Наличные расчеты с организациями - применение кассовых чеков и БСО, одновременно с кассовыми ордерами, п. 9 ст. 2

 

В соответствии с действующим законодательством практически все хозяйствующие субъекты обязаны применять в расчетах наличными контрольно-кассовую технику, соблюдая при этом порядок ведения кассовых операций.

О том, как производятся наличные расчеты с организациями, мы и поговорим в настоящей статье.

 

Для начала отметим, что с 15 июля 2016 г. Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа" (далее - Закон N 54-ФЗ) претерпел существенные изменения. Эти изменения внес Федеральный закон от 3 июля 2016 г. N 290-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" и отдельные законодательные акты Российской Федерации" (далее - Закон N 290-ФЗ).

Теперь согласно пункту 1 статьи 1.2 Закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных названным законом.

При этом к расчетам Закон N 54-ФЗ относит в том числе прием или выплату денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги.

Таким образом, по общему правилу все организации и индивидуальные предприниматели при приеме или выплате денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги обязаны применять контрольно-кассовую технику (далее - ККТ).

Между тем, из общего правила о применении ККТ, предусмотренного пунктом 1 статьи 1.2 Закона N 54-ФЗ, имеются исключения, установленные самим Законом N 54-ФЗ.

В частности, согласно пункту 9 статьи 2 Закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника не применяется при осуществлении расчетов с использованием электронного средства платежа без его предъявления между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями.

Иначе говоря, если при расчете используются электронные средства платежа и расчет осуществляется без участия физических лиц, то ККТ не применяется.

 

Обратите внимание! С 15 июля 2016 г. под ККТ в Законе N 54-ФЗ понимаются электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы:

- обеспечивающие запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях;

- формирующие фискальные документы;

- обеспечивающие передачу фискальных документов в налоговые органы через оператора фискальных данных и печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством Российской Федерации о применении ККТ.

Иными словами, теперь под ККТ понимаются так называемые онлайн-кассы, с помощью которых в режиме реального времени в налоговый орган будет передаваться информация о произведенных пользователями ККТ (организациями и индивидуальными предпринимателями) расчетах.

 

На основании пункта 2 статьи 5 Закона N 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении расчетов обязаны выдавать (направлять) покупателям (клиентам) в момент оплаты товаров (работ, услуг) кассовые чеки или бланки строгой отчетности в случаях, предусмотренных названным законом.

При этом под кассовым чеком понимается первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении ККТ.

Бланком строгой отчетности является первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением автоматизированной системы для бланков строгой отчетности в момент расчета между пользователем и клиентом за оказанные услуги. Он должен содержать сведения о расчете, подтверждать факт его осуществления и соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники (статья 1.1 Закона N 54-ФЗ).

Заметим, что требования к кассовому чеку и бланку строгой отчетности изложены в статье 4.7 Закона N 54-ФЗ.

Таким образом, кассовый чек, а также бланк строгой отчетности подтверждают непосредственно факт поступления наличных денежных средств, а также тот факт, что наличный расчет осуществлен через онлайн-кассу, тем самым соблюдено требование Закона N 54-ФЗ об обязательном применении ККТ.

 

Обратите внимание! Согласно пункту 3 статьи 7 Закона N 290-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели до 01.02.2017 г. вправе осуществлять регистрацию ККТ в порядке, установленном Законом N 54-ФЗ до внесения в него изменений (то есть до 15.07.2016 г.), и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. При этом ККТ, зарегистрированная в налоговых органах до 01.02.2017 г., применяется, перерегистрируется и снимается с регистрационного учета организациями и индивидуальными предпринимателями в прежнем порядке до 01.07.2017 г.

Иначе говоря, до 1 июля 2017 г. организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении расчетов могут применять ККТ, зарегистрированную в налоговых органах до 1 февраля 2017 г., по старым правилам.

Исходя из прежних норм Закона N 54-ФЗ, применяя ККТ, организации и индивидуальные предприниматели обязаны выдать кассовый чек.

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее - наличные деньги) на территории Российской Федерации определен Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У (далее - Указание N 3210-У). Заметим, что данный нормативный документ распространяется и на организации, и на индивидуальных предпринимателей.

В соответствии с пунктом 5 Указания N 3210-У поступление наличных денежных средств в кассу организации, индивидуального предпринимателя должно оформляться приходным кассовым ордером. Приходный кассовый ордер - это первичный документ бухгалтерского учета.

Напомним, что Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), а именно пункт 4 статьи 9 этого закона, устанавливает, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ.

В Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" сказано, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Таким образом, унифицированные формы кассовых документов являются обязательными к применению.

Унифицированная форма приходного кассового ордера (N КО-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". В соответствии с данным постановлением приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Другими словами, на основании данного документа в бухгалтерском учете организации производится запись по приходованию денежной наличности в кассу.

В соответствии с пунктом 3 статьи 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Согласно пункту 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, при реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением ККТ допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков. Заметим, что данная норма не противоречит законодательству о бухгалтерском учете.

Таким образом, от организации не требуется составления приходного кассового ордера на каждое поступление наличных денежных средств через ККТ, сделать это можно в конце рабочего дня. Аналогичное требование, касающееся порядка приема наличных денежных средств, предусмотрено и в пункте 5.2 Указания N 3210-У.

Анализируя действующее законодательство по вопросам соблюдения кассовой дисциплины и бухгалтерского учета, можно сделать вывод о том, что одновременная выдача покупателю - физическому лицу (населению) кассового чека и приходного кассового ордера не является обязанностью организации.

Однако если речь идет о наличных расчетах между организациями, то здесь следует обратить внимание на разъяснения налоговых органов.

УФНС России по городу Москве в письме от 22 июня 2005 г. N 22-12/44690 указал, что при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денежных средств в обязательном порядке пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер. Аналогичную позицию УФНС России по городу Москве выразил в письме от 20 апреля 2011 г. N 17-15/38757. Выводы налоговой службы основываются на том, что Закон N 54-ФЗ требует при осуществлении наличных расчетов обязательной выдачи кассового чека, а Указание N 3210-У - оформления приходного кассового ордера. Отметим, что в названных письмах налоговая служба ссылается на Закон N 54-ФЗ, действующий до внесения в него изменений (то есть до 15 июля 2016 г.), а также на Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40, который на сегодняшний день недействителен. Вместе с тем соответствующая норма в Законе N 54-ФЗ и в Указании N 3210-У оставлена без изменений, только сформулирована иначе. Следовательно, обе эти обязанности должны быть выполнены.

 

Обратите внимание! Если организация одновременно выдает кассовый чек и выписывает приходный кассовый ордер, то суммы, учтенные дважды в учете, необходимо скорректировать. Чтобы избежать двойного учета выручки, организации нужно после снятия Z-отчета с контрольно-кассовой техники в кассовой книге отразить выручку за минусом сумм, на которые уже выписаны приходные кассовые ордера, так как они уже отражены в кассовой книге. Тем самым будет соблюдено требование пункта 4.6 Указания N 3210-У, в соответствии с которым все поступления и выдачи наличных денежных средств должны отражаться в кассовой книге.

Если у вас все-таки возникнут споры с налоговым органом по поводу правильности отражения поступления наличных денежных средств в организацию, следует иметь в виду, что под неоприходованием (неполным оприходованием) в кассу денежной наличности понимается несоблюдение организацией совокупности действий, совершаемых при оформлении денежной наличности, в том числе отражения всех операций по приходу и расходу денежной наличности в кассовой книге предприятия. Такая точка зрения приведена в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 22 января 2007 г. по делу N А66-7183/2006.

 

Обратите внимание! Расчеты наличными между организациями и индивидуальными предпринимателями ограничены. В соответствии с пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов" сумма расчетов наличными в валюте Российской Федерации ограничена 100 000 руб. в пределах одного договора между контрагентами.

 

Расходный кассовый ордер

 

Совершаемые хозяйствующим субъектом кассовые операции должны оформляться кассовыми документами. В частности, расходование наличных денежных средств из кассы должно сопровождаться оформлением расходного кассового ордера. О том, что собой представляет указанный документ, читайте в настоящей статье.

 

Прежде отметим, что для расходного кассового ордера установлена специальная форма 0310002 (форма КО-2), которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Как известно, с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). На это указывает Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012.

Порядок заполнения расходного кассового ордера определен Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).

В соответствии с пунктами 4.1, 4.2 Указания N 3210-У расходный кассовый ордер (далее - РКО) выписывается (заполняется) одним из следующих лиц:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом организации, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Заполненный РКО подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем расходный кассовый ордер подписывает руководитель (пункт 4.3 Указания N 3210-У).

Заметим, что по общему правилу кассовые операции ведутся в кассе кассиром (пункт 4 Указания N 3210-У).

На основании пункта 6.1 Указания N 3210-У кассир при получении РКО должен проверить:

- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и ее соответствие имеющемуся у кассира образцу;

- совпадение сумм наличных денег, проставленных цифрами и прописью;

- наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей наличных денег кассир должен провести идентификацию получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (далее - документ, удостоверяющий личность), либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность.

Кассир должен выдать наличные деньги непосредственно получателю наличных денег, указанному в РКО или в доверенности.

Обратите внимание, что если выдача наличных денег осуществляется по доверенности, то кассир должен проверить:

- соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности;

- соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

При этом доверенность должна прилагаться к расходному кассовому ордеру.

Если же выдача наличных денег осуществляется по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных хозяйствующих субъектов, то должны быть сделаны ее копии, заверенные в порядке, установленном организацией, индивидуальным предпринимателем. Заверенная копия доверенности должна быть приложена к РКО. Оригинал доверенности (при наличии) должен храниться у кассира и при последней выдаче наличных денег должен быть приложен к РКО.

В силу пункта 6.2 Указания N 3210-У при выдаче наличных денег по РКО кассир должен подготовить сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передать РКО получателю наличных денег для проставления подписи.

После выдачи наличных денег по РКО кассир должен его подписать.

 

Обратите внимание! Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или в электронном виде (пункт 4.7 Указания N 3210-У).

РКО на бумажном носителе оформляется от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее - технические средства), и подписывается собственноручными подписями. Имейте в виду, что в РКО, оформленный на бумажном носителе, запрещается вносить исправления!

РКО в электронном виде оформляется с применением технических средств с учетом обеспечения его защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Такой документ подписывается электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Заметим, что РКО может оформляться бухгалтером в электронном виде с использованием электронной подписи, в частности, когда его рабочее место территориально удалено от кассы. Расходный кассовый ордер, оформленный в электронном виде, передается кассиру для его распечатки на бумажный носитель и проставления кассиром подписи и оттиска печати (штампа). На это указывает письмо Банка России от 11 августа 2014 г. N 29-1-1-ОЭ/3002.

Имейте в виду, что в РКО, оформленный в электронном виде, вносить исправления после его подписания не допускается!

 

Следует отметить, что расходный кассовый ордер в соответствии с пунктом 6.3 Указания N 3210-У оформляется в случае выдачи наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, индивидуального предпринимателя.

Обратите внимание, что для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) РКО должен быть оформлен согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Выдача наличных денег под отчет должна проводиться при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Отметим, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Расходный кассовый ордер оформляется и при выдаче наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат. Заметим, что выдача наличных денег для указанных выплат может проводиться также по расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям (пункт 6 Указания N 3210-У).

По расходному кассовому ордеру также осуществляется выдача из кассы организации обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций (пункт 6.4 Указания N 3210-У). Порядок выдачи денег определяется организацией.

 

Обратите внимание! РКО подлежит хранению в течение 5 лет (пункт 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558).

Хранение РКО, оформленного на бумажном носителе или в электронном виде, должен организовать руководитель (пункт 4.7 Указания N 3210-У).

Также имейте в виду, что согласно пункту 4.1 Указания N 3210-У индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.

Иными словами, не оформлять кассовый документ - расходный кассовый ордер вправе:

- индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности;

- индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками, применяющими патентную систему налогообложения;

- индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения;

- индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого сельскохозяйственного налога.

Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 9 июля 2014 г. N ЕД-4-2/13338 "О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов".