Этап функционирования аутсорсинга.

Структуры управления и мероприятия (встречи, заседания, обмен информацией), направленные на эффективное управление, играют важнейшую роль при решении проблем, связанных с существованием рисков.

Применительно к ФАС России структура управления может состоять из трех уровней.

1. Стратегический уровень. Уровень представлен Рабочей группой по аутсорсингу. На данном уровне принимается общее решение о том, выполнение каких процессов передавать сторонней организации.

2. Тактический уровень. На данном уровне осуществляется текущий контроль за качеством исполнения процесса. Уровень представлен руководством управления, которое координирует реализацию процесса в соответствии с внутренними документами службы.

3. Функциональный уровень. Уровень представлен конкретными сотрудниками, отвечающими за взаимодействие с организацией-поставщиком услуг.

На Схеме 5 продемонстрированы три уровня управляющей структуры.

 

 

Схема 5. Уровни управления отношениями аутсорсинга.

 

 

Пример реализации отдельного аутсорсинг-проекта в ФАС России

На примере процесса организации семинаров в ФАС России далее будет рассмотрена возможная схема реализации отдельного аутсорсинг-проекта.

Аутсорсинг процесса организации семинаров может реализовываться в течение 7 этапов:

Этап 1. Составление календарного плана на следующий год управлениями центрального аппарата при участии территориальных управлений ФАС России. На данном этапе проводится планирование деятельности управлений центрального аппарата и территориальных органов ФАС России на следующий календарный год, в том числе определение необходимости в проведении мероприятий по адвокатированию конкуренции.

Этап 2. Окончательное определение количества и характеристик семинаров по адвокатированию конкуренции. Управление информатизации, автоматизации и общественных связей при взаимодействии с другими управлениями центрального аппарата и территориальными органами ФАС России определяет и согласует окончательный перечень семинаров, которые необходимо провести в следующем году, при этом определяются (в некоторых случаях по возможности) такие характеристики семинара:

· цели и задачи (формулируется тема);

· состав потенциальных участников и количество посетителей семинара;

· ориентировочные сроки и место (субъект Российской Федерации, город) проведения;

· бюджет мероприятия;

· требования к месту проведения (в соответствии с количеством участников, уровнем семинара и другими параметрами);

· необходимость и требования к информационному материалу для раздачи участникам;

· наличие и требования к организации питания (обед, кофе-брейки, буфет).

После уточнения всех характеристик организации семинаров обоснования направляются в Финансовое управление ФАС России.

Этап 3. Расчет затрат необходимых для финансирования проведения семинаров. Финансовое управление производит расчет затрат необходимых для проведения семинаров, а также передачи данных услуг на аутсорсинг. При этом следует отметить, что возможна ситуация, когда затраты на осуществление данных услуг собственными силами будут обходиться дешевле, чем привлечение частной компании. Однако передача указанного процесса на аутсорсинг носит не столько финансовый аспект, сколько операционный, так как это поможет разгрузить многих сотрудников и сконцентрироваться на осуществлении других видов деятельности.

После расчета и определение бюджета аутсорсинг-проекта документы, полученные в ходе выполнения указанных работ, направляются в Рабочую группу по аутсорсингу. Рабочая группа на основании полученных обоснований оценивает целесообразность передачи процесса на аутсорсинг и принимает соответствующее решение.

Этап 4. Разработка Аналитическим управлением ФАС России (специализированной организацией) совместно с Рабочей группой по аутсорсингу конкурсной документации и технического задания. При этом особое внимание должно быть уделено разработке технического задания. В техническом задании на передачу процесса проведения семинаров частной компании должны быть отражены следующие параметры:

· количество семинаров с указанием ориентировочного количества участников;

· ориентировочные сроки и место (субъект Российской Федерации, город) проведения;

· требования: к месту проведения каждого семинара в соответствии с необходимым уровнем услуг, требования к раздаточному материалу, питанию;

· бюджетное финансирование, определяемое в соответствии с количеством семинаров, количеством участников и указанными требованиями.

Этап 5. Проведение конкурса и определение победителя конкурса. Данный этап осуществляется в соответствии с законодательством о государственных закупках.

Этап 6. Разработка и подписание контракта, согласование и уточнение технического задания. Вопросы, касающиеся разработки и подписания контракта были рассмотрены ранее. Особое внимание в контракте должно быть уделено процессам контроля за предоставлением услуг, а также взаимодействию ФАС России, его территориальных органов и поставщика услуг, поскольку успешная организация семинаров напрямую зависит от координации данных субъектов. Разработанное на этапе создания конкурсной документации техническое задание на данном этапе проходит согласование с выбранным поставщиком услуг и затем, в случае необходимости, уточняется.

Этапы 7-8. Выполнение обязательств поставщиком в соответствии с контрактом, координация и контроль совместной деятельности.

Процесс организации семинаров должен происходить при тесном взаимодействии поставщика услуг с Управлением информатизации, автоматизации и общественных связей и территориальными органами ФАС России. Поставщик перед организацией семинара должен получить от данного управления и территориальных органов перечень предполагаемых участников, которых необходимо уведомить, уточненные сроки проведения семинара и многие другие вопросы.

Основной проблемой, связанной с передачей процесса организации семинаров на аутсорсинг, является необходимость точного определения всех базовых характеристик семинара, поскольку от этого напрямую зависит количество средств, выделенных поставщику услуг. Однако такие оценки проводятся задолго до проведения самих семинаров, что может привести к тому, что за это время может измениться предполагаемое количество участников семинара, место и сроки проведения, а также другие характеристики. Данные вопросы, несомненно, должны быть оговорены в контракте и техническом задании, где предполагаемое количество участников семинара следует давать в градациях, также должны быть определена возможность существенных изменений условий проведения семинара. Вероятной является ситуация, когда в течение отчетного года возникнет необходимость в проведении семинара, незапланированного заранее и соответственно учтенного в договоре с привлеченной организацией. Организацию подобного семинара придется проводить собственными силами службы.

 

Схема 6. Реализация проекта по передаче на аутсорсинг процесса организации семинаров