in Search Results (Разрешить элементам этой библиотеки документов появляться в результатах поиска). Результаты всех поисков выдаются с учетом требований безопасности, и только пользователи с правом как минимум просмотра документа могут увидеть его содержимое в результате поиска. Но иногда бывают ситуации, ковда содержимое библиотеки документов все равно не должно появляться в результатах поиска. Например, библиотека документов может быть создана для мозгового штурма, и ее содержимое необходимо перенести в другую библиотеку документов (возможно, с помощью отправки в специальное местоположение), а уже затем его можно будет включать в результаты поисков. Это позволяет максимально повысить релевантность результатов поисков.

• Allow Items from This Document Library to be Downloaded to Offline Clients (Разрешить загружать элементы данной библиотеки документов в автономные клиенты). Этот параметр относится и к рабочему пространству SharePoint, и к синхронизации с клиентом Outlook. Если этот параметр отключен, то при попытке синхронизации контента с Outlook или SharePoint Workspace пользователи получат сообщение об ошибке. Эти сообщения очень понятны. Например, при использовании вкладки Resolve (Разрешить ссылки) в SharePoint Workspace будет получена ошибка “Your administrator has prevented this list from being Taken offline” (Ваш администратор запретил автономную работу с этим списком). Однако экспорт контента в Excel все-таки возможен.

• Should This Library Be a Site Assets Library (Должна ли эта библиотека быть библиотекой активов сайта). При выборе варианта Yes данная библиотека будет считаться стандартным местоположением в контекстных меню для хранения изображений или других файлов, которые пользователи выгружают для своих вики-страниц. Однако это не превращает библиотеку в библиотеку активов, и в нее не добавляются какие-либо типы контента.

• Allow Items in This Document Library to Be Edited Using the Datasheet (Разрешить править элементы из данной библиотеки документов с помощью электронных таблиц). Представления в виде электронных таблиц были рассмотрены в главе 19, в разделе “Взаимодействие со списками с помощью представления в виде электронной таблицы”, а данный параметр просто позволяет администратору сделать представление в виде электронной таблицы доступным или нет. Такое представление может сэкономить время, но может и привести к массовым изменениям в метаданных, и поэтому оно не рекомендуется для неопытных пользователей. Кроме этого, представление в виде электронной таблицы можно разрешить во время первоначальной выгрузки документов и пометки их метаданными, а после этого запретить.

• Launch Forms in a Dialog (Открывать диалоговые формы). Значение No для этого параметра приводит к тому, что изменяется вся страница, а не выводится AJAX-форма. Например, если пользователь щелкнет на кнопке Upload Document (Выгрузить документ), то вся страница заменяется на страницу upload, aspx. При значении Yes форма просто затеняется, и на ее фоне выводится AJAX-форма. Вариант No более удобен для пользователей, который привыкли работать в предыдущих версиях SharePoint, но его необходимо учесть при тестировании.