Ptic. 19.33. Раскрывающееся меню для элемента списка

Выбор элемента с последующим его редактированием

В данном разделе описан процесс редактирования контента с помощью выбора этого элемента с последующим выбором средства Edit Item (Править элемент) на инструментальной ленте:

1. Наведите курсор на элемент в списке, задержите, пока слева от заголовка этого элемента не появится флажок, и установите этот флажок.

2. После этого станет активна вкладка Items (Элементы) на ленте List Tools (Средства списка). Щелкните на значке Edit Item, и элемент списка откроется в режиме правки. Измените одно или несколько полей и щелкните на кнопке Save (Сохранить).

НА ЗАМЕТКУ

Флажок правки в списке или библиотеке может быть деактивирован.

Взаимодействие со списками с помощью представления в виде электронной таблицы

Представление в виде электронной таблицы очень полезно для быстрой вставки данных в список, а также для быстрой вставки метаданных для элементов библиотеки. Как показано в предыдущих трех процессах, для правки одного элемента необходимо несколько раз навести курсор, щелкать и двигать мышью, вводить информацию, а затем еще щелкнуть на кнопке для сохранения данных. Представление в виде электронной таблицы знакомо многим опытным пользователям, и с ним следует ознакомить всех новых пользователей.

Для использования представления в виде электронной таблицы в списке Announcements (Объявления) (и в большинстве других списков) выполните следующие шаги:

1. Перейдите на вкладку List (Список) ленты List Tools (Средства списка).

2. На вкладке List щелкните на значке Datasheet View (Представление в виде электронной таблицы). На рис. 19.34 показан список Announcements в виде электронной таблицы. Пользователь щелкнул в пустой ячейке под самым нижним объявлением, ввел заголовок нового объявления, перескочил через ячейку Modified (Изменено) (эта ячейка автоматически заполняется SharePoint) и в раскрывающемся списке для столбца Topic (Тема) выбрал вариант Social (Социальное). Если бы пользователь попробовал ввести какие-то данные в столбце Modified, он бы получил сообщение “The selected cells are read-only” (Выбранные ячейки предназначены только для чтения).

3. Нажмите клавишу <Enter>, и выделенная ячейка сместится на строку ниже, а введенные данные будут сохранены.

Обратите внимание, что в данном представлении столбец Body (Тело) невидим, и поэтому пользователь не может ввести текст объявления.

На рис. 19.34 панель задач развернута в правой части представления и позволяет легко обратиться к инструментам Cut (Вырезать), Сору (Копировать), Paste (Вставить), Undo (Отменить), Custom Sort (Пользовательская сортировка). Remove Filter (Удалить фильтр) и ряд других средств в разделе Office links (Ссылки Office). Эти средства позволяют экспортировать контент в Access и Excel и будут рассмотрены в главах 25 и 26.

Даже после небольшой практики понятно, что представление в виде электронной таблицы позволяет быстро вводить данные в списки (или библиотеки) и при необходимости вырезать и вставлять информацию из одной ячейки в другую. Это существенно экономит Время по сравнению с выделением элементов одного за другим и развертыванием раскрывающегося меню или выбором элемента и выбором кнопки Edit Item (Править элемент) на инструментальной ленте.

I ⁴⁹² часть IV

HA3AMETKV---

На момент написания этих строк, согласно статье TechNet (http: //technet. microsoft. com/ en-us/library/ee681792 (office.14).aspx), технология представления Edit in Datasheet (Правка в виде электронной таблицы) еще не поддерживалась в 64-битовой версии Office 2010. Это может оказаться неприятным сюрпризом, если организация планировала интенсивно пользоваться представлением в виде электронной таблицы, которое очень удобно и в некоторых организациях считается основным способом ввода данных.

НА ЗАМЕТКУ--

В представлении в виде электронной таблицы можно редактировать не все поля. Некоторые столбцы доступны только для чтения, т.е. SharePoint заполняет их автоматически или блокирует их правку в данном представлении. Например, в представлении в виде электронной таблицы невозможно редактировать столбцы многострочного текста, если они настроены на хранение сложных обогащенных текстов (форматирование с изображениями, таблицами и гиперссылками). Хотя простые тексты (без форматирования или с обычным форматированием — жирный шрифт, курсив, выравнивание текста и гиперссылки) редактировать в таком представлении все-таки можно. Поэтому если предполагается интенсивное использование представления в виде электронных таблиц, следует настроить списки так, чтобы разрешить редактирование всех различных полей, которые может понадобиться править обычному пользователю.