Создание списков и библиотек

Когда уже приняты все высокоуровневые решения о том, какие списки и библиотеки будут использоваться в организации, можно приступить к наполнению тестового сайта этими списками и библиотеками и к их настройке в соответствии с потребностями конечных пользователей и возможностями отдела информационных технологий по сопровождению среды. В следующем разделе будут приведены высокоуровневые рекомендации по выполнению этих задач.

Для создания списков и библиотек нужно, чтобы у пользователя были права на управления списками: создание и удаление списков, добавление или удаление столбцов в списке и добавление или удаление общедоступных представлений в списке. Это можно сделать с правами полного управления и с правами проектирования.

Для создания списков и библиотек возможны следующие способы:

• В меню Site Actions (Действия сайта) выберите пункт New Document Library (Создать библиотеку документов), введите нужную информацию и щелкните на кнопке ОК, чтобы создать библиотеку документов.

• В меню Site Actions (Действия сайта) выберите пункт More Options (Дополнительные параметры), щелкните на нужной библиотеке или списке и введите нужную информацию. а затем щелкните на кнопке ОК, чтобы создать список или библиотеку доку-

ментов.

• В меню Site Actions (Действия сайта) выберите пункт View All Site Content (Просмотр всего содержимого сайта), щелкните на кнопке Create (Создать) под инструментальной лентой, введите нужную информацию, а затем щелкните на кнопке ОК, чтобы создать список или библиотеку документов.

I 504 ---------

__! Часть IV

Принятие базовых решений по поводу списка или библиотеки

После выбора шаблона администратору нужно ввести имя библиотеки и текст описания, решить, нужно ли ведение версий, и принять другие решения в зависимости от вида списка или библиотеки — например, разрешить ли списку или библиотеке принимать почтовые сообщения. Обычно на этом этапе “импровизируют”, т.е. принимают решения на этапе конфигурирования отдельных списков и библиотек. Но это не очень удачный способ, т.к. он приводит к несогласованности и, следовательно, к затруднению управления средой. Например, отсутствие стандартов для имен списков и библиотек может запутать посетителей сайта — как и отсутствие стандартов на ведение версий, и стандартов на разрешение библиотекам принимать входящую почту.

Для получения более управляемых сред рекомендуется, чтобы организации приняли стандарты по следующим темам:

• Имя и описание для списка или библиотеки. Вроде бы это очевидно, но если придерживаться определенной схемы именования, то это сильно облегчает жизнь. Обычно рекомендуется, чтобы имя списка или библиотеки содержало тип этого списка или библиотеки, которая затем подстроена под потребности конкретного сайта. Например, библиотеку слайдов, созданную в сайте отдела кадров, можно назвать ОК -библиотека слайдов или ОК - слайды. Если на сайте имеется несколько библиотек документов, то названия вроде ОК - библиотека документов 1, ОК - библиотека документов 2 и т.д. не так наглядны, как ОК - общедоступные документы и ОК -конфиденциальные документы, однако пронумеровать можно десятки библиотек, а “творческий” процесс придумывания описательных имен может привести к путанице.

НА ЗАМЕТКУ -

Имя, выбранное для списка или библиотеки, останется в URL, даже если администратор изменит имя и описание, т.е. заголовок, описание и навигационную ссылку на странице параметров.

Глава 20

Для некоторых списков и библиотек имеются особые требования, которые необходимо учитывать при создании списка или библиотеки. Например:

505

• При создании списка задач, задач проекта или проблем имеется параметр Send Email When Ownership Is Assigned (Уведомлять по почте о назначениях владельцев). Это великолепное средство для впечатления конечных пользователей мощью SharePoint, и диспетчерам проектов нравится, что сотрудник, которому назначена задача (или разрешение проблемы) сразу получает почтовое сообщение, так что он не может потом заявлять, что ничего не знал о назначении!

• При создании календаря администратор должен определить, будет ли это стандартный календарь SharePoint или календарь группы (Group Calendar) для совместного ведения различных графиков членов группы. На рис. 20.1 показан как раз такой календарь. По умолчанию он показывает только события для просматривающего пользователя, но с его помощью можно просмотреть и календари других пользователей — для этого надо ввести их имена в поле Add Person (Добавить лицо).

««.«Ёези й;.„.

AfiCUlsu?

tedayl⁴We*e«dev,*cft

AddParaon; ВЭсд)ютАш«mVw 1

щ r*tpV/ebc9iUXtt/»«e/T«>m5*Vleh/C«twlei*2M4wnce41>Bpfon’fb«fW®

^ local rtrandtPretected Mode Off

^ТЩШЯш!ни^ртшологаЯ ^iai^4olnt 2010...

Часть IV

506

вателей и целей проекта, легкость использования и возможные сложности при сопровождении. Например, для публикации форм в библиотеки форм необходимо наличие InfoPath 2007 или 2010, обученные пользователи, которые будут создавать эти формы, и несколь ко обученных конечных пользователей для использования форм. Это может слишком усложнить реализацию с жестким 1рафиком сдачи, но без особых требований к формам SharePoint. Еще одним примером может быть список состояний, который позволяет создавать графические ключевые индикаторы производительности и обычно считается необ ходимым для досок обсуждений: такие диаграммы впечатляют в равной мере и конечных пользователей, и руководителей.