Раздел 2. Организация работы с документами

4

Тема 4. Работа с входящими, исходящими (отправляемыми) и внутренними документами

19 2

1/1*

1

17

ОПК-7 ПК-8 5

Тема 5. Регистрация, контроль исполнения документов

19 1

1

-

18

ОПК-7 ПК-8

Раздел 3. Правила оформления основных видов документов в организации

6

Тема 6. Правила оформления организационных документов

20 2

1

1

18 ОПК-1 ОПК-7 ПК-8 7

Тема 7. Правила оформления распорядительных документов

20 3

2/1*

1/1*

17 ОПК-1 ОПК-7 ПК-8 8

Тема 8. Правила оформления информационно-справочных документов

20 2

1

1/1*

18 ОПК-1 ОПК-7 ПК-8 9

Тема 9. Правила оформления документов по личному составу

19 2

1

1

17 ОПК-1 ОПК-7 ПК-8 Промежуточная аттестация по дисциплине – экзамен 9        

Итого

180 16

10/2*

6/2*

155                            

 

Краткое содержание тем дисциплины

Раздел 1. Документирование

Тема 1. Документационное обеспечение управления: основные термины и понятия

Основу любой научной дисциплины составляют понятия – представления об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах. Научные понятия обозначаются специальными словами – терминами, которые составляют основу научного языка. Термин – это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. В отличие от обычного слова термин не называет понятие, а понятие приписывается термину, придается ему. Это обусловливает известную конвенциональность термина, т.е. ученые или специалисты условливаются, каким словом (термином) обозначать то или иное понятие.

Следовательно, содержание понятия, обозначенного термином, может быть раскрыто только посредством его дефиниции – краткого логического определения, устанавливающего существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, т.е. его содержание и границы. Поэтому следует иметь в виду, что термин лишь называет понятие, а его существо, содержание раскрывает определение.

Термины обладают рядом особенностей:

· системность – термин всегда связан с другими терминами данной предметной области;

· наличие дефиниции (определения) большинства терминов;

· моносемичность – однозначность термина в пределах одной предметной области, одной научной дисциплины или сферы профессиональной деятельности;

· отсутствие экспрессии;

· стилистическая нейтральность.

В отличие от общелитературного язык профессионального общения требует

однозначности толкования основных понятий, выраженных в терминах. Для ДОУ это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, и неточное употребление того или иного термина может иметь нежелательные юридические последствия.

Термины конкретной области знания или деятельности составляют от-

дельную терминосистему (терминологию).

Терминология документоведения включает в себя термины ДОУ, обозна-

чающие все, что связано с процессами создания документов, их обработки, поиска, хранения, использования.

Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем ДОУ. Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ, зафиксированная в государственном стандарте – ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

  Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине 18 в. и образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» первоначально обозначал вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, делопроизводством называлось прежде всего рассмотрение и решение дел (вопросов). Термин «дело» в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, стал употребляться позже.

  Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 синонимичен термину «документационное обеспечение управления»(ДОУ), который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации. Термин ДОУ подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информационное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и т.п.

  ДОУ предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

  Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

  Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

  Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа – изображение документа на экране монитора.

  При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях – обеспечивается обработка на ЭВМ.

  Средства документирования:

· Простые орудия (ручки, карандаши и др.);

· Механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино_ и видеотехника и др.)4

· Средства автоматизации – ПЭВМ.

В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное) и типы создаваемых при этом документов. Это – текстовые документы, изобразительные, графические, фотодокументы, фонодокументы, кинодокументы, письменные(ПЭВМ) на машинных носителях. Т.е., результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Сейчас наиболее распространены носители – бумага, магнитные.

  Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Она обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. Современные требования к оформлению документов фиксируются в ГОСТах (например, ГОСТ Р 6.30-03 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Всего установлено 30 реквизитов и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Он также регламентирован ГОСТом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного ГОСТом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

  В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы – носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации – книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную. вторичную информацию.

  Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида.сферы деятельности, единых требований к оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. В документоведении используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

  Все документы делятся на официальные и документы личного происхождения (самая немногочисленная система – личная переписка, воспоминания (мемуары) и дневники).

  Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы обеспечивают управляемость объектов в рамках государства и отдельных организаций. К ним относятся комплексы систем:

· Организационно-правовая документация;

· Плановая;

· Распорядительная;

· Информационно-справочная и справочно-аналитическая;

· Отчетная;

· Договорная;

· Документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

· Документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

· Документация по МТО;

· Документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;

· Документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются

единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

  Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами – это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

  Документооборот  организации – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

  Характеристикой документооборота является его объем. Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданные ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Это важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др.

  Одна из важнейших функций в организации работы с документами – учет документов, который обеспечивается их регистрацией – записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

  Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов – это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

  Большинство рассмотренных терминов – основа терминосистемы ДОУ и основные понятия научной дисциплины.

 

3. Функции органов, управляющих

созданием и использованием документов

  В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. На нем приняты решения об актуальности создания специализированного института для разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и о необходимости исследований в области НОТ. Решения совещания активизировали работу ученых и практиков. В 1958 году Советом Министров РСФСР была утверждена «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой главный акцент был сделан на унификации делопроизводственных работ. С этого же года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР стало правомочно контролировать организацию делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ издало «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которое многие годы было основным руководящим документом. В 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому было поручено завершить разработку ЕГСД. Кроме него в разработке ЕГСД приняли участие НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и технике были рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для применения «Основные положения ЕГСД». ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по НОТ служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Но там не было новых информационных технологий работы с документами с применением ЭВМ. В 1988 г. ЕГСД была переработана и издана в виде Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В 1970-80 –е годы были изданы государственные стандарты (ГОСТ) на управленческие документы и разработаны общесоюзные классификаторы технико-экономической информации (ОК ТЭИ) – ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др., унифицированные системы документации (УСД) и ГОСТЫ на них.

  Общие принципы организации документационного обеспечения учреждений, организаций и предприятий регламентируются законодательством РФ.

  Документирование информации – обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы – в соответствии с положениями закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 г. №24-ФЗ должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность РФ.

  Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

  РФ и субъекты РФ являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, а также полученных путем иных установленных законом способов. Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.

  Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях и полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических и физических лиц.

  Субъекты, представляющие в обязательном порядке документированную информацию в органы государственной власти и организации, не утрачивают своих прав на эти документы и на использование информации, содержащейся в них.

  Документированная информация, представляемая в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию.

  Информационные ресурсы, являющиеся собственностью государства, находятся в ведении органов государственной власти и организаций в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и защите в составе государственного имущества. Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов