Создание представлений и управление ими

Процесс создания представлений был описан в главе 19, в разделе “Создание представления для списка", а здесь они будут рассмотрены с точки зрения администратора списка.

Одной из основных забот администратора списка или библиотеки должны быть столбцы, которые отображаются в стандартном представлении этого списка или библиотеки (представление, которое задействуется по умолчанию при просмотре списка), а также вид выводимой в них информации. Обычно администратор списка постоянно экспериментирует в поисках наилучшего представления данных, хранящихся в списке или библиотеке, показывая и скрывая столбцы, применяя фильтры и группировки, вычисляя итоговые сум-^^““^"Т^^ЯТйЯЕзоваиГмГтёхнологиИ MiareFoint "^ПГР...

' 508 ---=-

Часть IV

мы, ограничивая количество элементов в каждом представлении и настраивая другие параметры. В данном разделе будет приведен пример представления, созданного на основе специального стиля, чтобы задействовать метаданные, доступные для документов по умолчанию (дата и время создания, кем создан и т.д.).

СОВЕТ -----

Рекомендуется создавать представление с именем Ноше Page View (Представление домашней страницы) для каждого списка или библиотеки, если к ее домашней странице или другой странице веб-модуля добавлен веб-модуль представления списка. Обычно изменяется стандартное представление и скрываются несколько столбцов, после чего веб-модуль представления списка занимает меньше места на странице (как правило, это домашняя страница сайта).

Если щелкнуть на кнопке Create View (Создать представление) на ленточной вкладке Library (Библиотека) в библиотеке документов, то будут доступны несколько вариантов, которые зависят от ПО, установленного на компьютере. Основными вариантами являются Standard View (Стандартное представление). Datasheet View (В виде электронной таблицы). Calendar View (В виде календаря) и Gantt View (Диаграмма Гантта). Поэкспериментируйте с различными представлениями, хотя обычно используется стандартное представление. Рекомендуется представление в виде календаря использовать со списками, созданными на основе шаблона Calendar (Календарь), а представление в виде диаграммы Гантта — со списками на основе шаблона Project Tasks (Задачи проекта).

Параметры, доступные при изменении представления

Если щелкнуть на кнопке Modify View (Изменить представление) на ленточной вкладке Library (Библиотека), то после этого можно изменить отображаемые столбцы, их порядок, использование сортировки и фильтров, а также разрешить или запретить внутристрочное редактирование. Кроме того, администратор может воспользоваться табличным представлением, где определяется, должны ли выводиться флажки для отдельных элементов — они позволяют отметить сразу несколько элементов и затем выполнять массовые операции. Элементы в списке или библиотеке можно сгруппировать по одному или нескольким столбцам, которые по умолчанию могут быть свернутыми или развернутыми, что существенно облегчает навигацию по списку или библиотеке. Для некоторых (но не всех) столбцов можно формировать итоговые суммы, и в разделе Totals (Итоговые суммы) будет показано, по каким столбцам можно выполнить суммирование. В зависимости от типов данных возможны следующие итоговые данные: Count (Количество), Average (Среднее), Maximum (Максимум), Minimum (Минимум), Sum (Сумма), Std Deviation (Среднеквадратичное отклонение) и Variance (Дисперсия). Учтите, что итоговые данные невозможно получить для вычисляемых столбцов.

Для изменения внешнего вида данных имеется множество стилей. Например, при использовании представления с затенением (Shaded) каждая вторая строка выделяется затенением: это облегчает просмотр метаданных, связанных с документом, которые находятся на правом конце строк. Новым инструментом является панель предварительного просмотра, где выводятся столбцы, выбранные на странице Edit View (Правка представления). На рис. 20.3 показано представление библиотеки документов, где как раз используется панель предварительного просмотра, настроенная на вывод подмножества столбцов, чтобы видеть метаданные, прикрепленные к документам. Справа от панели быстрого запуска выводятся имена файлов документов, и если навести курсор на одно из таких имен, то на правой панели выведутся столбцы, которые администратор библиотеки выбрал для отображения на странице Edit View. На рис. 20.3 выведены следующие столбцы:

. ABCSP 2010 Смдп rJ

CoMectFeedbacfa mating (0-S> Humber of Silmgi FfcSw

NevDPCttmMtArwy

Ь Ь Fctoers * Project HefTW

Adding oauges to reports»fth Report Budd%r3.C for SQLServer

___ AddleifrwWeb»artP»Qeg

»m^/«bc₄d(»2/NevA2OOoavn0iAZ)Urrn|/UC%2eSbw«PaMX2DSa0*

4$, i.«dirtr»n«tJProtected Mode Off

Puc. 20.3. Пример использования панели предварительного просмотра для библиотеки документов

ID (Идентификационный номер). Доступен для всех списков и библиотек. Имена документов могут быть длинными и непонятными, а такой номер, присвоенный SharePoint при выгрузке элемента, позволяет быстро и однозначно идентифицировать документ.

Туре (Тип). Доступен для всех списков и библиотек. Выводится значок, соответствующий типу документа, который позволяет быстро определить тип документа Office. Это удобно еще и потому, что в столбце Name расширения имен документов скрыты.

Name (Имя). Доступен для всех списков и библиотек. Содержит имя файла.

Type Of Document (Тип документа). Столбец, добавленный к этому списку. Пользователь выбирает тип документа из раскрывающегося списка.

Project Name (Название проекта). Столбец, добавленный к этому списку. Пользователь выбирает название проекта из раскрывающегося списка.

Modified (Когда изменен). Доступен для всех списков и библиотек. Содержит дату и время последней модификации.

Modified By (Кем изменен). Доступен для всех списков и библиотек. Указывает пользователя, который последним изменил документ.

Version (Версия). Доступен для всех списков и библиотек с включенным ведением версий. Содержит номер версии документа.

Created (Когда создан). Доступен для всех списков и библиотек. Содержит дату и время создания документа.

Created By (Кем создан). Доступен для всех списков и библиотек. Указывает пользователя, который создал документ или выгрузил его первоначальную версию. Этот i 1 fuu i.wupwin^TrwTf,,д Mt3MV.iT.» '.'"гтг:-

! 510 --------- ----- __ часть iv

столбец вместе с Modified By часто содержит разных пользователей, и поэтому может быть важным именно пользователь, выгрузивший документ.

• Document Owner (Владелец документа). Столбец, добавленный к этому списку, его нужно заполнять для каждого элемента. Т.к. лицо, создавшее документ, и лицо, последним изменившее документ, могут не совпадать с лицом, ответственным за общее наполнение документа, рекомендуется добавить к документам такой столбец, который может быть важным для группы, работающей с сайтом.

• Collect Feedback (Сбор отзывов). Столбец, добавляемый при добавлении к списку рабочего потока Collect Feedback.

• Rating (0-5) (Оценка). Оценивание включено для данной библиотеки, и это поле содержит средний рейтинг.

• Number Of Ratings (Количество оценок). Содержит количество оценок, выставленных данному элементу. В общем случае, чем больше оценок у элемента, тем более точен его рейтинг.

• File Size (Размер файла). Доступен для всех списков и библиотек. Содержит размер файла в килобайтах и позволяет приблизительно оценить время открытия файла. Например, пользователь, обращающийся к сайту SharePoint по относительно медленному интернет-соединению, может отказаться от просмотра документа из любопытства, если его размер превышает 10 Мбайт.

НА ЗАМЕТКУ -

При изменении или создании представления итоговые суммы можно получить не для всех столбцов. К примеру, они не считаются для вычисляемых столбцов, что не радует при анализе финансовой или другой числовой информации, где применяются вычисляемые столбцы.

Кроме того, при правке представления администратор может выбрать, показывать папки или выводить элементы без папок, и выводить ли представление во всех папках, в папке верхнего уровня или только в папках, содержащих конкретный вид контента. Для каждого представления можно задать предельное количество элементов, а также указать выводить ли данные пакетами указанного размера или ограничить общее количество возвращаемых элементов. И, наконец, администратор может определить, разрешить ли представление для мобильного доступа, будет ли оно стандартным представлением для мобильного доступа, а также количество элементов, выводимых для отображения в веб-модуле. Важно протестировать эти параметры на всех поддерживаемых мобильных устройствах, т.к. размер их экранов влияет на легкость взаимодействия с представлением и на количество выводимых элементов.

Представления в Access

Если на странице Create View (Создать представление) выбран вариант Access View (Представление в Access), то SharePoint открывает Access 2007 или 2010 и запрашивает имя пользователя, а затем сохраняет созданную базу данных с расширением. accdb. Конечно, все не сводится лишь к созданию “представления”: создается база данных, для которой можно создать формы, диаграммы, таблицы или отчеты. Эта база данных будет и дальше подключенной к списку SharePoint, поэтому изменения в списке SharePoint будут синхронизироваться с ней.

На рис. 20.4 показано окно Create Access View (Создание представления в Access), которое открывается после выбора варианта Access View, выбора имени для базы данных и сохранения этой базы. На рис. 20.5 показаны результаты выбора варианта Split Form

| 511

(Раздельная форма). Такую форму можно настроить на вывод только тех полей, которые хочет вывести администратор, но этот процесс более сложен и трудоемок, чем позволяет себе большинство администраторов для простого изменения представления. Кроме того, информация выводится в нескольких полях в неудобном виде: например, в поле имени проекта (Project Name) содержатся какие-то лишние символы, а в поле рейтинга (Rating (0-5)) средняя оценка выведена с точностью до 14 знаков после запятой.

SdectlhetypecfMevr you wrtto create for Meed tstic ttew Doa*neniLhraYtotit*titlp;//abcapiDO#j

ИвкТуя OeatAn

1Н5Я Crea tea tom lhatfcta youcrtgarfornM tton for one recflrd at attfne.

Creeteafomlhat shows «Л** rranbot once.

Create a fom №at rimemJItfereainfccn а Mti one record perra*.

Rtparb _ _

VtewTjt* Oeapfen

Oeafeaboecrqjortoflht data the ojrent query or tafcfc, to you can odd featunaxbBSptMfsortDtafc.

Puc. 20.4. Создание представления в Access га библиотеки документов

VwwforNwOKumcnttibrwyiMabtstfAue. ig fl p

«fi

Sat^dwninlelhtKmi. snilg ihmPMllli

ТП _ _

33 New Document Llbmry

Serrfi tfi'

QT

•а тчтщщ.

' Matching Wort Document Praoarttw ^Hh ~| ContoetE-MaHAddress j

iAcce»F>ekh-doc

I Contact Ptcturc

Project Name OKdedOutTo Document Own*«Type of Document; CoMectfcedbact

! №«prcrfectCM:*Pr^«ct X

~| PveLayout HdllupIifHCe

~T

! 3.66500000000000

JL--

Name - Title - prqjectNam • - C-.-^

• lypvofDoa» Collaafccd • Desalt

Ъ\

lOCompfHlne iQCompcHlna 6;#ProjeclA;JO Э007 Office set ftWrojeetA

Й«СШ«м 4 4«tJU