Организатор контента как средство маршрутизации документов

Организатор контента (Content Organizer) — новое средство, которое присутствует в SharePoint Server 2010 Standard и Enterprise. Оно позволяет выгружать контент в перевалочную библиотеку (Drop Off Library) и маршрутизировать его в другие библиотеки на основе правил, созданных в организаторе контента. Это средство важно для проектирования списков и библиотек, т.к. оно позволяет автоматизировать задачу перемещения контента в конкретную библиотеку, что влияет на общее управление контентом.

Чтобы создать правило организатора контента, необходимо выполнить описанные ниже шаги в SharePoint Server 2010 Standard или Enterprise. Первый набор шагов описывает процесс включения организатора контента или проверки, что он активен, а затем процесс настройки параметров организатора контента.

1. Вначале нужно проверить, что организатор контента активен для данного сайта Выберите пункт Site Settings (Параметры сайта) в меню Site Actions (Действия сайта).

2. На странице Site Settings в разделе Site Actions щелкните на ссылке Manage Site Features (Управление компонентами сайта).

3. Проверьте состояние компонента Content Organizer (Организатор контента). Если он не активен, щелкните на кнопке Activate (Активировать). После активации щелкните на пункте Site Settings в трассе навигации, чтобы вернуться на страницу Site Settings. Перевалочная библиотека будет создана в процессе активации компонента.

НА ЗАМЕТКУ--

На странице Manage Site Features в разделе Content Organizer есть еще один параметр — E-mail Integration with Content Organizer (Почтовая интеграция с организатором контента). Он добавляет дополнительный параметр в раздел Submission Points (Точки отправки) на странице Organizer Settings (Параметры организатора).

4. На странице Site Settings в разделе Site Administration (Администрирование сайта) щелкните на ссылке Content Organizer Settings (Параметры организатора контента).

5. Первым параметром на этой странице в разделе Redirect Users to the Drop Off Library (Перенаправление пользователей в перевалочную библиотеку) является Require Users to Use the Organizer When Submitting New Content to Libraries with One or More Organizer Rules Pointing to Them (Требовать, чтобы пользователи применяли организатор при отправке нового контента в библиотеки, если на них указывает одно или более правил организатора). Если этот флажок установлен, в окне выгрузки пользователи увидят сообщение “Documents uploaded here are automatically moved to the correct library and folder after document properties are collected” (Документы, выгруженные здесь, автоматически перемещаются в нужную библиотеку и папку после сбора свойств документа). В общем случае этот флажок должен быть установлен, чтобы правила организатора контента применялись к новому выгружаемому контенту. Иначе пользователи смогут обходить эти правила, выгружая контент в любые библиотеки по своему усмотрению, а не в перевалочную библиотеку. В нашем примере установите флажок Require Users to Use the Organizer (Требовать, чтобы пользователи применяли организатор).

6. В разделе Sending to Another Site (Посылка на другой сайт) необходимо решить, устанавливать ли флажок Allow Rules to Specify Another Site as a Target Location (Разрешать указывать в правилах другой сайт в качестве целевого местоположения). Этот флажок должен быть установлен, если используются квоты сайта, и Возможно превышение этого предела при выгрузке данных. Однако в общем случае данное средство усложняет управление контентом и может запутать конечных пользователей, поэтому лучше не устанавливать этот флажок, если нет специальных показаний. В нашем примере оставьте его снятым.

7. В разделе Folder Partitioning (Разбиение папки) можно установить флажок Create subfolders after a target location has too many items (Создавать подпапки, если в целевой папке оказалось слишком много элементов), как показано на рис. 20.25. Здесь

Глава 20

администратор может указать количество элементов, которые разрешено размещать в одной папке, и формат имен создаваемых папок. Это решение также должно приниматься в IT-отделе, т.к. применение папок в списках и библиотеках SharePoint имеет свои как положительные, так и отрицательные стороны, хотя они могут повысить производительность при наличии множества элементов в списке или библиотеке. В нашем примере установите этот флажок и оставьте остальные параметры заданными по умолчанию: 2500 элементов в одной папке и Submitted after %1 в качестве формата имен папок.

«tot cat* • lie тЛ> вте м

■Save the er<0n«1 k>C and p-cpe.-be* a* submtftM cc-v’*nt

rtvusen or yreupc «nested cyswrncMms. | fcBOUserl;

'Е-»тиЗ rule mer.ejet» when efcferrtMtoi» do»ч* miter ■ rule

9 ♦ir>«:r\j*tii>»f»* 9 er*-vhen sorter* h** Ь«л lafl in the Crw> 3?l4nry

’ afieystewai e-tn* J

*5l.LocalMt!Wct|ProttcirdMode OH

Puc. 20.25. Страница Content Organizer Settings (Параметры организатора контента)

8. В разделе Duplicate Submissions (Файлы с одинаковыми именами) есть два варианта: Use SharePoint Versioning (Использовать версии SharePoint) и Append Unique Characters to the End of Duplicate Filenames (Добавлять к одинаковым именам файлов уникальные символы). В общем случае рекомендуется использовать версии SharePoint, т.к. это способствует освоению пользователями данного инструмента. В нашем примере выберите вариант Use SharePoint Versioning.

НА ЗАМЕТКУ

Если выбран вариант Use SharePoint Versioning, но в целевой библиотеке не разрешено ведение версий, то к повторяющимся именам файлов будут добавляться строки их шести уникальных символов.

9. В разделе Preserving Context (Сохранение контекста) имеется только один флажок Save the Original Audit Log and Properties of Submitted Content (Сохранять исходный журнал аудита и свойства отправляемого контента). В нашем примере снимите этот флажок.

HII! HUILST

10. В разделе Rule Managers (Управляющие правилами) введите пользователя или группу пользователей, которые будут управлять правилами и реагировать, если входящий контент не соответствует ни одному правилу. Потом установите флажок E-mail Rule Managers When Submissions Do Not Match a Rule (Извещать управляющих правилами no e-mail, если отправленный файл не соответствует правилам) или E-mail Rule Managers When Content Has Been Left in the Drop Off Library (Извещать управляющих правилами no e-mail, если контент оставлен в перевалочной библиотеке). При выборе второго варианта необходимо ввести количество дней ожидания, прежде чем отправлять почтовое сообщение. В нашем примере введите пользователей или группы, на которых возложены обязанности управляющих правилами. Как сказано на этой странице, управляющие правилами должны иметь права управления веб-сайтом, чтобы иметь доступ к списку правил организатора контента со страницы параметров сайта. В общем случае рекомендуется устанавливать оба флажка и указать период ожидания несколько дней. В нашем примере установите оба флажка и введите число 3 для количества дней ожидания.

11. И, наконец, в разделе Submission Points (Точки отправки) не будут разрешены никакие действия, если не активировать для данного сайта параметр E-mail Integration with Content Organizer (Почтовая интеграция с организатором контента). Если активировать этот компонент на странице Manage Site Features (Управление компонентами сайта), то появится ссылка на страницу Configure the Organizer’s Incoming Email Settings (Настроить параметры входящей почты организатора, рис. 20.26). После просмотра этих параметров щелкните.на кнопке ОК. В конце вы должны оказаться на странице listedit.aspx просмотра списка с именем Submitted E-mail Records (Отправленные почтовые записи) — этот скрытый список не виден в представлении All Site Content (Все содержимое сайта).

tmltwinf

RecydeBm A S«l Corttrt

Save esiginal с-пнй?

SptrfntifgfciiwftniniM erillefoankafOTga'fl)

S«v«m««hng mrtitior»*

весигйу policy*

A «*т»а пммда bued on Ktt реглшюге У Aecept е-тб «пежида from eny sender

(HllSrarity

ijj

к b#bc*i to

щ| far ht Thie"ee'stfWwT<reaeidse'deri«ie«ito1heW«

а*ке*«РЙ№егЯее>ееиИЬе ■№■).¥№ ttvqptar>b*ndov were qxrtrfyow Ык>ф

^ Leai trtnnd | Protected M»dc Off

Puc. 20.26. Страница Submitted E-mail Records Settings (Параметры оправленных пинтовых записей)

mrr^prmtrfwwwiiu» m i

Глава 20

I ⁵⁴⁵ ]

12. После настройки всех нужных параметров щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить параметры и вернуться на страницу Site Settings (Параметры сайта).

Следующим этапом нужно создать само правило организатора контента:

1. На странице Site Settings (Параметры сайта), в разделе Site Administration (Администрирование сайта), щелкните на ссылке Content Organizer Rules (Правила организатора контента).

2. Щелкните на кнопке Add New Item (Добавить новый элемент), чтобы создать новое правило.

3. В поле Rule Name (Имя правила) введите имя правила, которое будет понятным для других организаторов контента. В нашем примере введите имя Audio Routing Rule 1.

4. В разделе Rule Status and Priority (Состояние и приоритет правила) выберите вариант Active (Активно) и приоритет 5 (средний). Здесь есть удобный параметр Inactive (Не активно), который позволяет отключить правило без его удаления.

5. В разделе Submission’s Content Туре (Тип отправленного контента) выберите тип контента из списка типов, доступных для сайта — по умолчанию это Digital Asset Content Types (Типы контента цифровых активов). Document Content Types (Типы контента документов). Page Layout Content Types (Типы контента компоновки страниц), Publishing Content Types (Типы контента публикации) и Special Content Types (Специальные типы контента). Если для данного сайта включен режим E-mail Integration with Content Organizer (Почтовая интеграция с организатором контента), то будут доступна еще и группа Content Organizer Content Types (Типы контента организатора контента). В нашем примере выберите группу Digital Asset Content Types (Типы контента цифровых активов), а затем вариант Audio (Аудио). Сбросьте флажок This Content Type Has Alternate Names in Other Sites (Этот тип контента имеет другие имена в других сайтах).

6. В разделе Conditions (Условия) выберите операцию в раскрывающемся списке Property (Свойство). В нашем примере выберите свойство Author (Автор) и операцию is equal to (равно), а затем введите значение Userl (или значение, более подходящее в вашей среде — например, ваше пользовательское имя.

СОВЕТ -

Зачастую администраторы не могут найти значение Property, которое, по их мнению, будет наиболее эффективным для создания точного правила организатора контента. Например, в нашем примере тип контента Audio сравнивается со свойством Author, и на основе конкретного значения определяется конечное местоположение файла. Если в этом примере администратор захочет добавить в тип контента дополнительное свойство (например. Artist — исполнитель), то это можно сделать в галерее типов контента сайта. После этого к типу контента сайта Audio можно добавить новый столбец. Это процесс более подробно рассматривается в главе 22.

7. В разделе Target Location (Целевое местоположение) можно щелкнуть на кнопке Browse (Обзор) и выбрать библиотеку назначения. В нашем примере выбрана библиотека Asset Library, и она добавлена к полю в формате /Asset Library. Кроме того, здесь можно использовать параметр Automatically Create a Folder for Each Unique Value of a Property (Автоматически создавать папку для каждого уникального значения свойства).

НА ЗАМЕТКУ----

Тип контента, связанный с правилом, должен быть доступен в целевом местоположении. Это означает, что для целевой библиотеки документов параметр Allow Management Of Content Types (Разрешить управление типами контента) должен быть равен Yes, а тип контента — в нашем примере это Audio — должен быть добавлен в раздел Content Types (Типы контента) на странице Document Library Settings (Параметры библиотеки документов).

8. После завершения создания правила щелкните на кнопке ОК.

Чтобы проверить работу организатора контента, можно войти в перевалочную библиотеку, выгрузить документ, который удовлетворяет критериям, заданным в только что созданном правиле (например, тип контента равен Audio, а автор — Userl), а затем сохранить документ в перевалочную библиотеку. Если метаданные документа удовлетворяют правилу, появится сообщение, что элемент перемещен в библиотеку назначения, определенную в правиле (в нашем примере Asset Library).

Резюме

В качестве общей философии по настройке и управлению списками в среде SharePoint 2010 можно выбрать одну из четырех возможностей:

1. Минимальное планирование и тестирование; минимальные ограничения на использование и настройку списков и библиотек.

2. Минимальное планирование и тестирование; более жесткие ограничения на использование и настройку списков и библиотек.

3. Более серьезное планирование и тестирование; минимальные ограничения на использование и настройку списков и библиотек.

4. Более серьезное планирование и тестирование; более жесткие ограничения на использование и настройку списков и библиотек.

Однако независимо от стратегии, принятой в организации, администраторам сайта следует ознакомиться с широким диапазоном средств, обеспечивающих принятие списков и библиотек SharePoint 2010 конечными пользователями. В данной главе описаны средства, находящиеся на ленточной вкладке Library (Библиотека), а также не странице Document Library Settings (Параметры библиотеки документов), наборы документов и организатор контента — это завершает рассмотрение инструментов, с которыми должны бьггь знакомы администраторы списков и библиотек SharePoint 2010.

Практические рекомендации

• Ведение версий — одна из основных возможностей системы управления документами, и архитекторы списков и библиотек должны выбрать правильное сочетание утверждения контента, ведения версий, защиты черновых элементов и других аналогичных средств, которые могут потребоваться в зависимости от требований сообщества пользователей и их опыта работы с системами управления документами. Основная рекомендация — не переусложните, вполне возможно, что в вашей организации достаточно включить ведение главных версий для простейшего сотрудничества. Правильный выбор сочетания компонентов в организации поможет сделать таблица, приведенная в данной главе.

В данной главе приведена таблица, в которой перечислены средства, доступные на странице Document Library Settings (Параметры библиотеки документов) в зависимости от используемой версии SharePoint. Из этой таблицы сразу видно, что в SharePoint Foundation 2010 имеется гораздо более ограниченный набор средств, и поэтому для его освоения администраторам потребуется меньшее время, но это ограничивает спектр средств, доступных конечных пользователям. Рекомендуется просмотреть списки компонентов и средств, доступных в различных версиях SharePoint, и решить, какие из них нужны в данной организации. «

Можно рассмотреть использование SharePoint Designer 2010 в качестве средства управления списками и библиотеками, альтернативного инструментам, доступным в списках и библиотеках SharePoint 2010. Считается, что это более мощный набор инструментов, который может сэкономить много времени для опытных администраторов и предоставить доступ к средствам, недоступным в пользовательском интерфейсе SharePoint 2010 — например, создание рабочих потоков SharePoint Designer, создание пользовательских действий и правка шаблонов документов.

Страница Advanced Settings (Дополнительные параметры), доступная со страницы Document Library Settings (Параметры библиотеки документов), предоставляет доступ к ряду важных средств, которые можно включить, отключить или настроить для библиотеки. Рекомендуется рассмотреть эти инструменты, как единую группу, на этапе проектирования и решить, какие из них следует активировать для различных библиотек документов и для различных уровней пользователей. Например, здесь можно включить или отключить типы контента, править шаблоны документов, разрешить или запретить применение папок и доступность автономных клиентов, как в представлении в виде электронной таблицы.

Наборы документов предоставляют уникальный набор возможностей, который может заинтересовать организации с острой потребностью в обеспечении совместной работы подготовленных пользователей. Как показано в данной главе, они отличаются от папок по многим параметрам — это следует понять, прежде чем пытаться определить, когда лучше работать с папками, а когда с наборами документов. Например, наборам документов можно назначать метаданные, для них можно запускать рабочие потоки и создавать версии всего содержимого набора документов, т.е. сохранять его “снимки”. Зато папки доступны в SharePoint Foundation 2010, их можно создавать в списках, они могут быть вложенными и не требуют обучения для пользования ими.

Активация компонента организатора контента (Content Organizer) для семейства сайтов в SharePoint Server 2010 Standard или Enterprise позволяет создавать правила, определяющие, где должен быть сохранен контент, выгруженный пользователями в перевалочную библиотеку (Drop Off Library). Мастер правил организатора контента весьма интеллектуален и позволяет администратору сайта точно определить, куда должны сохраняться документы, выгруженные в перевалочную библиотеку, на основе различных типов контента с атрибутами, которые удовлетворяют заданным критериям.

ГЛАВА