Документирование сути и области действия

Прежде чем приступить к разработке плана содержания, необходимо заново пересмотреть документацию по сути и области действия проекта. Если ее нет, эти документы придется создать. Даже в самых малых реализациях документирование сути и области действия крайне важно для успеха проекта, даже если это всего лишь список из нескольких пунктов. Документ по сути проекта должен описывать высокоуровневые цели и назначение проекта, а в документации по области действия должны содержаться необходимые для реализации задачи, графики, роли и обязанности, а также план взаимодействия, обучения и поддержки. Эти два документа образуют фундамент плана содержания.

НА ЗАМЕТКУ -

Важной составляющей процесса создания плана содержания является текущее состояние среды SharePoint 2010. Если среда еще не создана, то этот процесс будет отличаться от ситуации, когда среда SharePoint 2010 уже существует и организация выбрала время на план содержания. Этот процесс также будет другим для организаций, в которых уже несколько лет установлен SharePoint 2007, и планируется модернизация до SharePoint 2010.

Понятно, что заниматься документацией мало кому хочется, но, чтобы показать, насколько это может быть просто, приведем пример простого заявления о сути и области действия, которое является вполне достаточным основанием для разработки плана содержания:

• Пример заявления о сути. Целью внедрения SharePoint 2010 в компании ЛВС является создание лучшей альтернативы имеющимся интрасети и файловому хранилищу, а также внедрение улучшенных средств совместной работы.

• Пример заявления об области действия. Реализация SharePoint 2010 будет выполнена собственным IT-персоналом, с привлечением специалистов по отдельным вопросам, в несколько этапов: проверка концепции, пилотный, реализация и переход, содержание и сопровождение. На этапе проверки концепции должны быть определены необходимые компоненты резервного копирования и управления и подключаемые веб-модули. По мере освоения этих вопросов собственным 1Т-персоналом должна быть составлена документация по созданию серверов и практические рекомендации по сопровождению.

Подобные основополагающие принципы и шаги формируют направление развития проекта и основные его этапы. Без хотя бы такого минимального и согласованного описания сути и области действия шансы на успех проекта снижаются — часто даже бывает трудно понять, успешен ли данный проект, т.к. критерии успеха никогда не были сформулированы.

Визуальное отображение стратегии содержания

Чтобы подготовиться к более формальному этапу документирования, полезно визуально оформить весь план, что поможет затем сформировать перечень действий и поставить в соответствие логическим аппаратным и программным компонентам, людям и процессам различные области функциональности, которые будут реализованы в проекте. На рис. 24.1 приведен пример визуализации плана содержания для некоторой организации — компании ABC.

/

/

/

/

/

/

/

о.

1

О

vo

S.

О

о.

>

х

2Е

S

С со

О о хо о со о.

О. С

К

о

о.

о

О

Область содержания Рис. 24.1. Диаграмма содержания для некоторой компании

Такую диаграмму иногда называют “эквалайзерной” из-за сходства с компонентом аудиоустройств. В связи с ней приходит на ум процесс определения всех “параметров” для компонентов, которые составляют среду SharePoint 2010, а затем подстройки отдельных параметров, чтобы еще повысить общий уровень содержания. Различие в том, что в при создании плана содержания диаграмма влияет на результат, а не данные на диаграмму. Например, если весь отдел IT закрыть в комнате для совместной работы над диаграммой.

1 ПШЫшЛЛЯЬЬ №кД1)^ДгйИ.V^/cl'oint '_*'■!II... ____

I Часть IV

его начальник может просто сказать, что денег нет — ни на новых работников, ни на дополнительное ПО — и поэтому придется оказаться от персональных сайтов. Это приведет к немедленному изъятию персональных сайтов из диаграммы и укорачиванию одного столбца на диаграмме.

Чтобы еще лучше уяснить пользу этой диаграммы, посмотрите внимательнее на рис. 24.1. Предполагается, что самый левый столбец представляет содержание серверов, которые поддерживают среду SharePoint (например, серверы Windows 2008, один или несколько серверов SQL и один или несколько серверов SharePoint 2010), и это максимальный уровень содержания. Компания ABC очень серьезно относится к этим серверам, осознавая, что их нестабильная работа приведет к разладу всей среды. Поэтому левый столбец имеет максимальную высоту (8 из 8 делений). Точнее, уже имеются стандарты на имеющуюся операционную систему, а также на то, какая версия Windows Server установлена, как применяются оперативные исправления, и как используется антивирус. Существуют и стандарты на программы резервного копирования, планы сопровождения баз данных SQL и жесткий контроль над тем, какие группы Active Directory должны иметь права на управление этими серверами.

Вторым слева на диаграмме находится столбец для сайта центра администрирования, который также жестко контролируется в смысле настройки отдельных компонентов — вебприложений, заданий, отчетов, групп и учетных записей — поэтому он имеет высоту 7 делений. Приложения-службы должны содержаться на таком же уровне. Контроль за семействами сайтов должен быть не таким интенсивным (6 делений из 8), еще меньше забот требуют сайты (4 из 8), рабочие пространства (3 из 8), а меньше всех — персональные сайты (2 из 8). Содержание списков и библиотек имеет средний уровень, общая таксономия — больше, а бизнес-процессы (включая рабочие потоки) — тоже средний уровень.

НА ЗАМЕТКУ -

Уровням содержания для каждой области на этой диаграмме назначены стоимости и объемы усилий, как одномоментно (например, покупка стороннего ПО или прием на работу администратора), так и в длительной перспективе (время использования ПО, политики обновления, процедуры внедрения). Учтите, что уровень риска в каждой области обратно пропорционален уровню содержания. Подумайте, к примеру, что будет со средой SharePoint 2010, где серверы для SQL Server и SharePoint 2010 не управляются, не копируются и доступны всем пользователям для изменения параметров. Понятно, что это более рискованная конфигурация, чем многие другие.

Глава 24

• Политики и процедуры для определения приемлемости использования ресурсов.

669

До некоторой степени их можно обеспечить имеющимися средствами (SharePoint и сторонних, групповых политик и Т.Д.), но они должны быть хорошо документированы, опробованы сообществом пользователей, и могут потребовать специального внедрения.

• Сторонние средства, расширяющие функциональность. Кроме описанных выше возможностей, можно использовать сторонние средства, расширяющие функциональность SharePoint 2010 в каждой возможной области, а также созданные собственными силами инструменты (например, новые веб-модули).

На рис. 24.2 приведен пример компонентов, образующих “высоту” отдельных столбцов диаграммы, которые следует понимать как “уровень затрат и усилий”. В этом примере (справа налево) среда персональных сайтов рассчитана на минимальное содержание в компании ABC. Сопровождающий персонал имеет фиксированный состав, его обучение в области персональных сайтов не предусмотрено, будут предоставлены базовые заготовленные шаблоны, но новые создаваться не будут, а политики и процедуры для персональных сайтов будут определены нестрого — по сути, пользователи могут делать все, что захотят в пределах ограничений самого ПО. Левее разрешены рабочие пространства, что означает, что пользователи должны иметь полномочия самостоятельного создания сайтов, и будут предоставлены обычные шаблоны для рабочих пространств совещаний и документов.

Сторонние

Отчеты и аудит

Политики и процедуры

Шаблоны

Ограничения

безопасности

Сопровождающий

персонал

Сторонние

Отчеты и аудит

Политики и процедуры

Шаблоны

Ограничения

безопасности

Сопровождающий

персонал

гзш
оX«CL	Отчеты и аудит
ооd	Политики и процедуры	XI1—г«:
<иS	Шаблоны	соо
се	Сопровождающий	d. о Г~
V	персонал	ч,
Политики и процедурыШаблоныСопровождающийперсонал

Рис. 24.2. Несколько областей жвалайзерной диаграммы

Политики и процедуры для персональных сайтов будут определены нестрого, и будут применяться стандартный аудит и отчеты. Однако IT-персонал не будет отвечать за политики и зачистку простаивающих или заброшенных рабочих пространств. Переход к столбцу сайтов означает повышение уровня содержания: здесь добавлены ограничения безопасности элементов содержания и сторонние средства, повышающие уровень содержания. IT-персонал хочет жестко контролировать полномочия для сайтов, содержащие рабочие пространства, списки и библиотеки, которые будут использоваться в организации. И, наконец, крайний левый столбец означает наличие дополнительных ограничений и средств аудита для семейств сайтов. IT-персонал будет тщательно отслеживать различные уровни используемости семейств сайтов (но не самих сайтов), и в его распоряжении будут дополнительные средства управления семействами сайтов.