Работа с другими стандартными средствами в библиотеках документов

Теперь, когда в предыдущем разделе была описана базовая структура библиотеки документов и процесс добавления в нее документов, можно рассмотреть дополнительные средства, доступные на ленте Documents (Документы) и в раскрывающихся меню. Здесь находится ряд инструментов, которые отличаются в версиях SharePoint 2010 и SharePoint 2010 Standard и Enterprise, поэтому каждый раз будет указываться используемая версия SharePoint. Учтите, что возможности, разрешенные в библиотеке документов, и полномочия пользователей, обращающихся к ним, также влияют на набор инструментов, отображаемых на ленте и в меню, и на недоступность (затенение) или доступность для использования. Так что то, что вы увидите в своей среде, может отличаться от приводимых здесь примеров.

На рис. 19.8 показана библиотека документов SharePoint 2010 с несколькими элементами в ней. Для одного из этих документов пользователь раскрыл раскрывающееся меню, и в результате слева от документа появилась галочка, означающая, что документ выбран. При выборе документа становится активной вкладка Documents (Документы) в разделе Library tools (Инструменты библиотеки) на ленточном интерфейсе. Для доступа к этой вкладке пользователь может и не открывать раскрывающееся меню, а самостоятельно установить галочку.

Вкладка Documents появилась лишь в SharePoint 2010 вместе с ленточным интерфейсом, который взят в среду SharePoint из продуктов Office 2007. Обратите внимание, что на рис. 19.8 нет точного соответствия между средствами, имеющимися на вкладке Documents, и пунктами раскрывающегося меню. Порядок пунктов в меню оставлен похожим на меню в SharePoint 2007, чтобы пользователи, знакомые с системой меню SharePoint 2007, могли сразу чувствовать себя как дома, хотя для освоения компоновки инструментов на ленте им потребуется некоторое время.

Инструменты, которые имеются на вкладке Documents, рассматриваются в последующих разделах, слева направо, с примечаниями, если какой-то из них доступен только в SharePoint 2010 или SharePoint 2010.

ТТспользованй^тёхнологиП Shard'oint 20V’...

Часть IV

464

«м»'. —

©

Lists Crfendar j Taste

Discussions Тмт Dtacuseion

Recyrie Bin ^ AN Site Content

b'

^3 Е-гпйЯ a Link

Create Document Workspace Download a Copy

rt —

View Propertiea

Edit Propertw I

jQ Edit in MoiwoltVteo Jcfc Checkout i Alert Me Send To 4P Ив гиде Рв<тт*»опв~ x Delete

local iritnnet I Protected Mode Off

*Ц00% «■

Puc. 19.8. Вкладка Documents (Документы) и раскрывающееся меню для документа

Из библиотеки документов

Средства New Document и Upload Document

На левом конце инструментальной вкладки Documents (Документы) находятся средства New Document (Создать документ) и Upload Documents (Выгрузка документов), которые часто используются и позволяют пользователям с достаточным уровнем прав создавать новые документы на основе шаблона, назначенного библиотеке документов, или выгружать документы. Средство выгрузки документов уже было подробно рассмотрено в разделе “Добавление документов в библиотеку документов” и поэтому здесь рассматриваться не будет.

Для создания нового документа выполните следующие шаги:

1. Войдите в библиотеку документов с учетной записью автора документов или с большими полномочиями и щелкните на значке New Document (Создать документ).

2. Может появиться предупреждающее сообщение при загрузке template. dotx или другого шаблонного файла (если он определен администратором) — щелкните на кнопке ОК.

3. Загрузится Word 2010 и выведет шаблон. Измените этот шаблон так, как вам нужно, и щелкните на значке Save (Сохранить). SharePoint помнит, что шаблон уже сохранен в библиотеке документов, поэтому он запросит имя. с которым нужно сохранить документ в библиотеке. Введите имя документа и щелкните на кнопке Save.

4. В меню File (Файл) Word 2010 выберите пункт Exit (Выход) — Word закроется, а новый документ появится в библиотеке документов. Он будет помечен значком NEW (Новый).

5. Наведите курсор на новый документ в библиотеке документов и выберите для него пункт View Properties (Просмотр свойств). Откроется окно со свойствами документа: несколько инструментов, дата и время создания, создавший пользователь, а также дата и время последнего исправления (и пользователь), как показано на рис. 19.9.

={ 465

Глава 19

Manage __Atttcra ___

Name New Document

T*1-

VerstorcO 1

Greeted et J/21/XU) iJHIWby Userl L»lr»dtelet3/?l₎r2DlC L'03PMbyU*r1

Puc. 19.9. Окно View Properties (Просмотр свойств) для только что созданного документа

Администратор библиотеки документов может изменить шаблон с помощью ссылки Advanced Settings (Дополнительные параметры) на странице Document Library Settings (Параметры библиотеки документов). А если в библиотеке документов администратору библиотеки разрешено управление типами контента (также с помощью ссылки Advanced Settings на странице Document Library Settings), то в этом окне будут отображаться и типы контента, доступные в библиотеке документов.

Средство Upload Document (Выгрузка документа) повторяет функции ссылки Add Document (Добавить документ), уже рассмотренной в данной главе, только раскрывающееся меню ниже значка на вкладке Documents (Документы) инструментальной ленты непосредственно содержит пункт Uploading Multiple Documents (Выгрузка нескольких документов). А если щелкнуть на ссылке Add Document внизу страницы, то для выгрузки нескольких документов нужен еще один щелчок. Не ахти какая экономия времени, конечно, но пользователям нравятся такие мелкие улучшения.

НА ЗАМЕТКУ -

Пользователи могут применять только те средства, которые им позволены их уровнем прав доступа. Например, если пользователь с правами чтения документов посетит библиотеку документов, он не сможет щелкнуть на значке Edit Document (Правка документа) — этот значок будет не активен, т.к. пользователю разрешается лишь читать документы в библиотеке. Но ему все-таки доступны другие средства: E-mail a Link (Отправить ссылку по электронной почте). Alert Me (Известить меня) и Download а Сору (Загрузить копию).