Как организовать работу с договорами?

 

Договорная работа - один из основных участков правовой работы предприятия и других хозяйственных организаций, направленная на формирование и исполнение нормативных актов. Договорная работа является основным видом деятельности, ведь любой юрист работал в своей практике с договорами.

Договорная работа обычно включает в себя такие стадии:

- Подготовка к заключению договоров (проведение договорной компании, поиск потенциальных контрагентов и т.п.);

- Разработка, согласование и принятие к исполнению актов планирования хозяйственных связей в случаях, если отношения в этой части регулируются государством;

- Оформление договорных отношений;

- Доведение договорных обязательств до служб, подразделений и должностных лиц предприятия, участвующих в исполнении конкретного договора;

- Контроль за исполнением договоров;

- Оценка результатов исполнения договоров.

Саму договорную технику можно разделить на следующие виды:

- техника моделирования (конструирования) договоров, которая включает в себя модели, схемы, образцы договоров и другие юридико-технические средства, применение которых обеспечивает полноту, согласованность и взаимосвязь различных договорных отношений;

- техника изложения условий договора, которая включает в себя первичные элементы содержания договора - его условия, которые определяются законодательством и соглашением сторон, позволяющие полно и четко формулировать каждое договорное предписание в отдельности;

- техника оформления договорной документации предусматривает фиксацию содержания отдельных положений договора в определенной, как правило, документальной форме;

- техника толкования договоров состоит в необходимости уяснения смысла договора и его отдельных положений и достигается, в первую очередь, применением способов и приемов толкования нормативных актов.

Таким образом, работу можно построить схематично, максимально упростить функции и сократить риски.

Для того чтобы значительно снизить риски в договорной работе, необходимо применять достаточно простые приемы.

Во-первых, необходимо проводить проверку существенных условий договора.

Во-вторых, целесообразно проводить тщательную проверку контрагента.

Проверка контрагента позволяет снизить риски неисполнения обязательств, налоговые риски предъявления претензий в отношении работы с фирмами-однодневками.

Проверка контрагента может состоять из следующих основных этапов:

- Необходимо запросить у контрагента копии учредительных документов, заверенные подписью и печатью контрагента (устав, свидетельство о государственной регистрации, свидетельство о постановке на налоговый учет).

- В случае, если документы подписываются генеральным директором в соответствии с уставом, целесообразно запросить копию приказа о назначении на должность, если по доверенности, то копию доверенности. При этом необходимо проверить полномочия подписавшего лица.

- Если выполнение работ (услуг) подпадает под лицензионные виды деятельности, то необходимо запросить копию лицензию.

- Перепроверить данные о контрагенте (ИНН, юридический адрес, наименование компании) на сайте налоговой службы (www.nalog.ru).

- При совершении крупных сделок целесообразно ознакомиться с балансом компании.

В-третьих, необходимо дать оценку рисков.

При заключении сделок с контрагентом анализируются различные риски, например: риск неисполнения сделки, ненадлежащего исполнения сделки и т.п. Способы урегулирования выявленных рисков отражаются в юридических документах, связанных с заключением сделки (напр., в договоре).

Четвертой рекомендацией является установление контроля за договорной работой.

Для чего нужен контроль за договорной работой в организации? Он позволяет решить следующие задачи:

- своевременное заключение договоров;

- получение необходимых согласований в заинтересованных подразделениях и у должностных лиц;

- своевременное и надлежащее исполнение условий договора;

- контроль за платежами по договорам и финансовыми потоками;

- минимизация рисков, связанных с возможными штрафными санкциями;

- реализация учетной и архивной функции;

- возможность уменьшения дебиторской задолженности.

Также нужно определить ответственных.

Важным моментом в организации договорной работы является определение ответственных лиц. Функции контроля могут быть возложены как на конкретного работника (юрисконсульта), так и на одно или несколько подразделений. Причем подразделением, которое осуществляет контрольную функцию, может быть как подразделение, инициировавшее заключение договора, так и, например, юридическое подразделение. Если функции контроля разделяются, то ответственный исполнитель отвечает за согласование договора и исполнение договорных обязательств, юридическое подразделение - за подготовку текста договора и претензионную работу, а бухгалтерия - за наличие первичных документов. Однако в этом случае необходимо четко разделить обязанности каждого структурного подразделения.

Кроме того, важно наладить контроль за соблюдением следующих условий договора.

 

Вид контроля	Описание особенностей
Контроль договорной работы и исполнения обязательств	- составление технических заданий, участие в конкурсах - составление типовых договоров; - визирование и подписание договоров; - заключение дополнительных соглашений, пролонгация договоров или их расторжение; - возврат подписанного материала (-ов) договора (-ов); - наличие первичных документов (счетов-фактур, актов, накладных); - претензионная и судебная работа
Контроль сроков	- преддоговорная работа; - проверка добросовестности контрагента; - визирование договора; - выполнение этапов работ (услуг); - оплата; - предоставление контрагенту первичных документов; - истечение срока исковой деятельности
Контроль платежей	- перечисление денежных средств контрагенту; - отсчет сроков исполнения обязательств в зависимости от получения авансовых платежей; - информирование о превышении допустимой задолженности по длительным договорам;
Документальный контроль	- сквозной учет договоров, а также сопроводительных документов, первичных документов, которые могут использоваться как внутренними пользователями, так и внешними, такими как налоговый орган или контрагенты; - определение места и условий хранения оригиналов документов; - порядок представления документов (в том числе составляющих коммерческую тайну) для использования в работе
Урегулирование разногласий	Очень важно урегулировать разногласия в досудебном и судебном порядке, эта часть разногласий контроля позволит не допустить истечения сроков исковой давности, а также возместить своевременно убытки и взыскать пени и штрафы

 

Контроль исполнения предусматривает проведение таких мероприятий, как:

1) проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в бухгалтерскую службу для отражения операций в бухгалтерском учете;

2) проверка сроков действия договора при необходимости осуществления процедуры изменения сроков договора;

3) составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;

4) осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление актов, выставление и получение счетов и т.д.;

5) своевременное информирование и передача в случае нарушения контрагентами условий договора необходимых документов в правовой департамент, департамент безопасности и другие заинтересованные подразделения в целях принятия необходимых мер.

Следуя данным простым правилам, можно наладить договорную работу и избежать рисков. Но часто компании сталкиваются в кризис с проблемами неплатежей, неисполнением обязательств в установленные сроки. В этой связи приходится взыскивать средства в судебном порядке.