Как организовать прием на работу сотрудников?

 

Перечень документов и их оформление будут зависеть от того, на какую работу вы оформляете работника:

- на постоянную работу на обычных условиях;

- на работу по совместительству;

- принимаете ли вы на работу генерального директора;

- заключаете ли вы ученический договор;

- принимаете ли вы сотрудника-надомника или дистанционного сотрудника.

По общему правилу, согласно статье 65 ТК РФ, вы должны запросить у работника следующие документы:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел или при поступлении на работу, связанную с воспитанием детей.

Для некоторых категорий работников требуются дополнительные документы, например, для продавцов необходимы медицинские книжки.

Медицинские книжки нужны:

- воспитателям и учителям;

- медицинскому персоналу родильных домов и больниц, санаторно-курортной отрасли, интернатов для детей и инвалидов;

- работникам гостиниц и общежитий;

- работникам парикмахерских, бассейнов, спортивно-оздоровительных организаций и клубов;

- фармацевтам;

- для работы на водопроводных и канализационных сооружениях и сетях;

- продавцам продуктов питания.

Работодатель может хранить как оригиналы медицинских книжек с согласия работника, так и нотариально заверенные копии медицинских книжек, либо на время проведения проверочных мероприятий требовать от сотрудников представления оригиналов этих документов.

Частым вопросом является вопрос о необходимости предоставления ИНН при приеме на работу. Дело в том, что в перечне документов ИНН отсутствует, а вот в трудовом договоре такая информация содержится. На основании ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются такие сведения, как наименование работодателя и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) - работодателя. Наименование юридического лица содержит указание на его организационно-правовую форму (п. 1 ст. 54 Гражданского кодекса РФ).

 

Совет! Если сотруднику присвоен ИНН, то работодатель может посоветовать работнику узнать его на сайте налогового ведомства www.nalog.ru и сообщить будущему работодателю.

 

Обратите внимание! Упоминание ИНН не обязательно для идентификации физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем

 

Судебная практика. Обратите внимание, что отсутствие ИНН работодателя в трудовом договоре может быть признано нарушением. Так, в Постановлении Верховного Суда РФ от 15.05.2014 N 3-АД14-1 суд исходил из следующего. Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указывается, в т.ч., идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями). В данном случае работодателем и работником заключен трудовой договор, в котором не указан ИНН работодателя. Суд признал правомерным привлечение должностного лица работодателя к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за перечисленные нарушения.

Таким образом, лучше взять с сотрудника ИНН или установить данный номер на сайте налогового ведомства.

Трудовой кодекс не обязывает требовать от нового работника заявление о приеме на работу. Основанием для издания приказа о приеме на работу является не заявление, а трудовой договор.

Однако заявление является очень полезным документом:

- из заявления видно волеизъявление работника устроиться на конкретную работу;

- в заявлении отражается должность и оклад;

- на заявлении легко проставить резолюцию работодателя.

Обратите внимание, что форма заявления законодательно не установлена.

Вместе с тем в заявлении целесообразно указать следующие данные:

- наименование компании;

- вид документа;

- дата заявления;

- структурное подразделение;

- фамилия, имя и отчество работника;

- даты приема на работу;

- особые условия, например прием на дистанционную работу.

 

Генеральному директору

ООО "Резерв"

А.Н. Лукьянчуку

 

Заявление

 

Прошу принять на работу менеджером по управлению персоналом с должностным окладом 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей.

 

Личная подпись

Р.Л. Иванова

 

18 сентября 2014

 

Согласно положениям ст. 15 ТК РФ трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

В соответствии со ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора.

Трудовой договор является основным документом, регулирующим правоотношения между работником и работодателем.

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым:

1. работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату,

2. работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Такое определение содержится в статье 56 ТК РФ.

В какой форме заключается договор?

Трудовой договор заключается в письменной форме (ч.1 ст. 67 ТК РФ).

Что должен содержать трудовой договор?

В трудовом договоре указываются:

- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;

- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

- место и дата заключения трудового договора.

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

- место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - указание на соответствующий момент окончания срока или способ его определения;

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

- гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

- условия труда на рабочем месте;

- условие об обязательном социальном страховании работника

- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (статья 57 ТК РФ).

Если в трудовой договор не были включены какие-либо обязательные условия, это не является основанием для признания его незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и условиями.

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленными законодательством:

- об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;

- об испытании;

- о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

- об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;

- о видах и об условиях дополнительного страхования и негосударственного пенсионного обеспечения работника;

- об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

- об уточнении прав и обязанностей работника и работодателя

- и другие.

Какие дополнительные условия чаще всего включают в договор?

Во-первых, это срок договора. Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор)

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок (статья 58 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу является обязательным документом, связанным с приемом на работу.

Согласно ч. 1 ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом удостоверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

Приказ на работу могут потребовать не только работники, но и ФСС, Пенсионный фонд и налоговая служба.

По какой форме подготовить приказ?

Работодатель может подготовить приказ о приеме на работу в свободной форме, если в нем будут содержаться обязательные реквизиты:

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц),

7) подписи лиц

Такие требования содержатся в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) "О бухгалтерском учете".

Кроме того, приказ может быть составлен по унифицированной форме N Т-1. Данная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Трудовой кодекс не обязывает работодателя оформлять соответствующие должностные инструкции. Вместе с тем должностная инструкция позволяет:

- определить объем обязанностей работника;

- установить взаимосвязи между структурными подразделениями;

- определить перечень требований к кандидату на конкретную должность.

Кроме того, в случае несоответствия работника занимаемой должности именно должностная инструкция позволяет доказать данное несоответствие.

Форма документа законодательно не установлена, но целесообразно оформить ее в письменном виде и разработать шаблон инструкции. Если сделать инструкцию приложением к трудовому договору, то при внесении изменений в трудовой договор придется подписывать и инструкцию. В этой связи целесообразно утвердить инструкцию в качестве отдельного документа.

Трудовая книжка является обязательным для работника документом.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (статья 65 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (статья 66 ТК РФ).

Записи в трудовую книжку вносятся в течение 5 дней, когда работник преступил к работе.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Приведем пример заполнения трудовой книжки.

 

Обратите внимание, что печать при приеме на работу ставить не нужно.

 

Как выполнить требования по охране труда?

 

Перед началом работы сотрудника необходимо ознакомить с требованиями охраны труда и правилами техники безопасности на рабочем месте (ст. 212, 225 ТК РФ).

Для всех принимаемых на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан проводить инструктаж по охране труда. Все принимаемые на работу лица, а также командированные в организацию работники и работники сторонних организаций, выполняющие работы на выделенном участке, обучающиеся образовательных учреждений соответствующих уровней, проходящие в организации производственную практику, и другие лица, участвующие в производственной деятельности организации, проходят в установленном порядке вводный инструктаж, который проводит специалист по охране труда или работник, на которого приказом работодателя (или уполномоченного им лица) возложены эти обязанности.

Существуют также иные виды инструктажа.

 

Виды инструктажей

 

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                     Вводный инструктаж                       │

└────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                    Первичный инструктаж                      │

└────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                    Повторный инструктаж                      │

└────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                   Внеплановый инструктаж                     │

└────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                    Целевой инструктаж                        │

└────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

 

Кроме того, необходимо соблюдать требования по специальной оценке условий труда.

Требования о специальной оценке условий труда установлены Федеральным законом от 28.12.2013 N 426-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "О специальной оценке условий труда".

Специальная оценка условий труда является единым комплексом последовательно осуществляемых мероприятий по идентификации вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса (далее также - вредные и (или) опасные производственные факторы) и оценке уровня их воздействия на работника с учетом отклонения их фактических значений от установленных уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти нормативов (гигиенических нормативов) условий труда и применения средств индивидуальной и коллективной защиты работников.

Спецоценка осуществляется специализированной организацией, с которой работодатель должен заключить договор.

В состав комиссии включаются представители работодателя, в том числе специалист по охране труда, представители выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников (при наличии).

Обратите внимание!

Не нужно думать, что если в компании нет вредных веществ или вредной работы, то организовывать специальную оценку не нужно. Проводить специальную оценку условий труда должны все компании.

По результатам специальной оценки условий труда устанавливаются классы условий труда.

Условия труда по степени вредности и (или) опасности подразделяются на четыре класса - оптимальные, допустимые, вредные и опасные условия труда (статья 14 Закона).

Оптимальными условиями труда (1 класс) являются условия труда, при которых воздействие на работника вредных и (или) опасных производственных факторов отсутствует или уровни воздействия которых не превышают уровни, установленные нормативами (гигиеническими нормативами) условий труда и принятые в качестве безопасных для человека, и создаются предпосылки для поддержания высокого уровня работоспособности работника.

Допустимыми условиями труда (2 класс) являются условия труда, при которых на работника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых не превышают уровни, установленные нормативами (гигиеническими нормативами) условий труда, а измененное функциональное состояние организма работника восстанавливается во время регламентированного отдыха или к началу следующего рабочего дня (смены).

Вредными условиями труда (3 класс) являются условия труда, при которых уровни воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов превышают уровни, установленные нормативами (гигиеническими нормативами) условий труда, в том числе:

1) подкласс 3.1 (вредные условия труда 1 степени) - условия труда, при которых на работника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, после воздействия которых измененное функциональное состояние организма работника восстанавливается, как правило, при более длительном, чем до начала следующего рабочего дня (смены), прекращении воздействия данных факторов, и увеличивается риск повреждения здоровья;

2) подкласс 3.2 (вредные условия труда 2 степени) - условия труда, при которых на работника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых способны вызвать стойкие функциональные изменения в организме работника, приводящие к появлению и развитию начальных форм профессиональных заболеваний или профессиональных заболеваний легкой степени тяжести (без потери профессиональной трудоспособности), возникающих после продолжительной экспозиции (пятнадцать и более лет);

3) подкласс 3.3 (вредные условия труда 3 степени) - условия труда, при которых на работника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых способны вызвать стойкие функциональные изменения в организме работника, приводящие к появлению и развитию профессиональных заболеваний легкой и средней степени тяжести (с потерей профессиональной трудоспособности) в период трудовой деятельности;

4) подкласс 3.4 (вредные условия труда 4 степени) - условия труда, при которых на работника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых способны привести к появлению и развитию тяжелых форм профессиональных заболеваний (с потерей общей трудоспособности) в период трудовой деятельности.

Опасными условиями труда (4 класс) являются условия труда, при которых на работника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых в течение всего рабочего дня (смены) или его части способны создать угрозу жизни работника, а последствия воздействия данных факторов обусловливают высокий риск развития острого профессионального заболевания в период трудовой деятельности.

Если в компании опасные и вредные условия труда, работодатель должен установить дополнительные льготы сотрудникам:

- дополнительные отпуска не менее 7 календарных дней;

- дополнительная оплата труда не менее 4%.

 

Привлечение заемного труда

 

Часто компаниям не хватает собственных работников для работы в компании, например, если компания заключила крупный договор, и требуются работники. В этом случае работодатель привлекает работников на условиях аутстаффинга или аутсорсинга.

Аутстаффинг - это привлечение персонала, то есть заёмный труд.

Аутсорсинг - это предоставление услуг.

С 2016 года заёмный труд будет запрещен.

Заемный труд - труд, осуществляемый работником по распоряжению работодателя в интересах, под управлением и контролем физического лица или юридического лица, не являющихся работодателем данного работника.

Особенности регулирования труда работников, направленных временно работодателем к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала), устанавливаются главой 53.1 ТК РФ.

На основании статьи 341.1 ТК РФ частное агентство занятости или другое юридическое лицо, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации о занятости населения в Российской Федерации вправе осуществлять деятельность по предоставлению труда работников.

Установлены и особенности оплаты труда таких сотрудников.

Условия оплаты труда по трудовому договору с работником, направляемым для работы у принимающей стороны по договору о предоставлении труда работников (персонала), должны быть не хуже, чем условия оплаты труда работников принимающей стороны, выполняющих такие же трудовые функции и имеющих такую же квалификацию.

Трудовой договор, заключаемый частным агентством занятости с работником, направляемым временно для работы у принимающей стороны по договору о предоставлении труда работников (персонала), должен включать в себя условие о выполнении работником по распоряжению работодателя определенной трудовым договором трудовой функции в интересах, под управлением и контролем физического лица или юридического лица, не являющихся работодателями по этому трудовому договору.

При направлении работника для работы у принимающей стороны по договору о предоставлении труда работников (персонала) трудовые отношения между этим работником и частным агентством занятости не прекращаются, а трудовые отношения между этим работником и принимающей стороной не возникают.

В трудовом договоре могут содержаться особые условия:

- о праве принимающей стороны требовать от направленного работника исполнения им трудовых обязанностей, бережного отношения к имуществу принимающей стороны (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у принимающей стороны, если принимающая сторона несет ответственность за сохранность этого имущества) и к имуществу работников принимающей стороны, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка принимающей стороны;

- об обязанности принимающей стороны обеспечивать направленного работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей;

- об обязанности принимающей стороны обеспечивать бытовые нужды направленного работника, связанные с исполнением им трудовых обязанностей;

- об обязанности принимающей стороны отстранять от работы или не допускать к работе направленного работника.

Судебная практика в отношении отмены заемного труда, соответственно, еще не сложилась.