Средства E-mail a Link и Alert Me

Следующие два средства на вкладке Documents (Документы) — это E-mail a Link (Отправить ссылку по электронной почте) и Alert Me (Известить меня). E-mail a Link открывает почтовое приложение и копирует в него ссылку на отмеченный документ. Указать можно лишь один документ. Это существенно экономит время, когда пользователь хочет показать документ другому пользователю: чтобы открыть почту и вставить ссылку, достаточно одного щелчка. Кроме того, так сокращается количество файлов, прикрепляемых к почтовым сообщениям, и, значит, экономится место в почтовых ящиках.

Средство Alert Me (Известить меня) позволяет пользователю создать извещение для указанного документа или перейти по ссылке Manage My Alerts (Управление извещениями) на страницу My Alerts on this Site (Мои извещения на этом сайте). Там пользователь может создать извещение для всего списка или библиотеки. Извещения — еще одно мощное средство, которое отличает библиотеки документов SharePoint от обычных решений хранения файлов, т.к. они позволяют SharePoint взаимодействовать непосредственно с конечными пользователями с помощью почтовых извещений в случае изменения существующих документов или добавления в библиотеку новых. Приведенный ниже пример показывает дополнительные преимущества имеющихся средств.

Следующие шаги позволяют создать извещение для библиотеки документов — обычное действие, которое часто выполняется пользователем или администратором сайта или библиотеки документов:

1. Откройте библиотеку документов, перейдите на ленточную вкладку Documents (Документы) и щелкните на стрелочке рядом со значком Alert Me (Извещать меня).

2. Щелкните на ссылке Manage My Alerts (Управление извещениями).

3. Щелкните на кнопке Add Alert (Добавить извещение).

4. Выберите библиотеку документов или список, за которым нужно следить. Щелкните на кнопке Next (Далее).

Глава 19

5. Введите название для извещения. Рекомендуется вставлять в название имя списка или библиотеки, а затем сокращенно тип извещения, вроде “Все изменения в новой библиотеке документов”.

473

6. Укажите пользователей или группы, которым нужно посылать извещения, разделяя их точками с запятой. В этом поле можно указать кого угодно, но такими широкими правами не стоит злоупотреблять. Обычно извещения создаются для себя лично, но администраторы и начальники могут вводить и имена групп.

7. Оставьте стандартный метод доставки E-mail, если в данной ферме не предусмотрена рассылка текстовых сообщений (SMS).

8- Выберите тип изменений (Change Туре), которые будут генерировать извещения. Возможные варианты — All Changes (Все изменения), New Items Are Added (Добавление новых элементов), Existing Items Are Modified (Изменение существующих элементов) и Items Are Deleted (Удаление элементов).

9. Выберите дополнительные критерии в разделе Send Alerts for These Changes (Посылать извещения для таких изменений). Здесь возможны варианты Anything Changes (Любое изменение). Someone Else Changes a Document (Изменение документа кем-то другим), Someone Else Changes a Document Created by Me (Изменение кем-то другим документа, созданного мной) и Someone Else Changes a Document Last Modified by Me (Изменение кем-то другим документа, до этого измененного мной).

10. Выберите вариант в переключателе When to Send Alerts (Когда посылать извещения). Возможны варианты Send Notification Immediately (Послать извещение немедленно), Send a Daily Summary (Послать в ежедневной сводке) и Send a Weekly Summary (Послать в еженедельной сводке). Для вариантов ежедневной и еженедельной сводки необходимо выбрать время и день недели. На рис. 19.16 показан пример извещения для указанного типа изменения с выбранным видом изменения и временем посылки извещения.

:»j ма -'«ьорвь¹ fcywtt/Suwfcwjifr» 1ии*?встш^%зУ2рА*го<со5%д>ав»УС£ *>j ж •ggFmmittt '•_'NcwDocumentUfan^r<NewAlcft

Send me alarts by ф E-maS

^АЯ Site Content Speech*»

L.’setieebc.oxn send url in tea (sms)

О<fly send rr»e «terti»Л#п- lAH«hang»

•* tyn* af dwv** y*u to hr atated to

4 New ftam* are *4 d«d C! Ermine icm era ■nodiFwd } Item* mrt defetad

Send it** ел Л1«п wh*n M Anything changes < Sotnconc • document

, Someone ete* cha>v«e • document cretited by rre Someone ^аесЬатфея в document letfmodrfied by rna

ft Send nctificaifinifntnaMtb #> Send • daMy eummaiy Send ■ wfwldy eimmary

1

-J

Yane:

Лтавжз

% Local ntr<nrt | Protected Mode Off

11. Щелкните на кнопке ОК.

12. Если среда SharePoint 2010 настроена правильно, то пользователи, указанные в поле Send Alerts То (Кому посылать извещения), будут получать почтовые сообщения с успешно созданными извещениями.