Нормативные документы делопроизводства

 

  Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

  Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

· Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

· Указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

· Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

· ГОСТы на документы;

·  Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

· унифицированные системы документации;

· нормативные правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также

 законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. Далее (с.32-40)

 

Служба ДОУ в организации

Служба ДОУ осуществляет ведение Табеля форм документов и Альбома форм документов. Примерный Табель форм документов, применяемых в деятель­ности организации, - это перечень разрешенных к применению уни­фицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с харак­теристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохож­дения.

Табель форм документов предназначен для:

оптимизации состава применяемых в организации форм докумен­тов и их закрепления в едином нормативном документе;

классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

унификации и нормативного закрепления процедуры подготов­ки управленческих документов в организации;

унификации форм документов организации;

упорядочения документной базы организации в целях повыше­ния эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для докумен­тирования собственной управленческой деятельности, и позволя­ющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм доку­ментов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбом форм документов содержит формы документов, включен­ные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации со­става и форм документов организации по функциям управления.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

• соответствие используемых форм документов решаемым задачам;
• юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;
• оперативность реализации управленческих функций организации;
• сокращение затрат рабочего времени на составление, оформле­ние и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов

Разработка Табеля форм документов состоит из следующих этапов:

1. Предпроектное обследование.                                             

2. Выбор формы Табеля.

3. Формирование структуры Табеля.

4. Отбор форм документов для включения в Табель.

5. Согласование Табеля.                                                           

6. Утверждение Табеля.

Основными задачами предпроектного обследования являются: ^;

· определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;

· формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

· выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специ­фики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;

· определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются:

· документы, составляющие правовую базу деятельности органи­зации: законодательные и нормативные правовые акты высших и федеральных органов исполнительной власти и управления, регла­ментирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;

· организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (сове­щательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

· распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;

· комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

· документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующие­ся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;

функция управления и задача (назначение документа), при реа­лизации которых создается документ (например, для штатного рас­писания организации: функция - организация системы, задача —; регламентация численного и должностного состава);

сведения об основных этапах подготовки документа: подразделе­ние-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хра­нения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, заполненные в процессе обследования до­кументации, — это основной рабочий массив, используемый в даль­нейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эта­лонные образцы каждой формы документа. Образцы форм докумен­тов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобран­ных форм документов в дальнейшем используется для формирова­ния Альбома форм документов.

Табель форм документов составляется в табличной форме и со­держит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие фор­му документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по ОКУД, правовое основание применения формы документа и др.

Выбор конкретной формы Табеля зависит от задач, которые ре­шают разработчики Табеля. Если задача Табеля — оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовом основании и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если задача Табеля - оптимизация процедуры подготовки документов организации, названные выше графы должны быть дополнены сведениями об основных этапах оформления документа. Если разработка Табеля преследует более широкие цели — регламентация процедур подготовки и обработки документов и в целом документооборота организации, — Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.

Подготовленный проект Табеля форм документов согласовывается со всеми подразделениями организации, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие.

Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо определить его внутреннюю структуру, поскольку именно она определяет группировку форм докумен­тов по соответствующим разделам. Структура Табеля - это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных под­разделений организации или наименования управленческих функ­ций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку - в соответствии с управленческими функциями и задачами — предпочтительнее, поскольку исключает необходимость корректировки Табеля при изменения) структуры организации, гораздо более частых, чем изменения функциональном содержании деятельности. Кроме того, формирова­ние Табеля по функциональному принципу позволяет одновременно с совершенствованием документационного обеспечения оптимизировать деятельность организации через построение схемы ее управленческой деятельности.

Примерный перечень разделов Табеля форм документов, составленного по функциональному принципу;

1. Организация системы и процессов управления

1.1.Организационно-правовое обеспечение деятельности орга­низации

1.2.Обеспечение законности деятельности

2. Прогнозирование и планирование деятельности

2.1.Прогнозирование деятельности организации

2.2.Планирование деятельности организации
3. Регулирование деятельности

3.1.Информационное обеспечение деятельности организации

3.2.Оперативное управление деятельностью организации
4. Контроль за деятельностью

4.1.Статистическая отчетность

4.2.Ведомственная отчетность

4.3.Внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразде­лений и работников)

5. Финансовое обеспечение

5.1.Бухгалтерский учет

5.2.Бухгалтерская отчетность

6. Материально-техническое обеспечение

6.1. Обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом

6.2. Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта

6.3. Обеспечение сбыта продукции

7. Научно-техническое обеспечение

7.1.Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность

7.2.Внедрение и эксплуатация технических средств

7.3. Охрана окружающей среды

7.4. Научно-техническая информация

8. Международное сотрудничество

8.1. Командирование сотрудников за рубеж

8.2. Прием зарубежных делегаций

8.3. Информационно-справочное обслуживание международных

связей

9. Обеспечение кадрами (персоналом)

9.1. Подбор, расстановка и использование кадров

9.2.Учет личного состава

9.3.Аттестация работников

9.4.Повышение квалификации работников

9.5.Командирование сотрудников

9.6.Нормирование труда

9.7.Охрана труда

10. Документационное обеспечение

10.1.Учет и контроль исполнения документов

10.2.Хранение и использование документов
Предлагаемый перечень разделов Табеля включает в себя типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов конкретизируется с учетом функцийи задач организации, отражающими ее целевое назначение. В этомслучае функции управления, отражающие основное (целевое) содержание деятельности организации, встраиваются между блоком собственно управленческих функций (функции 1—4) и функциями обеспечивающего характера (функции 5—10). В Табель форм документов включаются:

• формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Россий­ской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и др.
• применяемые в организации формы документов, включенные в ^:Общероссийский классификатор управленческой документации

(ОКУД);

• внутренние формы документов, утвержденные нормативными

правовыми актами организации;

• формы документов, отражающие устойчивую практику докумен­тирования, применение которых основано на сложившейся тради­ции.

В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведе­ния соответствующей унификации. Все отобранные формы документов классифицируются в соот­ветствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля формы документов располага­ются в порядке их значимости — от общего к частному или от наибо­лее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирова­ние деятельности» (подразделе «Информационное обеспечение дея­тельности») сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного ха­рактера, письма и др.