Использование средств Edit Document, Check Out. Check in и Discard Check Out

Средства Edit Document (Править документ). Check Out (Изъять), Check In (Сдать) и Discard Check Out (Отменить изъятие), как правило, чаще всего применяются в библиотеке документов, предназначенной для коллективной работы, поэтому стоит не пожалеть времени и сил на обучение конечных пользователей и администраторов работе с этими инструментами, даже если они выглядят совершенно понятно, и “каждый” интуитивно понимает, как их использовать.

Важно помнить, что конфигурации рабочих столов могут влиять на возможности работы конечных пользователей с этими инструментами. Например, пользователь с Office 2003 и пользователь Office 2010 будут по-разному взаимодействовать с документами, хранящимися в библиотеке документов SharePoint 2010. В организации должны быть разработаны материалы поддержки, списки часто задаваемых вопросов и обучающие материалы, доступные для пользователей с различными конфигурациями компьютеров. И не забудьте про пользователей Мае!

Щелчок на значке Edit Document (Править документ) после выбора документа открывает приложение Microsoft Office и позволяет пользователю редактировать документ — конечно, если у него есть права на изменение документов в данной библиотеке. При этом может появиться окно Open Document (Открытие документа) с предупреждением “some files can harm your computer" (некоторые файлы могут повредить вашему компьютеру), но потом файл все-таки откроется в соответствующем приложении. Практические рекомендации по использованию приложений Office с SharePoint 2010 приведены в главе 25.

Это повсеместно считается одной из наиболее важных возможностей системы управления документами, которая отличает SharePoint от файлового хранилища и ставит его наравне с другими продуктами ЕСМ (enterprise content management — управление контентом предприятия) или продуктами управления документами.

НА ЗАМЕТКУ

Если в библиотеке документов предполагается хранить файлы типов, не относящихся к Microsoft (например, файлы Adobe Photoshop, Autodesk или AutoCAD), IT-персонал должен тщательно протестировать поведение этих файлов в библиотеках документов SharePoint 2010. Во многих случаях пользователям приходится копировать файлы на свои компьютеры, открывать эти файлы для редактирования, затем сохранять на компьютере, а в конце снова выгружать в библиотеку документов SharePoint 2010.

Всем пользователям рекомендуется изымать документ из библиотеки, прежде чем приступить к работе с ним. При этом пользователю задается вопрос, использовать ли локальную папку для черновиков. Если пользователь щелкнет на кнопке ОК, то документ будет изъят, а значок в столбце Туре (Тип) рядом с документом меняется на зеленую стрелочку, как показано на рис. 19.11. Если пользователь решил использовать локальную папку для черновиков, то копия документа будет помещена в подпапку SharePoint Drafts (Черновики SharePoint) папки Documents (Документы) — если ее нет, она будет создана. Теперь в раскрывающемся меню добавляются пункты Check In (Сдать) и Discard Check Out (Отменить изъятие), как показано на рис. 19.11.

т rs

я

(меп

Ueert

}

Lists

Calendar

Tasks

I DtSCUSS*OOS | Team Discumon

(E Recyde Bin Ml Site Content

• View Properties!ф Edit PropertMS

Edit in Ptcroeoft Van jl Oedtln

Oiacard Chedc Out iU*rt Me Send To

Manage Релтикюпе У Delete

local tnjrenrtj Protected Mode Off

^100% *

Puc. 19.11. Документ, изъятый из библиотеки документов

НА ЗАМЕТКУ

Администратор библиотеки документов может сделать изъятие документов обязательным перед его редактированием. На странице Document Library Settings (Параметры библиотеки документов) перейдите по ссылке Versioning Settings (параметры ведения версий), и в разделе Require Check Out (Требовать изъятие) щелкните на кнопке Yes (Да) под параметром Require Documents to be Checked Out Before They Can Be Edited (Требовать изъятие документов перед их редактированием).

После изъятия документа пользователь может сразу же приступить к редактированию документа или сделать это позже. Другие пользователи увидят по изменившемуся значку, что документ изъят, а если администратор включит в представление документов столбец Checked Out То (Кем изъят), то буцет видно еще и кто изъял данный документ.

Средства View Properties и Edit Properties

Свойства есть у всех документов, хранятся ли они в библиотеках документов SharePoint или нет. Документы имеют имя, дату и время создания, дату и время последнего изменения, автора и другие описатели. SharePoint позволяет администраторам библиотек документов определять дополнительные свойства — поля метаданных, которые будут храниться в этой библиотеке документов. В отличие от базовых свойств файлов, свойства, определенные в полях метаданных, могут пропасть при перенесении документа в другую библиотеку документов, в которой не предусмотрены такие же столбцы метаданных. Средства View Properties (Просмотр свойств) и Edit Properties (Правка свойств) позволяют пользователю библиотеки увидеть, какая информация доступна в библиотеке документов относительно каждого документа.

На рис. 19.12 показано окно blit Properties (Правка свойств) для документа, хранящегося в библиотеке документов, в котором добавлены столбцы Project Name (Имя проекта). Ratings (Рейтинги). Document Owner (Владелец документа) и Type of Document (Тип документа). Для данного примера использована версия SharePoint 2010 Enterprise. Внизу окна вИД^{ен номе}Р версии документа — значит, в библиотеке документов включено ведение версий, а, кроме того, имеются сведения о дате и времени создания и последнего изменения _и пользовательской учетной записи.

New Document Library - ABC SharePoint 2010 Beta Server Farm Build_vl do r			X
У В	' i^Copy	X
Save Cancel	Psitc	DeleteRem
Commit	Clipboard	Ad tons
Name*		|ABC SharePoint 2010 Beta Server Farrr.docx '	*
Trtfe		ABC SharePoint 2010 Beta Server Farm Build '
Project Name		IProiect А; |ч£> 1
Rating (0-5)
Document Owner		[ABC\User2; 1	<
Type of Document		i Configuration Notes/Instructions T*1	1
verson: 5.0 ^ С»и1 1Created Л 3/22/20109:03PM by System Account ' --— i — - ■ 1Lastwodfied at 3/13/201D 6:38PM by АВСЧйег!			p I
Рис. 19.12. Окно Edit Properties (Правка свойств) для документа

Администратор библиотеки документов решил добавить несколько столбцов для более подробной классификации документов с помощью метаданных и попросить пользователей оценить документ. Добавление столбца Document Owner (Владелец документа), который содержит имя учетной записи пользователя в домене, четко показывает, кто является конечным авторитетом для конкретного документа. Конечно, библиотека документов отслеживает, кто создал (или выгрузил) документ и кто последним изменил его, но ни один из этих людей может реально не быть ответственным за сам документ. Добавление столбца Type of Document (Тип документа) предоставляет пользователю список вариантов, которые экономят время и позволяют пользователям точнее определять тип документа, т.к. имена документов не всегда понятны и могут содержать мало информации о типе документа.

Эта важная тема более подробно раскрыта в главе 22.