Инкассация с документооборотом

 

Одной из обязанностей организации (за исключением субъекта малого предпринимательства) при проведении кассовых операций является хранение наличных денежных средств сверх установленного лимита на банковских счетах в банках. Внести наличные деньги на банковский счет компания может посредством инкассации. Об этом и поговорим далее в статье.

 

Для начала отметим, что организация для ведения кассовых операций должна установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег). Об этом сказано в пункте 2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).

Этот лимит в обязательном порядке закрепляется распорядительным документом.

Правила расчета лимита остатка наличных денег установлены в Приложении к Указанию N 3210-У.

Согласно абзацу 7 пункта 2 Указания N 3210-У наличные денежные средства сверх установленного лимита организация обязана хранить на банковских счетах в банках.

Накопление денежных средств в кассе сверх лимита допустимо:

- в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты. Заметим, что срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем, который должен учитывать, что этот срок не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты) (пункт 6.5 Указания N 3210-У);

- в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения организацией в эти дни кассовых операций.

В других случаях накапливать в кассе наличные денежные средства сверх установленного лимита организации запрещено.

Обратите внимание, что если организация нарушит это требование, то ее могут привлечь к административной ответственности по статье 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. В соответствии с указанной нормой накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет взыскание штрафа с организации в размере от 40 000 до 50 000 руб., с должностных лиц - от 4 000 до 5 000 руб.

В соответствии с пунктом 3 Указания N 3210-У уполномоченный представитель организации может внести наличные деньги для зачисления их на банковский счет, в частности, посредством инкассации, то есть через организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка.

Процедура инкассации денежной наличности регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 24 апреля 2008 г. N 318-П (далее - Положение N 318-П).

Отметим, что инкассация денежной выручки производится на основании договора между банком и организацией. За инкассацию денежных средств банк взимает плату. В соответствии с подпунктом 3 пункта 3 статьи 149 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) операции по инкассации подлежат обложению налогом на добавленную стоимость. Это означает, что банк в соответствии с положениями статьи 168 НК РФ обязан выставить соответствующий счет-фактуру с выделенной суммой НДС.

При заключении договора инкассации организации необходимо заверить образец пломбы, с помощью которой будет пломбироваться инкассаторская сумка (пункт 4.1 Положения N 318-П). Указанный образец также должен заверить руководитель службы инкассации. В банк необходимо представить два образца. Один образец организация оставляет себе, второй будет храниться в банке.

 

Обратите внимание! Если организация имеет несколько структурных подразделений, в которых происходит инкассация денежных средств, то пломбу следует иметь в каждом таком структурном подразделении.

 

Согласно пункту 9.6 Положения N 318-П перед передачей сумки с наличными деньгами инкассаторский работник должен предъявить кассиру организации документы, удостоверяющие личность, и доверенности на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации, явочную карточку по форме 0402303 (Приложение 12 к Положению N 318-П) и порожнюю сумку.

Кассир, в свою очередь, должен предъявить инкассатору свой образец пломбы, передать сумку с деньгами, а также накладную к сумке по форме 0402300 и квитанцию к сумке по форме 0402300 (Приложение 7 к Указанию Банка России от 30 июля 2014 г. N 3352-У "О формах документов, применяемых кредитными организациями на территории Российской Федерации при осуществлении кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России, банкнотами и монетой иностранных государств (группы иностранных государств), операций со слитками драгоценных металлов, и порядке их заполнения и оформления").

Препроводительную ведомость (ведомость к сумке) по форме 0402300 следует вложить в сумку с деньгами.

Далее инкассатор в присутствии кассира проверяет целостность сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300 (пункт 9.7 Положения N 318-П).

Если проверка прошла успешно, кассир должен заполнить явочную карточку 0402303, а инкассатор проверить соответствие сумм денег, проставленных в явочной карточке 0402303, накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номера сумки, указанного в явочной карточке 0402303, накладной к сумке 0402300 и квитанции к сумке 0402300, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами.

После этого инкассаторский работник должен подписать квитанцию к сумке 0402300, проставить оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и вернуть квитанцию к сумке 0402300 кассовому работнику.

Обратите внимание, что порядок снабжения организации инкассаторскими сумками - порожними сумками устанавливается условиями договора на инкассацию. Количество сумок зависит от объема наличности, сдаваемой в банк (пункт 9.2 Положения N 318-П). На практике, когда кассир организации передает инкассатору сумку с деньгами, инкассатор передает кассиру пустую инкассаторскую сумку и явочную карточку по форме 0402303 для заполнения.

Явочная карточка - это документ, который позволяет отследить, в какое время осуществлялась инкассация, с использованием каких сумок, сумму инкассируемых средств и так далее. Явочную карточку может заполнять только кассир организации, инкассаторский работник не имеет права вносить в эту карточку какие-либо записи (пункт 9.8 Положения N 318-П). В случае внесения кассовым работником неправильной записи в явочную карточку указанная запись зачеркивается, на полях карточки проставляется новая запись, которая заверяется подписью кассового работника.

При выявлении нарушения целости сумки или пломбы, неправильного составления препроводительной ведомости к сумке 0402300 прием сумки с наличными деньгами инкассаторским работником не производится (пункт 9.9 Положения N 318-П).

Кассир может устранить дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке 0402300, если такое устранение не нарушает графика работы инкассаторских работников. В остальных случаях прием сумок с наличными деньгами осуществляется инкассаторскими работниками при повторном заезде в удобное для них время, о чем в разделе "Повторные заезды" явочной карточки 0402303 делается соответствующая запись.

В случае отказа организации от сдачи сумки с наличными деньгами кассовому работнику этой организации необходимо проставить в явочной карточке 0402303 запись "Отказ", причину отказа от сдачи инкассаторскому работнику сумки с наличными деньгами, и заверить эти записи своей подписью.

Далее рассмотрим порядок отражения процедуры инкассации в бухгалтерском и налоговом учете.

 

Пример

Между банком, осуществляющим расчетно-кассовое обслуживание, и организацией заключен договор инкассации. 09.11.2016 г. в кассу организации поступила выручка в размере 156 000 рублей. При этом на начало рабочего дня остаток денежных средств в кассе составил 4 526 рублей. Лимит остатка денежных средств в кассе, утвержденный приказом руководителя организации, составляет 8 500 рублей. В конце рабочего дня сверхлимитная денежная наличность организации была передана инкассаторской службе банка. 10.11.2016 г. наличные денежные средства были зачислены на расчетный счет организации в банке. Договор инкассации между организацией и банком предусматривает вознаграждение банку в размере 0,5% от инкассированной суммы наличных денежных средств. Указанную сумму банк списывает с расчетного счета организации в безакцептном порядке. Указанная сумма списывается не позднее первого рабочего дня месяца, следующего за расчетным.

В бухгалтерском учете организации данные операции отразятся следующим образом:

09.11.2016 г.

Дебет 50 Кредит 90.1

- 156 000 руб. - отражена полученная денежная выручка организации за проданные товары.

В соответствии с Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению" для учета наличных денежных средств, переданных на инкассацию, используется счет 57 "Переводы в пути":

Дебет 57 Кредит 50

- 152 026 руб. - отражена выдача наличных денежных средств службе инкассации банка.

Указанная величина денежных средств получена путем суммирования остатка наличных денежных средств в кассе организации и выручки, полученной в течение рабочего дня за минусом величины лимита остатка кассы организации:

4 526 + 156 000 - 8 500 = 152 026 руб. 10.11.2016 г.

Дебет 51 Кредит 57

- 152 026 руб. - банк зачислил наличные денежные средства организации на расчетный счет.

01.12.2016 г.

Дебет 76 Кредит 51

- 760,13 руб. (152 026 х 0,005) - отражены расходы на инкассацию выручки.

Обратите внимание, что в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 02.12.1990 г. N 395-1 "О банках и банковской деятельности"услуги инкассации относятся к банковским операциям, а в соответствии с подпунктом 3 пункта 3 статьи 149 НК РФ данный вид банковских операции подлежит обложению налогом на добавленную стоимость. Следовательно, банк должен выставить организации счет-фактуру, заполненную в соответствии со статьей 169 НК РФ, а бухгалтер - отразить необходимые записи в учете:

Дебет 19 Кредит 76

- 136,82 руб. (760,13 х 0,18) - отражена сумма налога на добавленную стоимость, выставленная банком.

Дебет 68 Кредит 19

- 136,82 руб. - сумма входящего налога на добавленную стоимость принята к вычету.

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденным Приказом Минфина России от 06.05.1999 г. N 33н, инкассация наличной выручки относится к прочим расходам в качестве расходов, связанных с оказанием услуг кредитными организациями:

Дебет 91 Кредит 76

- 760,13 руб. - стоимость услуг банка отражена в составе прочих расходов.

Обратите внимание, что в налоговом учете расходы на инкассацию организация может учесть либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ, либо в составе внереализационных расходов, согласно подпункту 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ (выбранный способ закрепляется в учетной политике организации).

Если при сдаче наличности в банк в организации обнаружится фальшивая купюра, то бухгалтеру необходимо отразить данную фальшивку следующим образом:

Дебет 57 Кредит 50

- отражена вся денежная наличность, сдаваемая в банк.

Дебет 51 Кредит 57

- наличные денежные средства зачислены на расчетный счет. Обнаруженная фальшивая купюра подлежит направлению на экспертизу в расчетно-кассовый центр Банка России и документальному оформлению работником банка.

После того как указанная купюра будет отправлена на экспертизу, в бухгалтерском учете организации необходимо сформировать следующие записи:

Дебет 94 Кредит 57

- отражена сумма недостачи (номинал купюры).

Перед списанием недостачи организацией должны быть установлены виновные лица. Если, допустим, в организации имеется распознаватель купюр и кассир не проверил указанную купюру на достоверность, то сумма недостачи списывается за счет работника организации (кассира):

Дебет 73 Кредит 94

- отражена сумма недостачи, взыскиваемая с работника организации;

Дебет 50 (70) Кредит 73

- сумма недостачи либо внесена работником организации в кассу, либо удержана из его заработной платы.

Если же организации не удается установить вину, то сумма указанной недостачи списывается за счет собственных средств в организации в составе прочих расходов (обратите внимание, что данный вид расхода не будет учитываться организацией в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль).

Дебет 91-2 Кредит 94

- недостача списана на расходы.