Puc. 19.36. Представление списка после разрешения внутристрочного редактирования

8. Поэкспериментируйте с другими параметрами на странице ViewNew. aspx — Inline Editing (Внутристрочное редактирование), Tabular View (Табличное представление). Group By (Группировка no). Totals (Итоговые суммы), Style (Стиль), Folders (Папки), Items Limit (Предельное количество элементов) и Mobile (Мобильное устройство). На рис. 19.37 показан пример представления списка Announcements для мобильного устройства. URL для мобильного представления находится в разделе Mobile на странице ViewEdit. aspx.

9. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить изменения.

I £*» «мч* иг

Ы'ро'-'аЬсфКШ layouti/rnebile.V>e*^fp"!-«T=*262tf^,66%2Dd7Si ^ЧаМ^-ЗЫеЛЯт «

FavofNe ^Announcements

4g * 4100% -

ИспоЯьЗОв&ййе MVi•(иотек и cmicicnir^,7W!liTWHHr'^4^,f¹ 't ""

НА ЗАМЕТКУ

Параметр Group By (Группировка по) может быть очень полезным для списков с большим количеством элементов, т.к. он позволяет группировать элементы по содержимому одного или нескольких столбцов. Такие группировки по умолчанию выводятся в свернутом виде, и пользователь может легко пробежать различные группы, развертывая их заголовки, и затем просмотреть содержимое тех, которые ему нужны.

НА ЗАМЕТКУ

В разделе Folders (Папки) на странице ViewEdit. aspx можно выбрать один из вариантов: либо показывать элементы в папках (Show Items Inside Folders), либо показывать их без папок (Show All Items Without Folders). С виду это совершенно безобидный параметр, но учтите, что выбор Show All Items Without Folders будет полностью игнорировать все усилия по распределению контента по папкам. Все особые параметры защиты, заданные для содержимого папок, все равно будут действовать, просто представление станет одноуровневым. Данный параметр позволяет администратору списка освободиться от ограничений, которые папки привносят в список, даже если пользователи требуют наличия папок, если им так удобнее или привычнее.

Резюме

Библиотеки документов и списки, по-видимому, являются наиболее важными компонентами SharePoint 2010, т.к. они содержат документы и данные, с которыми пользователи работают каждый день. Всестороннее рассмотрение всех средств и компонентов, доступных в каждой библиотеке документов и списке SharePoint выходит за рамки данной главы, но здесь продемонстрированы наиболее важные и часто встречающиеся компоненты, которые нужны для понимания материала следующей главы. В SharePoint 2010 взяты и усовершенствованы средства работы со списками и библиотеками из SharePoint 2007, что превращает SharePoint в мощный и (что не менее важно) удобный инструмент управления документами и данными.

Практические рекомендации

• Усовершенствования в SharePoint 2010 по сравнению с SharePoint 2007 облегчают администраторам и конечным пользователями работу с документами и данными, которые хранятся в библиотеках документов и списках, и ускоряет освоение этих инструментов.

• Для выгрузки документов в библиотеки документов SharePoint 2010 имеется много способов: кнопка Open with Explorer (Открыть в проводнике) на ленточной вкладке Library (Библиотека), параметр Upload Multiple Documents (Выгрузка нескольких документов) и использование проводника Windows для навигации по серверам, сайтами и библиотекам SharePoint.

• В библиотеке документов можно создавать папки, которые, как отмечено в данной главе, имеют свои и положительные, и отрицательные стороны. В организации лучше всего тщательно оценить все преимущества и недостатки применения папок и принять осознанное решение, где они нужны (например, в библиотеках с десятками тысяч документов), а где нет (например, в небольших библиотеках, где лучше использовать метаданные, а не папки).

• Создание уникальных прав доступа для библиотек документов усложняет работу администраторов, но новое средство Check Permissions (Проверка прав) позволяет адми-

| f WfflfWtHWHHP ltkn<> 11.1ИЙ VT.arcPoinl 'Ч'И'...-

496 '--------------

Часть IV

нистраторам просмотреть уровни прав, выделенных пользователям и группам, и быстро узнать, возможен ли доступ к документу конкретным пользователям или группам.

• • Для элементов списков и библиотек можно создавать оповещения — это очень легкий способ следить за действиями в списках и библиотеках или за изменениями в конкретном документе, который интересует пользователя. Для снижения количеств ва почтовых сообщений можно использовать ежедневные и еженедельные сводные оповещения.

• В библиотеках документов имеются средства, которые позволяют скопировать документ в другую библиотеку (Send То — Отправить), следить за состоянием этой копии и поддерживать некоторую связь при запросах обновлений, но это может запутать неопытных пользователей и администраторов и усложнить работу с документами. Рекомендуется не прибегать к этим средствам, за исключением разве что случаев, когда основная масса пользователей и администраторы еще не освоились в SharePoint.

• Администраторы библиотек документов могут включить в библиотеке ведение версий, отслеживать только главные или еще и второстепенные версии и указать, требуется ли утверждение контента, кто может видеть черновые версии, использовать ли рабочие потоки для утверждения документов и даже использовать ли расписания для публикации. Рекомендуется тщательно подобрать нужное сочетание этих возможностей, учитывая содержимое конкретных библиотек документов и требования пользователей. Активация слишком большого объема этих возможностей, которые появились только в SharePoint 2010, может затруднить обучение пользователей и оттолкнуть их от использования библиотек документов.

• Представление в виде электронной таблицы доступно как для списков, так и для библиотек, но чаще всего оно применяется в списках для быстрого ввода данных или массовых изменений, т.к. многие пользователи привыкли использовать списки SharePoint для задач, которые они раньше выполняли в электронных таблицах. Представление в виде электронной таблицы несовместимо с 64-битовыми версиями Office 2010 — не забывайте об этом при планировании интеграции Office и SharePoint.

• В представлении в виде электронной таблицы доступна панель задач, на которой находятся дополнительные полезные средства: Export to Access (Экспорт в Access), Report with Access (Отчет в Access), Print with Excel (Отчет в Excel) и Chart with Excel (Диаграмма в Excel).

• Списки — один из главных строительных блоков сред SharePoint, созданных для совместной работы, но они предназначены в основном для хранения строк информации, а не документов. Как было сказано в данной главе, в списках можно хранить и документы — в виде вложений — но управление такими документами менее удобно, чем в библиотеках. Например, в списках невозможно ведение версий вложений.

• Чтобы списки были полезными, они должны содержать нужное сочетание столбцов. В SharePoint 2010 имеется множество готовых шаблонов списков, но администратор должен знать, какие виды столбцов могут быть созданы, и как они могут повысить полезность списка.

• Еще одним способом повышения эффективности списков являются представления, и администратор списка должен знать, как создать новое представление, указать его в качестве стандартного и работать с сортировкой, фильтрацией и группировкой внутри представлений списков.

• Для каждого нового представления по умолчанию создаются и мобильные представления, URL-адрес которых находится на странице Edit View (Правка представления, ViewEdit. aspx) в разделе Mobile (Мобильное устройство) внизу страницы.

ГЛАВА

Настройка библиотек и списков и управление ими в соответствии с производственными требованиями

В ЭТОЙ ГЛАВЕ...

• Планирование экосистемы списков и библиотек

• Создание списков и библиотек

• Освоение ленточной вкладки Library

• Средства на странице Document Library Settings

• Средства задания прав доступа и управления для списков и библиотек

• Наборы документов и папки как средства организации документов в библиотеках документов

• Организатор контента как средство маршрутизации документов

■■ | <—тшш Ч1ШНЧ1Ш НИИ...-

^г 498 f--—- — -- - ----

____! часть IV

В предыдущей главе был приведен обзор множества мощных инструментов, имеющихся в списках и библиотеках SharePoint 2010. Данная глава базируется на этой информации и предназначена для архитекторов и администраторов SharePoint, которым нужно спроектировать среду в соответствии с различными требованиями конечных пользователей 1лавное внимание будет уделено основным контейнерам информации в SharePoint 2010 — спискам и библиотекам.

Здесь будет рассказано о средствах, доступных в списках и библиотеках, в основном на ленточной вкладке Library (Библиотека) и странице параметров. Цель — показать администраторам весь спектр средств, которые они могут использовать для первоначальной настройки списков и библиотек, а затем и для постоянного управления ими.

В данной главе будет также рассказано о двух компонентах сайтов, которые могут быть активированы администраторами сайтов и которые относятся конкретно к управлению файлами и данными в списках и библиотеках — это наборы документов и организатор контента.

Планирование экосистемы списков и библиотек

Планирование нужного сочетания списков и библиотек для удовлетворения потребностей различных производственных единиц и групп может быть очень простым или очень сложным — это зависит от философии, лежащей в основе проекта SharePoint, и потребностей организации. В некоторых организациях планированию уделяется минимальное время, создается одно или несколько семейств сайтов SharePoint с сайтами, определенными для производственных цехов, отделов или групп, а затем конечным пользователям разрешается настраивать свои списки и библиотеки так, как им наиболее удобно. Другие организации создают сайты и семейства сайтов на основе тщательно разработанных шаблонов с особыми сочетаниями заранее настроенных списков и библиотек и тщательно взвешивают все “за" и “против" различных видов списков и библиотек и сопутствующих им возможностей. А затем могут происходить другие переделки. Для целей нашего обсуждения мы будем считать, что можно задействовать четыре основных стратегии:

1. Минимальное планирование и тестирование; минимальные ограничения на использование и настройку списков и библиотек.

2. Минимальное планирование и тестирование; более жесткие ограничения на использование и настройку списков и библиотек.

«

3. Более серьезное планирование и тестирование; минимальные ограничения на использование и настройку списков и библиотек.

4. Более серьезное планирование и тестирование; более жесткие ограничения на использование и настройку списков и библиотек.

Тратя минимум времени и усилий на планирование и тестирование, организация сокращает время внедрения, которое обычно обусловливает стоимость проекта. В общем случае при таком подходе риск “промаха" увеличивается. Это может вылиться в вялое признание списков и библиотек (кроме случаев, когда пользователи уже имеют опыт работы с ними) или даже в протесты против технологий SharePoint либо уже подготовленного обучения. Но если пользователи принимают технологию, то такой “карт бланш” поощряет их на изменения инструментов в соответствии с их потребностями.

Если совместить такой принцип минимального планирования с минимальным ограничением на виды используемых списков и библиотек, а также с разрешением подготовленным пользователям настраивать эти списки в соответствии с их потребностями, то

HSc Tftam MIMIHWW ГНИЯЯВШ... I

- -г-=Н ⁴⁹⁹

Глава 20 I

результат может оказаться положительным. А если жестко управлять набором разрешенных к применению списков и библиотек и ограничить возможность конечных пользователей изменять конфигурации списков и библиотек, то в цикл адаптации будет вовлечен [Т-персонал, который узнает, какие функции востребованы пользователями, и разработает практические рекомендации.

Более интенсивное планирование и тестирование требует времени и ресурсов, что может увеличить общую стоимость проекта. Возможно выполнение пилотных, прототипных и проверочных этапов, после каждого из которых могут приниматься конкретные решения, какие списки и библиотеки сделать доступными и какие средства в них использовать. После реализации конечные пользователи могут в некоторой степени создавать новые библиотеки и списки и подстраивать конфигурации.

В каждой организации приняты собственные процессы и методологии для планирования и тестирования, поэтому эти темы не будут рассматриваться подробно — вместо этого мы сконцентрируемся на темах, касающихся использования и настройки списков и библиотек, чтобы читатели лучше поняли возможности списков, библиотек и связанных с ними средств, имеющихся в SharePoint 2010, и в дальнейшем могли принимать самостоятельные решения по реализациям.