ЗАОЧНИКАМ 2018 (Документационное обеспечение управления человеческими ресурсами)

ЗАОЧНИКАМ 2018 (Документационное обеспечение управления человеческими ресурсами)

Содержание дисциплины, структурированное по темам

Раздел 1. Документирование

Тема 1. Документационное обеспечение управления: основные термины и понятия (ОПК-1, ПК-8)

Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа. Юридическая сила документа. Признаки и структура документа. Правовая функция документа. Учетная и культурная функции документа. Основные свойства и признаки документа. Подлинные и подложные (фальсифицированные) документы. Структура управления документацией; государственные органы, управляющие созданием и использованием документации. Функции государственных органов. Типовая инструкция по делопроизводству. Документирование управленческой деятельности в министерствах и ведомствах. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ).*

 

Тема 2. Стандартизация, классификация, состав реквизитов документов

(ОПК-1, ОПК-7,ПК-8)

Унифицированные системы управленческой документации (УСД). Понятие стандартизации стандарта. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Бланк документов. Формуляр-образец ОРД. Реквизиты управленческих документов: адресат, подпись, место составления, виза, резолюция, согласование, утверждение, регистрация, название, печать и т.п. Обязательные и дополнительные реквизиты. Варианты оформления реквизитов*. Виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации

Тема 3. Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов (ОПК-1, ОПК-7,ПК-8)

Требования к воспроизводству изображения Государственного герба Российской Федерации.

Перечень организаций и учреждений, на бланках которых воспроизводится Государственный герб Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации.

 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Код организации. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Код формы документа. Реквизит «Наименование организации». Прочие реквизиты.

Раздел 2. Организация работы с документами

Тема 4. Работа с входящими, исходящими (отправляемыми) и

Внутренними документами (ОПК-7, ПК-8)

Этапы работы с входящими документами: прием и обработку документов; рассмотрение документов руководителем (резолюция); регистрацию документов; исполнение документов; контроль исполнения документов; хранение и использование документов; передачу на архивное хранение. Первоначальная обработка поступившей корреспонденции. Перечень нерегистрируемых документов. Рассмотрение документов руководством. Резолюция руководителя. Этапы обработки исходящих (отправляемых) документов. Составление проекта документа. Согласование проекта документа. Работа с внутренними документами.

 

ТЕМАТИКА РЕФЕРАТОВ

1. Нормативно-методическая база делопроизводства

2. Основные понятия и терминология ДОУ

3. Общие правила оформления документов

4. Система организационно-правовой документации

5. Система плановой документации

6. Система распорядительной документации

7. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации

8. Система отчетной документации

9. Система распорядительной документации

10. Совершенствование состава и форм документов организации

11. Требования к разработке и оформлению текстов документов

12. Характеристика документооборота

13. Совершенствование документооборота

14. Контроль исполнения документов и его совершенствование

15. Создание информационно-поисковых систем

16. Обеспечение сохранности документов

17. Конфиденциальные документы

18. Архивное хранение документов и дел

19. Средства организационной техники

20. Разработка Табеля форм документов

21. Разработка Альбома форм документов

22. Компьютерные технологии подготовки документов

23. Компьютерные технологии организации хранения и поиска информации

24. Документирование, защита и хранение персональных данных

25. Учредительные документы

26. Документация по работе с персоналом

27. Договорная документация

28. Документирование организационных функций

29. Нормативно-правовая документация по делопроизводству в организации

30. Разработка Номенклатуры дел организации

31. Оформление реквизитов документов

32. Документы, отражающие служебную деятельность

33. Письма

МАТЕРИАЛЫ И ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЭКЗАМЕНУ

Ø Структура экзаменационного билета:

1. Теоретический вопрос.

2. Теоретический вопрос

3. Практическое задание.

Вопросы к экзамену.

 Теоретические вопросы:

1. Нормативно-методическая база делопроизводства

2. Цели, задачи, функции службы ДОУ

3. Классификация документов

4. Унификация документов

5. Структура и объем документооборота

6. Прием и обработка входящих документов

7. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ

8. Рассмотрение документов руководством (резолюция) 

9. Работа с исходящими (отправляемыми) документами 

10. Работа с внутренними документами

11. Регистрация документов

12. Индексирование документов 

13. Формы регистрации 

14. Правила заполнения реквизитов карточки 

15. Справочная картотека

16. Работа исполнителей с документами 

17. Контроль исполнения документов

18. Сроки исполнения документов 

19. Формуляр-образец

20. Оформление реквизитов документов 

21. Требования к бланкам

22. Максимальный набор реквизитов

23. Сущность и разновидности организационных документов

24. Устав и его разделы

25. Должностная инструкция

26. Положение

27. Штатное расписание, структура и штатная численность 

28. Сущность и разновидности распорядительных документов

29. Оформление приказа и распоряжения

30. Указание

31. Постановление

32. Решение

33 Информационно-справочные документы и их разновидности

34. Акт

35. Протокол

36. Требования, предъявляемые к докладной записке

37. Объяснительная записка и ее оформление

38. Служебная записка

39. Правила написания деловых писем

40. Сопроводительное письмо

41. Письмо-приглашение

42. Информационное письмо

43. Справка

44. Приказ по личному составу 

45. Заявление

46. Трудовой контракт 

47. Трудовая книжка

48. Вкладыш к трудовой книжке и дубликат трудовой книжки

49. Личное дело

50. Автобиография

51. Правила написания резюме

52. Анкета и правила ее составления

53. Номенклатура дел

54. Порядок формирования дел

55. Правила хранения дел

56. Экспертиза ценности документа

57. Порядок передачи дел в архив

58. Систематизация и архивное хранение документов

Практические задания

Задача № 1.

Составьте и оформите приказ по ООО «ТОТ» о приеме Логиновой Оксаны Сергеевны на постоянную работу кондуктором маршрутного автобуса. Размер оклада составляет 3,5 тыс. руб. Основанием для издания приказа послужили заявление О.С.Логиновой и трудовой договор № 21.

Задача № 2.

Составьте и оформите сокращенный протокол собрания обучающихся вашей учебной группы. На собрании присутствовали все обучающиеся группы, а также методист отделения неюридических специальностей. Секретарем укажите себя, а председателем – старосту группы. В повестке дня собрания один вопрос – выборы нового старосты группы. Сообщение сделал прежний староста, указав причины, по которым он не может больше выполнять прежние обязанности. Выступили двое обучающихся группы, предложив кандидатуры нового старосты. Решение собрания и другие недостающие сведения сформулируйте и укажите самостоятельно.

Задача № 3.

Составьте акт приема передачи дел при смене секретаря в ОАО «Стройкомплекс». Бывший секретарь Н.Н.Коровина передает дела вновь назначенному секретарю О.С.Абрамовой в присутствии начальника канцелярии М.Ф.Романцевой (председатель комиссии). Передано 18 дел в соответствии с номенклатурой дел на текущий год. Все дела оформлены в скоросшивателях. Акт составлен в 2-х экземплярах, один – в дело № 01-17, второй – Н.Н.Коровиной. Акт утвержден заместителем генерального директора ОАО по персоналу М.М.Пашко.

Тематический план для заочной формы обучения

№

Наименование темы

Количество часов по учебному плану

Количество аудиторных часов

Из них, час

Самостоятельная работа

Формируемые компетенции

Лекции

Практ.

 (семин.) занятия

1

2

3

4

5

6

7

8

Раздел 1. Документирование

1

Тема 1. Документационное обеспечение управления:основные термины и понятия

18 1

1

-

17 ОПК-1 ПК-8 2

Тема 2. Стандартизация, классификация, состав реквизитов документов

18 1

1

-

17 ОПК-1 ОПК-7 ПК-8 3

Тема 3. Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов

18 2

1

1

16 ОПК-1 ОПК-7 ПК-8

Итого

180 16

10/2*

6/2*

155                            

 

Краткое содержание тем дисциплины

Раздел 1. Документирование

Тема 1. Документационное обеспечение управления: основные термины и понятия

Основу любой научной дисциплины составляют понятия – представления об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах. Научные понятия обозначаются специальными словами – терминами, которые составляют основу научного языка. Термин – это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. В отличие от обычного слова термин не называет понятие, а понятие приписывается термину, придается ему. Это обусловливает известную конвенциональность термина, т.е. ученые или специалисты условливаются, каким словом (термином) обозначать то или иное понятие.

Следовательно, содержание понятия, обозначенного термином, может быть раскрыто только посредством его дефиниции – краткого логического определения, устанавливающего существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, т.е. его содержание и границы. Поэтому следует иметь в виду, что термин лишь называет понятие, а его существо, содержание раскрывает определение.

Термины обладают рядом особенностей:

· системность – термин всегда связан с другими терминами данной предметной области;

· наличие дефиниции (определения) большинства терминов;

· моносемичность – однозначность термина в пределах одной предметной области, одной научной дисциплины или сферы профессиональной деятельности;

· отсутствие экспрессии;

· стилистическая нейтральность.

В отличие от общелитературного язык профессионального общения требует

однозначности толкования основных понятий, выраженных в терминах. Для ДОУ это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, и неточное употребление того или иного термина может иметь нежелательные юридические последствия.

Термины конкретной области знания или деятельности составляют от-

дельную терминосистему (терминологию).

Терминология документоведения включает в себя термины ДОУ, обозна-

чающие все, что связано с процессами создания документов, их обработки, поиска, хранения, использования.

Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем ДОУ. Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ, зафиксированная в государственном стандарте – ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

  Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине 18 в. и образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» первоначально обозначал вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, делопроизводством называлось прежде всего рассмотрение и решение дел (вопросов). Термин «дело» в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, стал употребляться позже.

  Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 синонимичен термину «документационное обеспечение управления»(ДОУ), который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации. Термин ДОУ подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информационное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и т.п.

  ДОУ предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

  Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

  Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

  Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа – изображение документа на экране монитора.

  При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях – обеспечивается обработка на ЭВМ.

  Средства документирования:

· Простые орудия (ручки, карандаши и др.);

· Механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино_ и видеотехника и др.)4

· Средства автоматизации – ПЭВМ.

В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (текстовое, кино-, фото-, фонодокументирование, электронное) и типы создаваемых при этом документов. Это – текстовые документы, изобразительные, графические, фотодокументы, фонодокументы, кинодокументы, письменные(ПЭВМ) на машинных носителях. Т.е., результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Сейчас наиболее распространены носители – бумага, магнитные.

  Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Она обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. Современные требования к оформлению документов фиксируются в ГОСТах (например, ГОСТ Р 6.30-03 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Всего установлено 30 реквизитов и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Он также регламентирован ГОСТом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного ГОСТом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

  В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы – носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации – книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную. вторичную информацию.

  Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида.сферы деятельности, единых требований к оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. В документоведении используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

  Все документы делятся на официальные и документы личного происхождения (самая немногочисленная система – личная переписка, воспоминания (мемуары) и дневники).

  Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы обеспечивают управляемость объектов в рамках государства и отдельных организаций. К ним относятся комплексы систем:

· Организационно-правовая документация;

· Плановая;

· Распорядительная;

· Информационно-справочная и справочно-аналитическая;

· Отчетная;

· Договорная;

· Документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

· Документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет и отчетность);

· Документация по МТО;

· Документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;

· Документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются

единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

  Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами – это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

  Документооборот  организации – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

  Характеристикой документооборота является его объем. Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданные ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Это важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др.

  Одна из важнейших функций в организации работы с документами – учет документов, который обеспечивается их регистрацией – записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

  Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов – это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

  Большинство рассмотренных терминов – основа терминосистемы ДОУ и основные понятия научной дисциплины.

 

3. Функции органов, управляющих

созданием и использованием документов

  В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. На нем приняты решения об актуальности создания специализированного института для разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и о необходимости исследований в области НОТ. Решения совещания активизировали работу ученых и практиков. В 1958 году Советом Министров РСФСР была утверждена «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой главный акцент был сделан на унификации делопроизводственных работ. С этого же года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР стало правомочно контролировать организацию делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ издало «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которое многие годы было основным руководящим документом. В 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому было поручено завершить разработку ЕГСД. Кроме него в разработке ЕГСД приняли участие НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. Госкомитетом Совета Министров СССР по науке и технике были рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для применения «Основные положения ЕГСД». ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по НОТ служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Но там не было новых информационных технологий работы с документами с применением ЭВМ. В 1988 г. ЕГСД была переработана и издана в виде Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В 1970-80 –е годы были изданы государственные стандарты (ГОСТ) на управленческие документы и разработаны общесоюзные классификаторы технико-экономической информации (ОК ТЭИ) – ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др., унифицированные системы документации (УСД) и ГОСТЫ на них.

  Общие принципы организации документационного обеспечения учреждений, организаций и предприятий регламентируются законодательством РФ.

  Документирование информации – обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы – в соответствии с положениями закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 г. №24-ФЗ должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность РФ.

  Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

  РФ и субъекты РФ являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, а также полученных путем иных установленных законом способов. Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.

  Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях и полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических и физических лиц.

  Субъекты, представляющие в обязательном порядке документированную информацию в органы государственной власти и организации, не утрачивают своих прав на эти документы и на использование информации, содержащейся в них.

  Документированная информация, представляемая в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию.

  Информационные ресурсы, являющиеся собственностью государства, находятся в ведении органов государственной власти и организаций в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и защите в составе государственного имущества. Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов

Служба ДОУ в организации

Служба ДОУ осуществляет ведение Табеля форм документов и Альбома форм документов. Примерный Табель форм документов, применяемых в деятель­ности организации, - это перечень разрешенных к применению уни­фицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с харак­теристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохож­дения.

Табель форм документов предназначен для:

оптимизации состава применяемых в организации форм докумен­тов и их закрепления в едином нормативном документе;

классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

унификации и нормативного закрепления процедуры подготов­ки управленческих документов в организации;

унификации форм документов организации;

упорядочения документной базы организации в целях повыше­ния эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для докумен­тирования собственной управленческой деятельности, и позволя­ющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм доку­ментов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбом форм документов содержит формы документов, включен­ные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации со­става и форм документов организации по функциям управления.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

• соответствие используемых форм документов решаемым задачам;
• юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;
• оперативность реализации управленческих функций организации;
• сокращение затрат рабочего времени на составление, оформле­ние и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов

Разработка Табеля форм документов состоит из следующих этапов:

1. Предпроектное обследование.                                             

2. Выбор формы Табеля.

3. Формирование структуры Табеля.

4. Отбор форм документов для включения в Табель.

5. Согласование Табеля.                                                           

6. Утверждение Табеля.

Основными задачами предпроектного обследования являются: ^;

· определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;

· формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

· выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специ­фики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;

· определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются:

· документы, составляющие правовую базу деятельности органи­зации: законодательные и нормативные правовые акты высших и федеральных органов исполнительной власти и управления, регла­ментирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;

· организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (сове­щательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

· распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;

· комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

· документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующие­ся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;

функция управления и задача (назначение документа), при реа­лизации которых создается документ (например, для штатного рас­писания организации: функция - организация системы, задача —; регламентация численного и должностного состава);

сведения об основных этапах подготовки документа: подразделе­ние-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хра­нения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, заполненные в процессе обследования до­кументации, — это основной рабочий массив, используемый в даль­нейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением карт документов отбираются эта­лонные образцы каждой формы документа. Образцы форм докумен­тов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобран­ных форм документов в дальнейшем используется для формирова­ния Альбома форм документов.

Табель форм документов составляется в табличной форме и со­держит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие фор­му документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по ОКУД, правовое основание применения формы документа и др.

Выбор конкретной формы Табеля зависит от задач, которые ре­шают разработчики Табеля. Если задача Табеля — оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовом основании и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если задача Табеля - оптимизация процедуры подготовки документов организации, названные выше графы должны быть дополнены сведениями об основных этапах оформления документа. Если разработка Табеля преследует более широкие цели — регламентация процедур подготовки и обработки документов и в целом документооборота организации, — Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.

Подготовленный проект Табеля форм документов согласовывается со всеми подразделениями организации, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие.

Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо определить его внутреннюю структуру, поскольку именно она определяет группир