Построение новых учетных структур в современных экономических субъектах

Организационная структура (определенная упорядоченность задач, ролей, полномочий, и ответственности) и организационная культура бухгалтерии (система целей, ценностей, стратегия качества выполнения учетных работ, цивилизованные правил поведения и нравственные принципы бухгалтеров и т.д.) находясь в органическом единстве, образуют  организационный ресурс системы бухгалтерского учета современного экономического субъекта. В общем виде его можно представить, как способность к обучению, приобретению знаний, адаптации, инновациям, как сово­купность профессиональных компетенций, организационных возможностей эффективно функционировать и, наконец, как совокупность ценностей, разделяемых учетным персоналом организации и реализуемых ими в организационно структурированном учетном процессе.

Организационная структура бухгалтерии должна иметь следующие основные характеристики: функциональность, производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надежность.

Вопросырациональной организации внутренних учетных структур еще более актуализируются, в   условиях внедрения управленческого учета и его интеграции с системой финансового учета.

Для этого, процесс организации учетной структуры должен строиться, исходя из целей функционирования экономических субъектов, с учетом всех факторов, влия­ющих на построение учета, с учетом принципов выделения учетных подсистем и выбора их структуры.

При этом, следует использовать следующие основные методы организационного проектирования: аналогий; экспертно-аналитический; структуризации целей; организационного моделирования.

Процесс формирования организационной учетной структуры, по мнению автора, можно организовать по трем стадиям:

1) формирование общей схемы организационной структуры;

2) разработка состава основных подразделений и связей между ними;

3) регламентация организационной структуры.

Таким образом, прежде всего, каждый конкретный экономический субъект, строит общую схему организационной структуры учета и определяется с организационной формой учета: выявляет функции, взаимосвязи с другими структурными подразделениями; составляет должност­ные инструкции (распределяет полномочия и ответственность в системе учета), подбирает специалистов соответствующей квали­фикации, ведет подготовку и переподготовку кадров; организует методическое, материальное, техническое (в том числе обеспечение ин­формационными технологиями) и финансовое обеспечение и т.д.

При принятии решения об организационной форме управленче­ского учета, следует определить: 1) субъект управленческого учета (работники организации или специалисты со стороны); 2) основу (постоянную или временную), на которой будет осуществляться ведение учета.

Проблема создания учетной организационной структуры, при внедрении управленческого учета, может быть решена двумя вариантами: 1.создание специализированной службы управленческого учета, ли­бо самостоятельной, либо внутри бухгалтерии; 2. делегирование функций по управленческому учету (вводя или не вводя дополнительные штатные единицы) разным структурным подразделениям: бухгалтерии, планово-финансовому отделу, отделу маркетинга и др. [142, с. 276].

Оба варианта, а особенно второй, имеют недостатки, связанные с дублированием функций, поте­рей релевантной информации и вообще недостаточностью и искажением информационного поля, из-за не развитости горизонтальных связей и сложности координации между подразделениями организаций.

Эти недостатки свидетельствуют о целесообразности применения другого варианта, объединяющего работы по управленческому и финансовому учету в рамках новой структуры, интегрирующей в себе не только бухгалтерию, но и планово-финансовый, экономический отделы. На базе организационного и функционального объединения этих структурных подразделений, целесообразно создание учетно-финансового управления (УФУ) или учетно-финансового департамента (УФД). При этом должно быть обеспечено такое «построение, при котором достигаются наилучшие результаты при минимальных затратах средств и труда» [21, с. 178].

Учетно-финансовое управление (УФУ) должно являться самостоятельным подразделением, возглавляться начальником учетно-финансового управления – главным бухгалтером и подчинятся руководителю. На должности начальника учетно-финансового управления – главного бухгалтера, его заместителей, старших бухгалтеров необходимо назначать высококвалифицированных специалистов с высшим экономическим образованием, опытом бухгалтерской и экономической работы, прошедших подготовку в ИПБ России и имеющих аттестат профессионального бухгалтера.

Организационную структуру УФУ можно представить в виде следующей схемы (рис.12).

Такая интеграция позволяет создать некую функциональную общность деятельности учетных и планово-финансовых служб и, по сути, заключается в сосредоточение плановой, учетной, финансовой, контрольной и аналитической деятельности в единой учетно-финансовой службе, в повышении эффек­тивности функций планирования, финансового регулирования, учета, контроля и анализа на всех уровнях управления организацией. 

Объединение в одном подразделении функций по подготовке и интерпретации всей учетно-экономической ин­формации для информационной поддержки принятия управленческих решений, позволит снизить информационные потери, повысить релевантность информации и качество управления экономическим субъектом.

Рисунок 12 - Укрупненная организационная структура учетно-финансового управления (УФУ)

 

Таким образом, перестройка организационной структуры бухгалтерии и планово-финансовой службы осуществляется в интересах такого инфор­мационного обмена учетно-финансовыми данными, который позволил бы экономическому субъекту дос­тигать тактических и стратегических целей с максималь­ной эффективностью.

Деятельность УФУ можно организовать достаточно эффективно в любой организации, если оптимально интегрировать его деятельность с деятельностью других служб аппарата управления в четкой взаимосвязи с функциональными отделами и бизнес-процессами.

Деятельность УФУ и его правовой статус, как и деятельность любой бухгалтерии, регулируется нормативными актами и отраслевыми рекомендациями по организации учета, организационно-правовой формой и общей структурой управления экономическим субъектом.

В качестве локальных организационно-распорядительных документов, непосредственно регламентирующих все аспекты деятельности УФУ (в том числе ведение управленческого учета), должны быть разработаны: Положение об учетно-финансовом управлении (УФУ), должностные инструкции работников УФУ, штатное расписание УФУ и т.д.

Организационная структура бухгалтерий экономических субъектов предполагает, как правило, линейно-функциональный тип организации работы бухгалтерского аппарата. Использование этого типа было эффективно, когда внешняя и внутренняя среда характеризовалась устойчивостью, прогнозируемостью, а перед управленческим персоналом и учетной системой стояли рутинные, неизменяющиеся во времени и часто повторяющиеся задачи и функции.

Условия современной институциональной среды, новые требования к оперативности и качеству учетной информации диссонируют с линейно-функциональной структурой бухгалтерской служб и тормозят ее организационное и функциональное развитие.

Прежде чем мы познакомимся с новой организационной структурой бухгалтерских служб, отметим, что она зависит от организационной структуры экономического субъекта.

В настоящее время процессно-ориентированная (матричная) структура, при которой бизнес-процессы становятся основными структурными элементами организации, более эффективна, т.к. позволяет обеспечить прямые взаимосвязи между процессами и функциональными подразделениями, нацеливает организацию на оптимизацию и эффективность внутренних процессов, на учет всех институциональных факторов при их осуществлении, и способствует получению инновационного продукта высокого качества (рис.13) [73, с. 192].

Такая структура представляет собой плоскую иерархию: сокращается вертикальное администрирование, увязываются фрагментарные задачи, устраняются работы, которые не обеспечивают получения добавленной стоимости, тем самым минимизируется деятельность внутри каждого бизнес-процесса, обеспечивается оптимальный уровень централизации руководства и высокий уровень управляемости.

Рисунок 13 - Схема интеграции горизонтальных связей с функциональными подразделениями

Недостатки линейно-функциональной организационной структуры бухгалтерских служб, относящейся к категории так называемых жестких структур, проявляются в затруднении координации (как внутри бухгалтерии, так и с другими структурами организации), в несоответствии между ответственностью и полномочиями бухгалтеров, в превышении норм управляемости (особенно у главных бухгалтеров и их заместителей), в отсутствии необходимости постоянно повышать квалификацию бухгалтеров, в формировании нерациональных информационных потоков, в чрезмерной централизации оперативного управления учетным процессом, в увеличении сроков разного рода согласований, в нацеливании на решение текущих оперативных задач и в игнорировании перспективных стратегических задач. Поэтому требуется переход к более гибкой, органической структуре, лучше приспособленной к динамичным изменениям, к усиливающимся требованиям к качеству учетной информации, лучше координируемой связь учетной структуры с другими структурными подразделениями.

Такой структурой выступает функционально-матричная структура учетно-финансовой службы, построенной на принципе двойного подчинения бухгалтеров: с одной стороны - непосредственному руководителю функциональной службы (начальнику УФУ - главному бухгалтеру или его заместителю), с другой стороны – руководителю бизнес-процесса (зам. руководителя, отвечающему за определенный сегмент (направление) деятельности организации), руководителю проекта (целевой программы), наделенному необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления определенным проектом (программой), в соответствии с запланированными сроками, ресурсами и качеством (рис.14).

 

Рисунок 14 -   Организационная структура УФУ функционально-матричного типа

 

К преимуществам использования функционально-матричного типа организации учетных структур, следует отнести: обеспечение эффективного взаимодействия бухгалтерии с другими подразделениями, связанными с инновационным процессом и развитием организации; главный бухгалтер освобождается от текущего согласования всех действий бухгалтеров; повышается оперативность учетных функций и усиливается профессиональная ответственность старших и рядовых бухгалтеров; облегчается интеграция различных видов деятельности организации и повышается эффективность ее функционирования, в целом.