Средства Publish, unpublish и Cancel Approval

Средства Publish (Опубликовать), Unpublish (Отменить публикацию) и Cancel Approval (Отменить утверждение) активны только если в библиотеке документов включено ведение версий и разрешено создание главных и второстепенных (черновых) версий. Главными версиями считаются опубликованные версии. Ведение версий — важный компонент SharePoint 2010 и других приложений управления документами, т.к. оно позволяет не только отслеживать предыдущие версии документов, но и скрывать их от конечных пользователей в стандартных представлениях, чтобы устранить возникновение ошибок при работе с документами.

При включенном ведении версий вопрос, какая же версия является последней, не возникает, т.к. версия, которая видна в библиотеке документов, и является последней и актуальной. Более старая версия может появиться в качестве текущей версии документа в библиотеке документов, только если пользователь специально искал предыдущую версию документа с помощью средства Version History (История версий, рассмотрено выше в данной главе), выбрал одну из старых версий и щелкнул на кнопке Restore (Восстановить). Тогда старая версия станет “самой свежей” версией с самым последним номером версии, который будет виден в библиотеке документов. Понятно, что такое может быть лишь тогда, когда пользователь по какой-либо причине решит, что старая версия содержит наиболее актуальное содержимое.

НА ЗАМЕТКУ

Учитывайте, что при ведении версий каждая версия документа добавляет к объему базы данных контента размер полного документа. Система ведения версий в SharePoint 2010 не только отслеживает различия между документами, но и хранит полную копию каждого документа. Администраторы должны помнить об этом при решении, активировать ли ведение версий для списков и библиотек.

Процесс превращения черновой версии (например, 0.1) в главную (например, 1.0) версию в терминологии SharePoint называется публикацией, и кнопка Publish (Опубликовать) используется либо для запуска рабочего потока, либо для немедленной публикации документа. Использовать ли рабочий поток для этого процесса, что усложняет и удлиняет его, или сразу опубликовать документ, решает администратор библиотеки документов. Ниже приведен пример выполнения процесса выгрузки документов в библиотеку документов с включенными главными и второстепенными версиями, расписаниями и рабочими потоками.

Администратор библиотеки документов может разрешить или запретить применение расписаний для этой библиотеки. Такое расписание определяет срок публикации документа и доступно для просмотра пользователям сайта. До наступления запланированной даты запуска элемент находится в состоянии черновика, а после наступления этой даты, но до конечной даты, состояние документа меняется на опубликованную главную версию.

Параметры Draft Item Security (Защита чернового элемента), которые задаются администратором библиотеки документов и доступны на странице Document Library Settings (Параметры библиотеки документов) через страницу Versioning Settings (Параметры ведения версий), определяют, кто может видеть черновые (не опубликованные) версии документов. Возможны варианты Any User Who Can Read Items (Любой пользователь, который может читать элементы). Only Users Who Can Edit Items (Пользователи, которые могут пра- ^ i ц^к’щи№з.щ|дар|ц|.’>< шинки i ц шит ми-дщга-

" Глава *191 1

_виТЬ элементы) и Only User Who Can Approve Items (Только пользователи, которые могут ут верждать документы). Поэтому важно, чтобы администратор библиотеки документов задал наиболее оптимальное сочетание параметров. К этой теме мы еще вернемся в главе 20.

В некоторых библиотеках документов, которые создаются во время создания сайта публикации или семейства сайтов, ведение главных и второстепенных версий включено сразу, а также включено утверждение контента, что означает, что перед публикацией документа в качестве главной версии он должен быть утвержден пользователем с полномочиями утвер ждающего. В библиотеке может быть включено и ведение расписаний, где определяется, когда утвержденный элемент будет доступен для широкой публики. Чтобы данный процесс был более понятен, ниже приводятся его шаги:

1. Пользователь библиотеки документов для семейства сайтов в сайте публикации SharePoint 2010 Enterprise выгружает в библиотеку некоторый документ. В этой библиотеке включено ведение главных и второстепенных версий, требуется утверждение содержимого для отправленных в нее элементов, настроен рабочий поток Раде Approval (Утверждение страницы), разрешено использование расписаний — поэтому для того чтобы выгруженный документ стал доступен широкой публике, нужно выполнить ряд действий.

2. Как показано на рис. 19.20, пользователю предлагается подтвердить имя и название документа, назначить дату запуска расписания (сейчас или в указанный день) и решить, указать ли фиксированную дату завершения или обойтись без нее. В данном примере пользователь хочет придержать публикацию документа в главную версию до заданной даты и оставить его опубликованным лишь на несколько недель. После проверки параметров он щелкает на кнопке Save (Сохранить).

Site Collection Documents - Design SP 2007 Collaboration and OC5 rO doc_ О x шт an oi“Check Cancel Paste InXDeleteItem Comma CttpftoardActions A Thedoumentwas 4 ]k>adedsiKcessfulyandisdied<edouttDyeU'< 3 iedcfratfrefiefclsbek>wa-ecorrectandihat ” rfrequredfleldsarefledoutlheAevifinotbeaccEBsbletoolHerijsersuntiyouthedcn. A tore on thsfotrequre content approved, уotr siisrrisson wfl not appear in рЛЛс views untg approved by someone ” wfr proper n^its. More rtforirabon on content approval. Name *Design SP 2007 Collaboration and OCS.doc TrtJeSP 2007 Collaboration and OCS Design Document Scheduling Start Date© Immediately • On the following date;3/20/2010 Л*} 5 PM HCOH Scheduling End Date© Never4 On the following date:4/16/2010 53 1?AW0OO[3 /erdon: 0 .l ^f Sflvf «. ¹ Г GvQL Created at 3/17/201010”35 PM by А8ОДКГ1 —ф “ Lastmodfedat Д/17/2С10 lD:35PMbyAaC№erl—

Рис. 19.20. Завершение процесса выгрузки для библиотеки документов с включенными расписаниями

r^^^^UHJik4BbkHtf^c*UUlbilHI -IWI ^Inl' ШИ...

Г 480 -—---

i_I Часть IV

3. Теперь документ сохранен в библиотеке документов, но в статусе черновика, с номером версии 0.1. В силу настроек библиотеки документов, этот документ могут видеть лишь пользователи, которым разрешено править элементы в данной библиотеке, к которым относится и данный пользователь.

4. Пользователь решает, что документ готов для публикации, открывает раскрывающееся меню для элемента в представлении All Items (Все документы) и щелкает на кнопке Publish (Опубликовать), которая находится на ленточной вкладке Documents (Документы).

5. Т.к. для данной библиотеки документов автоматически активируется рабочий поток Page Approval (Утверждение страницы), то открывается страница Workflow.aspx, в разделе Start a New Workflow (Запустить новый рабочий поток) которой находится единственный элемент — Page Approval. Пользователь щелкает на значке Раде Approval, чтобы запустить рабочий поток.

6. Пользователь вводит дополнительную информацию (рис. 19.21), чтобы завершить формирование рабочего потока — текст запроса, дату запланированного завершения, длительность выполнения задачи — и щелкает на кнопке Start (Пуск).

C3

Сотрет»/ ABC Intrvrw

This messajenrtllbewfrttD the p«eW*»4i*nedt*sia Э/1Я/2010

UutMrfDrMITub

Hwdattfejmhlch til tasks viAii

Ouraben Per Task

The emoonl dtimttiflW a tirtb due. Cheese Ifctimlts by win* the Owr«boo Units Dffyls)

К

OwtmiUfrfb

Drfln* the units c? Urn* used by

[ “ _

NDt(f|rfhcMpeQfi)c«*wn№e<)vrUto*< St*ro andciNdsMMtoutMtlfpwit toiks tB

^ Lcol | Prrtected Mode Oti

Puc. 19.21. Запуск рабочего полижи Page Approval (Утверждение страницы) в библиотеке публикации

7. Теперь состояние утверждения переведено в “Ожидание" и останется таким до утверждения документа утверждающим лицом.

8. В этот момент члены группы утверждающих лиц сайта получат почтовые сообщения, что документ требует утверждения (рис. 19.22). Утверждающий может щелкнуть на кнопке Open This Task (Открыть эту задачу) на ленте Outlook 2010 для данного сообщения, и тогда откроется форма с вариантами действий: Approve (Утвердить), Reject (Отклонить), Cancel (Отменить), Request Change (Запросить изменение) и Reassign Task (Переназначить задачу). Утверждающий выбирает вариант Approve.

Л! Ы ^ О ^ ⁴ - T«ks-Plc»w*j^rov«Design 5РЙ07 Collaboration and OCSiO - Мемяде(МТМ1-) ^ 3 ^ П

|] To complete thb tost ' I, Review Devn 5P 20t

2 Perforft* the specific eclivTties required for this task.