Puc. 23.11. Изменение информации профиля в персональном сайте

6. Ввод информации в другие поля не представляет трудностей, и для некоторых из них имеется возможность указать, каким пользователям разрешено видеть информацию: Everyone (Всем), Only Me (Только мне). My Manager (Руководителю), My Team (Бригаде) и My Colleagues (Коллегам). После ввода нужной информации щелкните на кнопке Save and Close (Сохранить и выйти). Результат будет похож на рис. 28.12.

Глава 23

7. Перейдите на вкладку Colleagues (Коллеги) и щелкните на ссылке Add Colleagues (Добавить коллег).

659

8. Введите имена пользователей, которых вы считаете своими коллегами (в нашем примере — Userl, User2, User3 и User4), как показано на рис. 23.13. В переключателе Add to My Team (добавить в мою команду) выберите вариант Yes, в поле Existing Group (Существующая групп) выберите пункт General (Общая), а в поле Show These Colleagues То (Показывать этих коллег) оставьте выбранным пункт Everyone (Всем). Щелкните на кнопке ОК.

1__

Add to Croup

Addio J*/Te»cn мБчЗ

colleague to yourteam help* you coritro} the privacy of your prof ile. у<зц can awfiflure your 3 No prrfile sc Chat it is vifab*e only to your team.

Adding eoo3le*flue to* group helps vati crg&nize to я Group^-

your Ust tf colleague*.

<f evwqjjfMjp-. General

> grauo

Ovnx vrho can view these colleagues. The privacy Mftbng you «Ject here effect* Mho can ■ее these cdteegues *4wi i)>ey ve4 vwjr prcffiSe

Puc. 23.13. Добавление коллег

9. После этого откроется окно Suggested Colleagues (Предлагаем в коллеги), которое содержит предложение добавить в коллеги других пользователей на основе их почтовых адресов и профилей мгновенного обмена сообщениями. Установите флажки рядом с одним или несколькими предложенными пользователями или щелкните на крестике, чтобы удалить всех этих пользователей. В переключателе Add to My Team (добавить в мою команду) выберите вариант Yes, выберите группу General (Общая) и щелкните на кнопке Add (Добавить). На рис. 23.14 показано содержимое вкладки Colleagues (Коллеги), где новые пользователи уже имеют статус коллег.

10. Щелкните на ссылке My Content (Мой контент). Вот теперь будет создано семейство персональных сайтов для данного пользователя, о чем появится соответствующее сообщение: “Microsoft Office can remember your My Site to synchronize documents stored here in Outlook and to show it when opening and saving files. Do you want Office to remember this site...?” (Microsoft Office может запомнить наш персональный сайт для синхронизации документов, хранящихся здесь и в Outlook, и для их вывода при открытии и сохранении файлов. Хотите, чтобы Office запомнил этот сайт?). В нашем примере щелкните на кнопке Yes (Да).

[Использование технологий SharePoint 2010...

---.-~ -

Часть IV

11. Обратите внимание, что теперь URL содержит имя пользователя (рис. 23.15), взятое из настроек в приложении-службе User Profile с помощью средства Setup My Sites (см. выше в данной главе). Кроме того, теперь пользователь имеет доступ к меню действий сайта, а это хорошая тренировка для пользователей, которые обычно не имеют доступа к производственному семейству сайтов.

12. Щелкните на ссылке Site Actions (Действия сайта), а затем на ссылке Site Settings (Параметры сайта) и просмотрите доступные средства.

ntisan

_ Lte!

в _A

В g|

■ Unrt

в

Lout «trtnM | PnteetcdMode ОЯ

Puc. 23.14. Добавленные коллеги

JQ TestUserlMy Content LbranesPimnd РошгмлаShared Documents Sharad DocwmantaВ Tna Mm №NM MdMSr PicturesVctaingltaiife*ailila«c*i?(*9wtdtai«ia’taaM Knri Tcriitnui<ftildWgma^' Sharadftrtw*»e• Add document & RacydeBmP«r«onal Documents p Type Haffa Hodtfiaa Modified ByDvinmaaiBrfiHrtiwxiFtc tamdCotLnea'dMmi ►<Т.ТаЛ«и«||и1 tUWalftof• Add document

KJERbed

W ■

Favorito tetUierl

Fecant Иод PdsO

L_»j CraatcabtogtaariaravaurihMeKB urtfwi you* orpanudficm Dmi Mag

Ц; Locs) owvwt | PrateetcdModc OW

НА ЗАМЕТКУ -

Пользователь может удалить этот сайт, и тогда будет удалено все его содержимое. Когда в следующий раз пользователь щелкнет на ссылке My Content, будет создано новое семейство сайтов.

Использование закладочек

Пользователи могут добавлять пометки и примечания не только для страниц, списков и библиотек SharePoint, но и для внешних сайтов. Такие пометки называются закладочками (bookmarklet). Они представляют собой элемент управления на основе JavaScript, который пользователи могут сохранять в виде закладки в своих браузерах. Но кроме того, они позволяют добавлять пометки и примечания к внешним сайтам. Пользователи SharePoint, которых интересуют какие-то внешние сайты, видимо, обрадуются этой возможности, т.к. она позволяет легко помечать веб-сайты за пределами SharePoint — такие как сайты в устаревших интрасетях или сайты в организации, которые не относятся к Microsoft, а также, конечно, ресурсы, имеющиеся в интернете.

Приведенные ниже шаги демонстрируют применение этого мощного средства:

1. Зайдите на персональный сайт и щелкните на ссылке My Profile (Мой профиль).

2. Перейдите на вкладку Tags and Notes (Пометки и примечания).

3. Найдите средство Add SharePoint Tags and Notes (Добавление пометок и примечаний SharePoint). Текст в этом разделе гласит: “Данное средство позволяет удобно помечать или комментировать сайты непосредственно из браузера. Добавьте его в избранные сайты или закладки вашего браузера в группу Links (Ссылки) или Bookmarks Toolbar (Панель закладок). После этого оно будет видно на панели Links (Ссылки) или Bookmarks (Закладки)". Просто щелкните правой кнопкой на ссылке Right click or drag and drop this link to your browser's favorites or bookmarks toolbar to tag external sites (Для пометок внешних сайтов щелкните правой кнопкой на этой ссылке или перетащите ее в браузер на панель избранных ссылок или закладок), а затем выберите пункт Add to Favorites (Добавить в избранное).

4. Появится сообщение “You are adding a favorite that might not be safe. Do you want to continue?” (Вы добавляете в раздел избранного ссылку, которая может оказаться не безопасной. Продолжить?) Щелкните на кнопке Yes.

5. Введите имя для ссылки или оставьте предложенное по умолчанию Tags and Note Board (Панель пометок и примечаний) и щелкните на кнопке Add (Добавить).

6. Теперь зайдите на какой-нибудь внешний сайт — например, на Microsoft, сот — и откройте список Favorites (Избранное). Выберите пункт Tags and Note Board, как показано на рис. 23.16.

7. Откроется вкладка Tags and Note Board, где пользователь может добавлять пометки с вкладки Tags (Пометки) или щелкнуть на ссылке Note Board (Панель примечаний) и ввести более содержательный комментарий. В нашем примере пользователь решил пометить страницу с помощью управляемых метаданных (см. главу 22) и ввел слово Project, а затем выбрал один из вариантов, доступных в управляемых метаданных, как показано на рис. 23.17. После того щелкните на кнопке Save (Сохранить).

8. Чтобы выбрать созданную закладочку, вернитесь на персональный сайт и щелкните на ссылке My Profile (Мой профиль). В разделе Recent Activities (Последние действия) на вкладке Overview (Обзор), а также на вкладке Tags and Notes (Пометки и примечания), будут выведены последние пометки внешних сайтов.

!^f“*“ i*«*l*WS%i Jt Ffrtrilebr JtWowoftWibiite Л MSN Website £ UteUeifof United States JlWMMtlivc _a. Home

j «Dl«i*ndJ6*a&E$»jd

~Bcce.com Home Q

J} Ivm ofi Suggested Srt*»~

Project ABC [PrctfM* Names}Project DEF [Preyed Name*] ' Project GHI {Project Names]Project Management {Keywords] Project Kenagment [Keywords] Project HNO [project №ht>cs]•toned the abeveISPicjectABClPi Create new a

^Localifitnnet|PivtectedModeOfT ■** * ^100X *

Put. 23.16. Добавление закладочки для сайта за пределами SharePoint

Рис. 23.17. Пометка внешнего сайта с помощью управляемых метаданных

Кроме этого, в продолжение данного упражнения рекомендуется, чтобы администратор или тестер посетил несколько сайтов, присвоил им различные пометки и примечания, а затем вернулся на свой персональный сайт для своей учетной записи и опробовал различные способы сортировки ссылок, которые иногда несколько ограниченны в своих возможностях. Например, если пользователь пометил десятки сайтов и страниц (как внешних, так и внутренних) термином SharePoint, то будет трудно найти среди всех помеченных таким образом сайтов нужный, если пометки не упорядочены.

Резюме

В данной главе описан компонент My Site SharePoint 2010 — это мощный набор средств, но в нем надо разобраться с точки зрения функциональности и управления, а уже потом предлагать его конечным пользователям. Кроме того, здесь описаны способы проверки работоспособности поддерживающих компонентов (хост приложений-служб My Site и User Profile) и их полного пересоздания, если что-то не так. Приведены советы и рекомендации для облегчения управления средой персональных сайтов, а также базовые шаги, которые нужно выполнить конечным пользователям для создания и настройки своих персональных сайтов. Можно было бы написать гораздо больше о множестве различных средств, доступных конечным пользователям, но из-за нехватки места они остались не рассмотренными, так что эти темы оставлены на самостоятельную проработку.

Практические рекомендации

• Прежде чем активно привлекать пользователей к созданию персональных сайтов, администратор фермы должен проверить, что все компоненты центра администрирования правильно настроены, что они удовлетворяют требованиям организации, и что работает синхронизация AD.

• Во многих организациях рекомендуется создать новое веб-приложение, семейство сайтов хоста My Site и приложение-службу User Profile. Это не только замечательный способ разобраться в работе персональных сайтов, но и средство назначения вебприложения хосту службы My Site, который затем будет доступен для более точного управления.

• Администраторы семейства сайтов в хосте My Site могут управлять правами доступа из хоста My Site, а если для размещения службы My Site используется выделенное веб-приложение, то можно создать политики пользователей для запрета доступа к персональным сайтам.

• Ссылка My Sites (Персональные сайты) в разделе My Site Settings (Параметры Му Site) предоставляет доступ к ряду важных средств конфигурации: Preferred Search Center (Рекомендуемый центр поиска). My Site Host (Хост персональных сайтов). Personal Site Location (Местоположение персональных сайтов), Site Naming Format (Формат именования сайтов) и Read Permission Levels (Уровни прав чтения) — их следует просмотреть, прежде чем решить, что персональные сайты SharePoint готовы для широкого использования.

• Социальные пометки и примечания позволяют пользователям выражать свое мнение и совместно решать вопросы на страницах, в списках и библиотеках, размещенных в семействе сайтов SharePoint 2010, а также помечать закладочками внутренние и внешние сайты за пределами SharePoint.

• Компонент Activity Feed (Лента активности) по умолчанию отключен в приложении-службе User Profile (Профиль пользователя). Чтобы включить его, группа администраторов фермы должна настроить таймерное задание Activity Feed (Лента активности) для службы User Profile.

• Отображение дополнительных полей из приложения-службы User Profile на поля Active Directory с помощью средства Manage User Properties (Управление свойствами пользователей) — легкий способ импортировать дополнительные поля в базу данных профилей SharePoint и использовать их в персональных сайтах пользователей.

• Во многих аспектах среды персональных сайтов можно использовать управляемые метаданные и аудитории, которые следует считать крайне важными средствами для создания и осуществления хорошо продуманной стратеги персональных сайтов.

ГЛАВА

Содержание экосистемы SharePoint 2010

В ЭТОЙ ГЛАВЕ...

• Важность содержания

• Создание плана содержания

• Содержание фермы

• Содержание сайтов и семейств сайтов

• Управление записями в SharePoint

• Цикл содержания

-⁼—:-__ * 665

Глава 24

Управление любым программным продуктом требует затрат времени и сил. Во многих программных продуктах такая работа выполняется в основном после создания сервера и инсталляции и запуска программного обеспечения. Однако в случае SharePoint 2010 (да и предыдущих версий) можно сказать, что после настройки среды и ее передачи в промышленную эксплуатацию работа только начинается.

Конечно, можно заблокировать SharePoint 2010, чтобы очень ограниченное число пользователей могло добавлять документы, использовать персональные сайты или добавлять элементы в списки — но тогда пропадет сама суть этого средства совместной работы. Однако если предоставить пользователям полную свободу в создании и удалении сайтов и применении всех средств из арсенала SharePoint 2010, это приведет к анархии, когда пользователи вынуждены будут забыть о безопасности и стабильности среды.

Термин содержание (governance) в контексте SharePoint 2010 означает концепции сопровождения аппаратного и программного обеспечения, необходимого для работы средств; в основном это создание и внедрение политик, правила поведения и процесс выяснения, что происходит в среде. В данной главе содержание рассматривается на высоком концептуальном и ориентированном на процессы уровне, но будут приведены примеры конкретных средств и компонентов SharePoint 2010, которые следует включить в план содержания — многие из них более подробно рассмотрены в других главах данной книги.

По сути, в этой главе описаны стратегии и средства определения содержания среды SharePoint 2010, который следует обдумать компании любого размера и формы и который может стать первым шагом на дороге к эффективному содержанию.

Важность содержания

Нужно ли наряду с SharePoint реализовывать и его содержание, или среда SharePoint должна быть оплотом творчества и свободы? Обычно организации недолго думают, прежде чем выдать свои проекты, и эти проекты могли бы быть лучшими и дать лучшие результаты, а полученные технологии не могут обеспечить ожидаемую функциональность. План содержания должен найти точный баланс между новшествами и свободой с одной стороны и управляемостью и поддержкой с другой.

Почти повсеместно встречаются хранилища данных без надлежащего содержания — бумажные файлы, файловые хранилища или среда почтовой переписки — и они обычно представляют собой источники неэффективности и огорчений. Имеется множество убедительных причин выполнять содержание любого приложения, и вот лишь три из них:

• Затраты на сопровождение “неуправляемых приложений" поначалу малы, но в более длительной перспективе их влияние на организацию может оказаться значительным, но отнюдь не радужным. Пользователи начинают жаловаться: они “не могут ничего найти”, или не могут понять назначение различных приложений из-за отсутствия обучения, или некуда обратиться при возникновении проблем, или отсутствует хоть какая-то конфиденциальность в приложениях, да и в самих документах.

• Со временем неуправляемые приложения так и не получают принятия пользователей, а то и просто забрасываются. Рассмотрим плохо управляемую внутреннюю сеть. На ее создание и сопровождение может уйти много времени и средств, но без надлежащего содержания она становится неорганизованной, содержит устаревшие данные, и пользователи жалуются на уровень поддержки.

• Неуправляемые приложения трудно защитить. Если с самого начала не определить политики по именованию и правам доступа, то в дальнейшем почти невозможно обеспечить безопасность важных корпоративных активов. Обычно полномочия сложнее ограничить, чем с самого начала контролировать их назначение.

г——^^Ш!™вВЧИТ7Я^ИЯРЯРТОМ|а^Го1п1 ЛИН...----

666 1--- —--- —

__ ^г Часть IV

SharePoint — мощное средство с огромными возможностями. Потратив время на разработку плана содержания до реализации или во время реализации SharePoint 2010, IT-персонал может обеспечить ожидаемый успех проекта, наличие в среде хорошо определенного набора инструментов для конечных пользователей и хорошую управляемость в любой момент развития этой среды.

И еще одно: план содержания не должен быть определен раз и навсегда. Несомненно существуют этапы такого плана, как существуют этапы реализации технологических проектов.

Создание плана содержания

Содержание — это процесс управления средой SharePoint, в котором задействованы оборудование, программное обеспечение, данные, процессы и люди. Для определения правильного уровня содержания организация должна уяснить цели инфраструктуры SharePoint 2010 и связанных с ней проектов. Если среда SharePoint создана просто для предоставления работникам персональных сайтов, чтобы они лучше узнали друг друга, то эта цель существенно отличается от реализации, где SharePoint содержит корпоративный интернет-сайт и позволяет клиентам выполнять финансовые транзакции. Поэтому очень важно определить план содержания на высоком уровне, где учтены цели реализации SharePoint и намечен план дальнейших действий по обеспечению этих целей после “претворения в жизнь” среды SharePoint.

В этом разделе обсуждается важность получения документов по сути и области действия, прежде чем приступить к разработке плана содержания, и приведены рекомендации по самому началу создания плана содержания с помощью средств визуализации, а затем описываются компоненты плана содержания.