Журнал регистрации платежных ведомостей

 

Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам применяется журнал регистрации платежных ведомостей. Более подробно об этом журнале читайте в представленном материале.

 

Для начала отметим, что журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета, который предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах - платежных ведомостях. При этом к платежным ведомостям относятся:

- платежная ведомость (форма N Т-53);

- расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49).

Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - постановление N 1). Указанные формы используются для расчета и выплаты заработной платы.

Напомним, что если хозяйствующий субъект при расчете заработной платы сотрудников применяет расчетно-платежную ведомость, то заполнение отдельно, в частности, платежной ведомости не требуется.

Журнал регистрации платежных ведомостей ведется работником бухгалтерии.

Обратите внимание, что согласно положениям Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов (формы регистров бухгалтерского учета) определяет (утверждает) руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов (формы регистров бухгалтерского учета) для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Таким образом, требование о применении унифицированных форм первичной учетной документации (унифицированных форм регистров бухгалтерского учета) в отношении хозяйствующих субъектов, не являющихся организациями государственного сектора, в Законе N 402-ФЗ отсутствует. Вместе с тем, как следует из Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, обязательными к применению являются формы документов, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Учитывая изложенное, чтобы исключить каких-либо нареканий со стороны контролирующих органов, советуем применять унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, закрепляя их использование приказом по учетной политике.

Итак, унифицированная форма журнала регистрации платежных ведомостей (N Т-53а), утверждена постановлением N 1.

Как следует из указанной формы, в журнале регистрации платежных ведомостей указываются номер и дата составления соответствующей платежной ведомости, наименование платежа, структурное подразделение, сумма по ведомости, фамилия, имя и отчество сдающего ведомость и принимающего его, их росписи.

 

Пример

Приведем пример заполнения формы журнала регистрации платежных ведомостей (N Т-53а).

 

                                                       ┌───────────┐

                                                       │ Код │

                                                       ├───────────┤

                                          Форма по ОКУД│ 0301050 │

                                                       ├───────────┤

Общество с ограниченной ответственностью "Корнет" по ОКПО│      │

───────────────────────────────────────────────────    ├───────────┤

         наименование организации                 │      │

                                                       │      │

────────────────────────────────────────────────────────────┴───────────┘

          наименование структурного подразделения

 

                            Журнал

               регистрации платежных ведомостей

за период с " 01 " января 20 16 г. по " 31 " декабря 20 16 г.

            ── ──────── ──    ─── ──────── ───

 

Лицо, ответственное за ведение журнала

 

Бухгалтер     Ефимова Ирина Владимировна

──────────────── ───────────────────────────────────

должность      фамилия, имя, отчество

 

Номер по порядку	Ведомость		Наименование платежа	Структурное подразделение	Сумма по ведомости, руб.	Ведомость
	Дата	номер				сдал		принял
						личная подпись	фамилия, имя, отчество	Личная подпись	фамилия, имя, отчество
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	20.01.2016	1	Аванс за январь	Отдел сбыта	130 000,00	Иващенко	Иващенко А.И.	Ефимова	Ефимова И.В.
6	03.02.2016	6	Зарплата за январь	Отдел сбыта	223 000,00	Иващенко	Иващенко А.И.	Ефимова	Ефимова И.В.

 

Порядковые номера, помещенные на данной странице с первой

                                              ───────────

                                               прописью

 

                                               по шестую

                                              ───────────

                                               прописью

 

Следует отметить, что при ведении журнала N Т-53а необходимо учитывать требования Закона N 402-ФЗ.

Так, согласно статье 10 Закона N 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета должны своевременно регистрироваться и накапливаться данные, содержащиеся в первичных учетных документах.

Не допускаются в регистрах бухгалтерского учета пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета. При этом под мнимым объектом бухгалтерского учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни). Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание. Под притворным объектом бухгалтерского учета понимается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки).

Также не допускаются в регистре бухгалтерского учета исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Составляется регистр бухгалтерского учета на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

На основании статьи 29 Закона N 402-ФЗ регистры бухгалтерского учета подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

 

Расчетная ведомость

 

Хозяйствующий субъект для расчета заработной платы и выплаты ее работникам может использовать отдельные ведомости. В настоящей статье мы поговорим о расчетной ведомости, которая применяется для начисления заработной платы.

 

Для начала напомним, что с 1 января 2013 г. хозяйствующие субъекты (за исключением организаций государственного сектора) вправе применять как типовые формы первичной учетной документации, так и самостоятельно разработанные формы документов. При этом самостоятельно разработанные формы документов могут использоваться в качестве первичных лишь при наличии в них обязательных реквизитов, установленных пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Как показывает практика, многие хозяйствующие субъекты продолжают применять унифицированные формы первичных учетных документов, разработанные Госкомстатом России, поскольку разработка собственных форм, прежде всего, требует определенных трудозатрат. Кроме того, за применение типовых форм выступает тот факт, что некоторые унифицированные формы "первички" все-таки являются обязательными к применению. Так, согласно Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 в обязательном порядке применяются формы документов, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например кассовые документы).

Для расчета и выплаты заработной платы работникам хозяйствующий субъект вправе применить платежную ведомость (форма N Т-53), расчетную ведомость (форма N Т-51), или расчетно-платежную ведомость (форма N Т-49). Указанные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - постановление N 1).

Если хозяйствующий субъект при расчете заработной платы сотрудников применяет расчетно-платежную ведомость, то заполнение отдельно расчетной и платежной ведомости не требуется.

Если же заработная плата работникам выплачивается при помощи банковских карт, то хозяйствующий субъект должен составлять только расчетную ведомость.

Составляется расчетная ведомость в одном экземпляре.

Начисление заработной платы в этой ведомости производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, а также исходя из тарифной ставки (оклада), приходящейся на физический показатель работы сотрудника и непосредственно величины указанного показателя. Отметим, что физическим показателем может быть отработанный час, смена, день.

При этом в расчетной ведомости производится расчет заработной платы сотрудника с учетом всех выплат и удержаний за месяц. Сумма, непосредственно подлежащая выдаче сотруднику, указывается в отдельной графе. В ведомости указываются все выплаты, причитающиеся сотруднику.

Отметим, если премиальная выплата предусмотрена только одному или нескольким работникам, то выдача таких премий может осуществляться при помощи расходных кассовых ордеров, составленных на премируемых сотрудников по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 (форма N КО-2). Аналогичный порядок применяется и в отношении прочих разовых выплат сотрудникам.

Заполнение формы расчетной ведомости регламентируется разделом 2 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в постановлении N 1 (далее - раздел 2 Указаний).

Согласно разделу 2 Указаний в графе "Начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли и подлежащих включению в налоговую базу по НДФЛ. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты формы N Т-51.

Все графы и реквизиты формы должны быть обязательно заполнены. Если информация для заполнения показателя отсутствует, следует поставить прочерк.

 

Приведем пример заполнения расчетной ведомости по форме N Т-51.

 

Пример

                                                       ┌───────────┐

                                                       │ Код │

                                                       ├───────────┤

                                          Форма по ОКУД│ 0301010 │

                                                       ├───────────┤

              ООО "Партнер"                по ОКПО│      │

───────────────────────────────────────────────────    ├───────────┤

          наименование организации                │      │

              Отдел маркетинга                    │      │

────────────────────────────────────────────────────────────┴───────────┘

          структурное подразделение

 

                    ┌───────────┬─────────────┐┌─────────────────────┐

                    │ Номер │ Дата ││ Отчетный период │

                    │ документа │ составления ││                │

                    ├───────────┼─────────────┤├──────────┬──────────┤

                    │ 32 │ 05.09.2016 ││ с │ по │

                    └───────────┴─────────────┘├──────────┼──────────┤

Расчетная ведомость                         │01.08.2016│31.08.2016│

                                               └──────────┴──────────┘

 

Номер по порядку	Табельный номер	Фамилия, инициалы	Должность (специальность, профессия)	Тарифная ставка (часовая, дневная) (оклад), руб.	Отработано дней (часов)		Начислено, руб.					Удержано и зачтено, руб.			Сумма, руб.
					рабочих	выходных и праздничных	за текущий месяц (по видам оплат)				всего	налог на доходы		всего	задолженности		к выплате
							повременная оплата	премия		другие доходы в виде различных социальных и материальных благ					за организацией	за работником
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18
1	23	Петряков А.В.	Дизайнер	20 000,0	23	-	20 000,00	4 000,00	-	-	24 000,00	3 120,00	-	3 120,00	-	-	20 880,00
2	31	Мягков О.Н.	Руководитель отдела	30 000,0	16	-	20 869,57	5 000,00	-	-	25 869,57	3 363,04	-	3 363,04	-	-	22 506,53
3	44	Федоров Т.В.	Менеджер	22 000,0	19	-	18 173,91	4 000,00	-	-	22 173,91	2 882,61	-	2 882,61	-	-	19 291,3
					Итого		59 043,48	13 000,00	-	-	72 043,48	9 365,65	-	9 365,65	-	-	62 677,83

 

Обратите внимание! Расчетные ведомости должны храниться у хозяйствующего субъекта не менее пяти лет после окончания года, в котором они составлены (при условии проведения проверки (ревизии)), а при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54 или N Т-54а) за этот год - 75 лет. На это указывают положения статьи 412, пункт 1.4 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558.