Тема 2. Стандартизация, классификация, состав реквизитов документов

Разработка унифицированных форм документов имеет следую­щие этапы:

• формирование объекта унификации — исходного массива доку­ментов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);
• анализ документов и обобщение результатов анализа; разработка эталонных образцов унифицированных форм и фор­мирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их состав­ления. Для разработки унифицированных форм документов исполь­зуются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм Документов (раздел 6.2.), при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов.

       Формой представления унифицированного текста могут быть трафарет, таблица, анкета. Трафарет – это форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Таблица – это форма представления унифицированного текста, содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых по определенному набору признаков.

Анкета – это форма представления текста, содержащего характеристику одного объекта по определенному набору признаков. Текст строится по типу «вопрос-ответ».

Унифицированная система документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Она создается в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых. Временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в экономике.

  При создании УСД используется метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов. Создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

  Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

 

  В соответствии с ГОСТ в настоящее время действуют 8 УСД:

· УС ОРД;

· УС банковской документации;

· УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· УС отчетно-статистической документации;

· УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

· УСД по труду;

· УСД Пенсионного фонда РФ;

· УС внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

  Для поддержания УСД в актуальном состоянии предусматривается внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

 

Государственные стандарты на документацию (    )

  Важными средствами информационного обеспечения в экономике, статистике, банковском деле, таможенном деле. Внешнеэкономической деятельности являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

  Классификаторы технико-экономической и социальной информации – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

  Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

  В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).

  В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

  Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на 3 группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в АСУ, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

· Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

· Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

· Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

· Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

· Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

· Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др.

 

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

· Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

· Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

· Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

· Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

· Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на ж/д, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

· Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

· Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

· Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

· Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись на-

именования конкретной унифицированной формы документа.

Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-03 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» проставляются на документах при их изготовлении.

Бланки документов

Учету могут подлежать также полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербовсубъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

При учете бланков необходимы следующие реквизиты:

при получении из типографии — наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наи­менование издательства — поставщика гербовых бланков;

при выдаче — наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование струк­турного подразделения, организации, фамилия и инициалы должно­стного лица — получателя гербовых бланков; расписка в получе­нии; примечания (отметка об уничтожении и т.д.).

Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управле­ния. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел

организации.

Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки при условии заверения каждой копии печатью организации.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, распо­ложенных согласно ГОСТ Р 6.30-2003.Устанавливаются два основных формата бланков докумен­тов — А4 и А5; допускается использование бланков формата A3 и А6 по ГОСТ 9327.Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и ниж­нее — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 15 мм.

Документы, составляемые от имени двух или более организа­ций, оформляются без бланков.

Требования к бланкам

Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке уста­новлены ГОСТ Р 6.30-97.

Общий бланк в зависимости от документов организации вклю­чает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмб­лему организации или товарный знак (знак обслуживания), наиме­нование организации.

Бланк письма включает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный но­мер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа включает следующие обя­зательные реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставление его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.

Установлено два формата бланков — А4 и А5 по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или про­дольного расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в прилож. 2.1 и 2.2.

На бланках документов реквизиты заголовочной части распо­лагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или фланговым (каждая строка рек­визита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение Государственного герба на бланках с угловым рас­положением реквизитов помещают на верхнем поде бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с про­дольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Наименование организации (полное, сокращенное или аббре­виатура), вышестоящих органов, а также структурного подразде­ления должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машино­писным способами.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «Наи­менование организации» допускается применять рисованные шриф­ты от 6 до 24 кегля.

Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее — 20 мм, верхнее — не менее 15 мм, правое — не менее 10 мм.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бума­ге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной поли­графии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основа­ния смежных строк, в Которые вносится машинописный текст, дол­жны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интер­валу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. До­пускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для про­бивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба