Add SharePoint Tags and Notes Tool

Mditto your bra«er'*Favorte»©rboalvneri«iilto the •Links" or ’Bookmarks Todber* croup. Then show the “Dotes Bar' or 'Bootonarti* Toolbar* to *ee k.

ft * «4100% -

Puc. 19.25. Страница персонального сайта на вкладке Tags and Notes (Пометки и примечания)

НА ЗАМЕТКУ

Управляющие элементы на ленточной панели социальных пометок и примечаний могут быть отключены администратором фермы: с сайта центра администрирования нужно перейти на страницу System Settings (Параметры системы) и там щелкнуть на ссылке Manage Farm Features (Управление компонентами фермы). Найдите в списке элемент Social Tags and Note Board Ribbon Controls (Ленточные элементы панели социальных пометок и примечаний) и щелкните на кнопке Deactivate (Отключить).

Работа со списками SharePoint 2010

Как было показано в предыдущем разделе, в библиотеках SharePoint имеется множество весьма мощных компонентов и средств, и похожий набор компонентов и средств предоставляют списки SharePoint. Поскольку частично они пересекаются с библиотечными, в данном разделе основное внимание уделяется различиям между списками и библиотеками и приводятся примеры, которые могут помочь пользователям и администраторам понять, в чем эти различия и как их лучше использовать. Будут приведены также примеры настройки списков администраторами списков и администраторами сайтов, для того чтобы лучше приспособить их к потребностям пользователей.

Отличия списков от библиотек

Наиболее часто используемыми строительными блоками для систем совместной работы и управления информацией на базе SharePoint являются библиотеки, а вслед за ними идут списки. Библиотеки предназначены для хранения файлов, а списки — для хранения строк Данных, которые определяются столбцами, настроенными на хранение определенных типов данных: текста, чисел, отметок даты и времени, вариантов перечислений и других.

^^^?ЯЯль5сП?Тш^7еЯшлоПЖ5иагеТ’о1п£7^7^ГТ" Часть IV

Если пользователь щелкнет в списке на ссылке New Item (Создать элемент), то появится предложение ввести различные виды информации — текст, денежные значения, отметки даты и времени, выбрать элемент иэ списка элементов или, возможно, имя пользователя Затем эта информация сохраняется в строке списка, и ей присваивается уникальный идентификационный номер. Для этого не нужно выгружать какой-либо документ, и это фундаментальное отличие от библиотеки, данные в которой могут храниться только в каких-то документах.

484

Еще одно занятие для администратора — выявление способов, которыми конечные пользователи могут влезть в неприятности. На рис. 19.7 (ранее в данной главе) показано, как пользователь может перейти в папку SharePoint с помощью Windows Explorer (WebDAV), введя имя сервера SharePoint, имя сайта и библиотеку документов в формате вроде \\имя-сервера\имя-библиотеки. В этом примере имя сайта не нужно, т.к. библиотека документов является частью корневого сайта, и пользователь может видеть ее содержимое в виде документов и даже папок. Но аналогичные переходы к спискам не так безопасны, и это показано на рис. 19.26: там имеется папка Announcement (Объявление), папка Attachments (Вложения), да еще несколько документов, которые оказываются серверными страницами ASP.NET. Двойной щелчок на папке Announcement не выдает данные, которые были введены в список, т.к. эти данные записаны в базы данных SQL и хранятся в таблицах. И такие данные невозможно добавить из интерфейса проводника, поэтому подобный доступ к спискам не имеет никаких преимуществ для конечных пользователей.

fr Network г abcsjrfOl г lists ► announcements
* ^Ор№		Iw»t—			*5 -
iV Favorites	*	Name	Dotemodihed	Type	Sue
М Desktop		4 Announcement	2,1220107.48 PM	Ftieic&te
-jp. Downloads		a Attachments	2,*U 20107-28 PM	Filefc'def
^ Recent Pieces		-*»1 AIBterm	гпътатль pm	ASP.NET Sew Page		4 KB
		ifel DispFerm	2/12/20107:28 PM	ASP.NETServerPage		14 KB
Si Libraries '		Щ] Edrtform	гпышъп PM	ASP NET Server Page		14 KB
(3 Documents		Newforrn	2/12/2010 7:2* PM	ASP.NET ServerP«ge		14 KB
Musk
fey Picture*
В Vtdeoi
k Announcement		Date moltfieft 2/12/2010 7:28 PM	Offline Status. Onbne
■ FAtfoMn		Offlme evi3eb*tily Not available

Рис. 19.26. Окно проводника с представлением списка объявлений в SharePoint 2010

НА ЗАМЕТКУ

Организация должна определиться, разрешить ли доступ с помощью проводника (WebDAV) к содержимому SharePoint 2010, т.к. результаты, которые увидят конечные пользователи при просмотре списков — папки и страницы ASP.NET — могут запутать их. Кроме того, слишком рьяные пользователи могут удалить папки или формы, что может повредить функциональности списка.

Неопытных пользователей и администраторов может смутить то, что в списках SharePoint могут храниться не только элементы списков, но и вложения, прикрепленные к ним, так что подготовьтесь к обсуждению преимуществ и недостатков применения списков и библиотек для хранения элементов. Эти вложения хранятся в папке Attachments (Вложения), которая видна при просмотре в проводнике (см. рис. 19.26). Еще одно отличие между списками и библиотеками касается версий. Даже если для списка включить ведение версий, версии вложений при их изменениях не отслеживаются. Это может привести к путанице или даже к потере производственных данных, если пользователи ожидают корректного ведения версий в списках. А если пользователь удалит вложение, то его невозможно будет восстановить из предыдущей версии элемента, т.к. средство ведения версий не следит за содержимым вложений. Правда, удаленные вложения попадают в корзину и доступны для восстановления. Еще один аспект ведения версий: для списков существуют только главные версии, и невозможно сохранять второстепенные версии, что менее удобно для сложных процессов просмотра и утверждения документов. Так что, возможно, по этим причинам следует запретить прикрепление вложений к элементам списков.