Предложения по развитию системы контрактации для аутсорсинга административно-управленческих процессов

5.1.Общие положения и содержание контракта об аутсорсинге

Взаимодействие заказчика услуг с их поставщиком непременно связано с определенными рисками невыполнения или недолжного выполнения поставщиком своих обязательств. Контракт при аутсорсинге и является одним из инструментов управления рисками. Согласование механизмов разрешения спорных вопросов на этапе обсуждения проекта контракта позволит предотвратить проблемы в дальнейшем. Контракт защищает обе стороны от возможного ущерба и убытков.

Отношения аутсорсинга не регулируются в российском законодательстве конкретными положениями. Аутсорсинг является фактически новой формой взаимодействия сторон, поэтому условия сотрудничества могут иметь значительные различия в отдельных ситуациях. Сущность этих взаимоотношений, которая и должна быть отражена в контракте, выражена в переложении отдельных функций на организацию-аутсорсера, обладающую необходимыми компетенциями и выполняющую данные функции на определенных условиях. Кроме того, контрактом определяются взаимные обязательства сторон, форма взаимоотношений, сроки и другие аспекты.

Контракт об аутсорсинге содержит, как правило, следующую информацию[9]:

1. Имена и адреса сторон, точное описание тех видов деятельности заказчика, которые затрагивает соглашение об аутсорсинге.

Во вводной части контракта должно быть коротко представлено исходное положение и цель переложения функции (функций) организации на внешнего партнера

2. Предмет договора. Вэтой части контракта речь идет о принятии на себя исполнителем определенных задач или видов деятельности.

Целесообразно также определить, какими качествами и способностями должен обладать исполнитель. Технические ноу-хау, которыми располагает исполнитель, подробно описываются в отдельном приложении к контракту, в то время как выполняемые исполнителем функции конкретно определяются в отдельных договорах на выполнение работ. Договоры на выполнение работ (подряды) являются частью соглашения об аутсорсинге и представлены в нем в виде перечня выполняемых работ. Договоры о выполнении работ конкретизируют в этом случае соглашение об аутсорсинге, которое определяет сущность взаимоотношений между сторонами и начало выполнения исполнителем обязательств в рамках аутсорсинга.

Отдельным положением соглашения определяется, переходит или нет к исполнителю в рамках процесса аутсорсинга техническая инфраструктура, имущество, которое относилось ранее к структурному подразделению организации, выполнявшему соответствующие функции или виды деятельности. На начальной фазе разработки аутсорсинг-проекта надо определить, какие юридические и экономические отношения будут связывать партнеров. Различаются следующие возможные варианты:

1) аутсорсинг как передача функций вместе с передачей соответствующих активов (материальных и нематериальных) привлекаемой организации;

2) аутсорсинг как простое «приобретение со стороны» продукции или услуг.

3. Даты начала и окончания срока действия контракта и, при необходимости, место выполнения работ. Рекомендуется также составлять детализированный план выполнения работ, который целесообразно прикреплять к договору в качестве приложения. В договор может быть включена дополнительная формулировка о том, что исполнитель является независимым от ограничений и норм заказчика при определении рабочего времени.

4. Средства производства и расходные материалы, которые исполнитель имеет в своем распоряжении. Иногда в текст контракта включается само собой разумеющееся положение о соблюдении добросовестности при эксплуатации, которое четко определяет, что исполнитель отвечает также и за простую халатность. На него налагается обязательство незамедлительного оповещения о возникновении каких-либо повреждений переданных в его распоряжение заказчиком средств производства.

6. Привлечение соисполнителей (субподрядчиков) или третьих лиц. В стандартном случае заказчик заключает договор с исполнителем, потому что ему известно: исполнитель располагает особой компетенцией (что при необходимости подтверждается приложениями к контракту). По этой причине исполнитель не может по своему личному усмотрению привлечь третье лицо в рамках субподряда для выполнения данного вида деятельности. Исполнителю это не разрешается без предварительного согласования с заказчиком, независимо от того, принадлежат ли выполняемые функции к сфере оказания услуг или к сфере производства.

7. Текущая отчетность и формы контроля за деятельностью исполнителя. Так, например, исполнитель обязуется при необходимости сообщать заказчику в письменной форме о своей деятельности с регулярно периодичностью, в зависимости от оказываемых услуг (ежедневно/еженедельно/ежемесячно).

8. Управление договором аутсорсинга. Договор должен отвечать на вопрос, кто со стороны заказчика отвечает за управление процессом предоставления услуг аутсорсинга.

9. Условия, сроки и форма оплаты услуг исполнителя. Описание всех выплат и компенсаций, причитающихся исполнителю. Возмещение непредвиденных затрат.

10. Ответственность сторон. Ненадлежащее качество оказанной услуги и права заказчика при отсутствии специального пункта договора будут доказываться в судебном порядке, что повлечет за собой дополнительные издержки и потерю времени.

Контракт должен также гарантировать, что любая информация, представляющая собой коммерческую тайну, будет защищена. Аутсорсинг является формой довольно близких отношений между организациями заказчика и исполнителя, что потенциально дает каждой стороне доступ к конфиденциальной информации другой стороны, включая:

· личные сведения о сотрудниках организации-заказчика, например, там, где на аутсорсинг передается система создания платежных документов;

· принадлежащую заказчику деловую информацию, представляющую собой коммерческую тайну;

· представляющие тайну коммерческие данные аутсорсера, которые необходимы заказчику, такие, как будущие деловые планы и издержки.

В отношении тайн, которые могут стать известными исполнителю, контракт также должен предусматривать жесткие меры. Исполнитель не должен иметь права в течение срока действия, а также после прекращения действия контракта не применять, ни разглашать третьему лицу сведения, составляющие тайну.

11. Отношения к авторскому праву и праву собственности. Результаты деятельности исполнителя принадлежат заказчику, и в соглашении должна быть подробно оговорена передача использования прав, которые возникли в области деятельности аутсорсера. При совместном использовании предметов, подлежащих лицензированию (например, программного обеспечения), заказчик обязан предварительно запросить у обладателя лицензии согласие на право использования данного предмета исполнителем.

Если во время совместной работы между сторонами возникают разработки, которые требуют защиты прав на их использование (например, изобретения, требующие патента или регистрации модели), или в случае, когда исполнитель во время выполнения деятельности, связанной с контрактом, достигает результатов, которые требуют защиты авторских прав, он обязан предоставить заказчику неограниченное право пользования.

12. Условия окончания (прекращения) действия контракта, усло вия продления срока действия; дата, до которой должны начаться переговоры о продлении реализуемого соглашения; последствия окончания действия соглашения; подробное объяснение всех особо оговоренных условий выхода из контракта, а также все заранее обусловленные сроки окончания проекта при преждевременном разрыве соглашения.

Исполнитель в случае прекращения действия контракта обязан незамедлительно вернуть предоставленные ему заказчиком документы и другие предметы, если отсутствует другая договоренность. При этом причина окончания действия соглашения не имеет значения.