Расчеты с подотчетными лицами, можно ли перечислять деньги на карточку работника, возврат перерасхода

Нередко при приобретении офисных принадлежностей, канцелярских товаров хозяйствующие субъекты используют расчеты наличными денежными средствами через подотчетных лиц - сотрудников. Подотчетные суммы также выдаются работникам при направлении их в командировку или же на прочие нужды хозяйствующего субъекта. При этом выдать подотчетные средства можно не только наличными деньгами, но и в безналичном порядке. О том, что необходимо знать хозяйствующим субъектам при осуществлении расчетов через подотчетных лиц, читайте в настоящей статье.

Порядок выдачи наличных денежных средств сотрудникам хозяйствующего субъекта в виде подотчетных сумм и представления отчетности по использованию указанных сумм установлен Указанием Банка России от 11 марта 2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).

В соответствии с пунктом 6.3 Указания N 3210-У для получения наличных денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности хозяйствующего субъекта, подотчетному лицу - работнику необходимо написать заявление в произвольной форме. Данное заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

Обратите внимание! Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

На основании заявления подотчетного лица согласно пунктам 6, 6.3 Указания N 3210-У оформляется расходный кассовый ордер по форме (форма N КО-2), утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Отметим, что расходный кассовый ордер может оформляться главным бухгалтером, бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом организации, физическим лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер). При отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера расходный кассовый ордер оформляется руководителем (пункт 4.2 Указания N 3210-У). В расходном кассовом ордере указывается основание для его оформления, и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы. Обратите внимание, что внесение исправлений в расходный кассовый ордер не допускается (пункт 4.7 Указания N 3210-У). Расходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, а также кассиром (пункт 4.3 Указания N 3210-У). В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем, расходный кассовый ордер подписывается руководителем.

В соответствии с пунктом 6.3 Указания N 3210-У подотчетное лицо должно отчитаться о ранее выданных суммах в подотчет в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который были выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Заметим, что практически те же правила установлены пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки". Согласно указанной норме командированный сотрудник обязан отчитаться по подотчетным суммам в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

При этом отчитываться подотчетное лицо должно путем предъявления главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансового отчета с прилагаемыми подтверждающими документами.

Напомним, что унифицированная форма авансового отчета (форма N АО-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

Данный отчет проверяется главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, и утверждается руководителем хозяйствующего субъекта. Обратите внимание, что проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему должны осуществляться в срок, установленный руководителем.

Заметим, что дата утверждения авансового отчета является очень важным моментом в плане того, что в бухгалтерском и налоговом учете расходы, произведенные при помощи подотчетных лиц, учитываются в качестве таковых именно на дату утверждения авансового отчета. Поэтому, если авансовый отчет не утвержден руководителем, то работник считается не отчитавшимся по предоставленным суммам. Это обстоятельство не позволит снова выдать ему наличные денежные средства в подотчет. Кроме того, налоговые органы расценивают подотчетные суммы, по которым не представлен или не утвержден авансовый отчет, как доходы сотрудника и поэтому могут обязать физическое лицо уплатить доначисленный налог на доходы физических лиц.

Как уже отмечалось выше, выдача наличных денежных средств сотруднику в подотчет сопровождается оформлением расходного кассового ордера. На практике не всегда работник расходует точную сумму, указанную в ордере. Поэтому после утверждения авансового отчета, сумма неизрасходованных подотчетных средств приходуется в кассу хозяйствующего субъекта по приходным кассовым ордерам (пункт 5 Указания N 3210-У). В случае если работнику не хватило средств для осуществления расходов, указанных в расходном кассовом ордере, и если он использовал собственные денежные средства при расчетах, то сумма перерасхода подлежит компенсации сотруднику в том же порядке, то есть на дату утверждения авансового отчета с оформлением расходного кассового ордера.

Обратите внимание, что в соответствии с пунктом 6.3 Указания N 3210-У к авансовому отчету необходимо приложить оправдательные документы о произведенных расходах. Это могут быть чеки, товарные чеки, квитанции, билеты и иные документы, подтверждающие обоснованность произведенных расходов.

К порядку заполнения указанных документов также предъявляются особые требования. В частности, в товарном чеке необходимо построчно расшифровать наименование и количество приобретенных ценностей для хозяйствующего субъекта. В противном случае налоговые органы могут лишить права признать указанные расходы в целях налогообложения прибыли.

Обратите внимание, что на практике сотрудники хозяйствующего субъекта нередко приобретают необходимые офисные, канцелярские принадлежности за счет собственных средств, а затем бухгалтерия возмещает работнику произведенные затраты на основании авансового отчета, в котором сумма перерасхода совпадает с суммой произведенных расходов. Такие действия, как сотрудника хозяйствующего субъекта, так и его бухгалтера, контролирующие органы признают, скорее всего, неправомерными. Дело в том, что основанием для авансового отчета является именно выдача подотчетных сумм (расходных кассовый ордер). В данном случае, такого основания не имеется и поэтому речь идет не о расчетах с подотчетными лицами, а о реализации сотрудником приобретенных им ценностей за собственный счет.

Следует отметить, что выдача подотчетных сумм сотруднику может осуществляться не только наличными деньгами, но и в безналичном порядке, с использованием банковской карты.

Операции с использованием банковской карты регламентированы Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24 декабря 2004 г. N 266-П (далее - Положение N 266-П).

Согласно пункту 2.5 Положения N 266-П клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель может осуществлять с использованием банковских карт - расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

- получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;

- иные операции в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;

- оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;

- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.

При этом расчетная (дебетовая) карта как электронное средство платежа используется для совершения операций ее держателем в пределах расходного лимита - суммы денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, и (или) кредита, предоставляемого кредитной организацией-эмитентом клиенту при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

Кредитная карта как электронное средство платежа используется для совершения ее держателем операций за счет денежных средств, предоставленных кредитной организацией-эмитентом клиенту в пределах расходного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Обратите внимание! Речь идет о выдаче денежных средств под отчет посредством предоставления работнику корпоративной банковской карты.

Что касается использования "зарплатных" карт работников при выдаче в подотчет денежных средств, то здесь возникает вопрос о правомерности таких расчетов.

По этому поводу Банк России сказал, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью хозяйствующего субъекта. Такие разъяснения Банка России содержатся в письме от 18 декабря 2006 г. N 36-3/2408.

Однако если речь идет о командировочных расходах, то позиция Банка России более лояльна, на что указывает письмо от 24 декабря 2008 г. N 14-27/513, в котором специалисты банка не возражают по поводу использования личного карточного счета сотрудника для расчетов по командировочным расходам.

Кстати, Минфин России с Федеральным казначейством России также считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. Такое мнение содержится в письме Минфина России N 02-03-10/37209, Федерального казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10 сентября 2013 г. При этом они рекомендуют в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты.

Заметим, что и в более позднем письме от 25 августа 2014 г. N 03-11-11/42288 Минфин России указывает на то, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Кроме того, в платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Учитывая выше изложенное, вопрос о том, перечислять подотчетные суммы на "зарплатные" карты сотрудников или нет, хозяйствующий субъект должен решить самостоятельно. При этом он должен иметь в виду, что в случае невыполнения всех вышеуказанных рекомендаций, существует риск того, что при проверке налоговые органы могут квалифицировать перечисление подотчетных средств на "зарплатную" карточку сотрудника как выдачу заработной платы со всеми вытекающими последствиями в виде доначисления сумм "зарплатных" налогов.