Указание о порядке ведения кассовых операций

 

В целях организации на территории Российской Федерации наличного денежного обращения Банком России установлен порядок ведения кассовых операций. Данный порядок распространяется на всех юридических лиц, независимо от организационно-правовой формы собственности, а также на индивидуальных предпринимателей. Об этом порядке и поговорим в настоящей статье.

 

Итак, порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее - наличные деньги) на территории Российской Федерации определяет Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У (далее - Указание N 3210-У). Данный нормативный документ распространяется на:

- юридических лиц (за исключением Центрального банка Российской Федерации, кредитных организаций (далее - банк));

- индивидуальных предпринимателей.

При этом Указание N 3210-У для индивидуальных предпринимателей и субъектов малого предпринимательства, под которыми понимаются юридические лица, отнесенные в соответствии с условиями, установленными Федеральным законом от 24 июля 2007 N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации" к малым предприятиям, в том числе к микропредприятиям, устанавливает упрощенный порядок ведения кассовых операций.

Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются Указанием N 3210-У, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Согласно пункту 2 Указания N 3210-У для ведения кассовых операций юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег).

Юридическое лицо определяет лимит остатка наличных денег самостоятельно, исходя из характера своей деятельности. Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает либо:

- объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо - ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги);

- объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо - ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Расчет лимита остатка наличных денег осуществляется по формуле, приведенной в Приложении к Указанию N 3210-У.

Юридическое лицо, имеющее обособленные подразделения, расчет лимита остатка наличных денежных средств осуществляет в следующем порядке.

Подразделению юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места) (далее - обособленное подразделение), сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег устанавливается в порядке, предусмотренном Указанием N 3210-У для юридического лица.

Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег юридическое лицо направляет обособленному подразделению в установленном им порядке.

Платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 03.06.2009 г. N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами", а также банковский платежный агент (субагент), осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 27.06.2011 г. N 161-ФЗ "О национальной платежной системе", при определении лимита остатка наличных денег не учитывают наличные деньги, принятые ими при осуществлении указанной деятельности.

 

Обратите внимание! Юридическое лицо обязано хранить на банковских счетах в банках денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денег, являющиеся свободными денежными средствами.

Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается (абзац 8 пункта 2 Указания N 3210-У):

- в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты;

- в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег запрещается!

 

Обратите внимание! Согласно положениям пункта 2 Указания N 3210-У индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.

Как следует из письма Банка России от 8 декабря 2014 г. N 29-1-1-6/9698, при неустановлении лимита остатка наличных денег сумма наличных денег, хранящихся в кассе субъекта малого предпринимательства, по завершении рабочего дня определяется этим хозяйствующим субъектом. При этом руководителем должны быть определены мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций и их хранении.

В случае установления субъектами малого предпринимательства лимита остатка наличных денег в кассе указанным хозяйствующим субъектам необходимо соблюдать требования Указания N 3210-У в части недопущения накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, за исключением случаев, предусмотренных абзацем 8 пункта 2 Указания N 3210-У.

 

В соответствии с пунктом 4 Указания N 3210-У кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. Кассовые операции с физическими лицами, являющимися инвалидами по зрению, с использованием факсимильного воспроизведения их собственноручной подписи, проставляемого с помощью средства механического копирования, осуществляются с учетом требований статьи 14.1 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" кассиром в присутствии работника, определенного в распорядительном документе юридического лица, индивидуального предпринимателя и не осуществляющего эту кассовую операцию. В этом случае указанный работник до проведения кассовой операции устно доводит до сведения физического лица, являющегося инвалидом по зрению, информацию о характере осуществляемой кассовой операции и сумме операции (сумме наличных денег).

При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Кассовые операции также могут проводиться руководителем.

Обратите внимание, что юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств, конструкция которых предусматривает прием банкнот Банка России, имеющих функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых установлен Указанием Банка России от 06.10.2008 г. N 2087-У.

В силу положений Указания N 3210-У кассовые операции оформляются на основе документов, формы которых утверждены:

- постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации";

- постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Такими документами являются:

- приходный кассовый ордер (0310001);

- расходный кассовый ордер (0310002);

- кассовая книга (0310004);

- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (0310005);

- расчетно-платежная ведомость (0301009);

- платежная ведомость (0301011).

Кассовые документы (приходный и расходный кассовые ордера) могут оформляться одним из следующих лиц (пункт 4.2 Указания N 3210-У):

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

 

Обратите внимание! Индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформлять. На это указывает пункт 4.1 Указания N 3210-У и подтверждает письмо Минфина России от 17 октября 2014 г. N 03-11-11/52522.

Кроме того, вышеназванные лица могут не вести кассовую книгу, что установлено пунктом 4.6 Указания N 3210-У.

О том, кто вправе не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу, разъясняет ФНС России в пункте 2 письма от 9 июля 2014 г. N ЕД-4-2/13338 "О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов", к таким лицам относятся;

- индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности,

- индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками, применяющими патентную систему налогообложения,

- индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения,

- индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого сельскохозяйственного налога.

 

Согласно пункту 4.7 Указания N 3210-У документы, предусмотренные Указанием N 3210-У, могут оформляться как на бумажном носителе, так в электронном виде.

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее - технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается.

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организует руководитель.

На основании пункта 5 Указания N 3210-У прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее - работник), проводится по приходным кассовым ордерам (далее - ПКО).

При получении ПКО кассир проверяет:

- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) (далее - лица, уполномоченные подписывать кассовые документы);

- соответствие подписи имеющимся у кассира образцам подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

Отметим, что если кассовые операции ведет руководитель, образцы подписей таких лиц не оформляются (абзац 2 пункта 4.4 Указания N 3210-У);

- соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;

- наличие подтверждающих документов, перечисленных в ПКО.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег. Если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, проставляет на квитанции к ПКО оттиск печати (штампа) и выдает вносителю наличных денег указанную квитанцию.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ПКО, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму. Отметим, что если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, то кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. ПКО кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для переоформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег.

 

Обратите внимание! Согласно пункту 5.2 Указания N 3210-У ПКО может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" на общую сумму принятых наличных денег. Исключение составляют суммы наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), на прием которых оформляется отдельный ПКО (пункт 3 письма ФНС России от 09.07.2014 г. N ЕД-4-2/13338 "О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов").

Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по ПКО (пункт 5.3 Указания N 3210-У).

 

Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам (далее - РКО) (пункт 6 Указания N 3210-У). Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.

При получении РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) кассир, как и в случае с ПКО, проверяет наличие подписи лица, уполномоченного подписывать кассовые документы и ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце 2 пункта 4.4 Указания N 3210-У, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по РКО кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО (пункт 6.1 Указания N 3210-У).

Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность.

Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или в доверенности.

Если выдача наличных денег осуществляется по доверенности, кассир проверяет соответствие:

- фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности;

- указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись "по доверенности". Доверенность прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Если же выдача наличных денег осуществляется по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, то делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Заверенная копия доверенности прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

При выдаче наличных денег по РКО кассир передает РКО получателю денег для проставления подписи (пункт 6.2 Указания N 3210-У). После непосредственной выдачи денег по РКО кассир подписывает его.

В силу пункта 6.3 Указания N 3210-У для выдачи наличных денег работнику под отчет РКО оформляется согласно письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Обратите внимание, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по РКО (пункт 6.4 Указания N 3210-У).

Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) (пункт 6.5 Указания N 3210-У). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). При этом продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Выдача наличных денег работнику проводится с проставлением им подписи в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

В последний день выдачи наличных денег кассир совершает следующие действия:

- в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись "депонировано" напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию,

- сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости),

- проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю).

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется РКО.

При наличии старшего кассира передача наличных денег между ним и другими кассирами в течение рабочего дня отражается старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира (пункт 4.5 Указания N 3210-У).

Для учета поступающих в кассу наличных денег, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемых из кассы наличных денег, юридическое лицо ведет кассовую книгу (пункт 4.6 Указания N 3210-У). Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) для учета наличных денег, принятых при осуществлении указанной деятельности, ведет отдельную кассовую книгу.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и ставит подпись.

Также сверяет данные в кассовой книге с данными кассовых документов главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии - руководитель) и после сверки ставит свою подпись.

Обратите внимание, что если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, то записи в кассовую книгу не вносятся.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке, с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии - руководитель).

Исходя из пункта 7 Указания N 3210-У, мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяет юридическое лицо, индивидуальный предприниматель самостоятельно.

В завершение хотелось бы отметить, что за нарушение порядка ведения кассовых операций юридические лица могут быть привлечены к административной ответственности на основании части 1 статьи 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ). Штраф для юридических лиц составит от 40 000 до 50 000 руб., а для должностных лиц - от 4 000 до 5 000 руб.

В отношении ответственности по части 1 статьи 15.1 КоАП РФ лиц, которые вправе применять упрощенный порядок ведения кассовых операций, необходимо сказать следующее. Согласно разъяснениям ФНС России, изложенным в пункте 4 письма от 09.07.2014 г. N ЕД-4-2/13338 "О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов", указанной частью установлена ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся:

- в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности (контрольные мероприятия в данной части не проводятся в отношении индивидуальных предпринимателей, ведущих в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности);

- в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов (за исключением индивидуальных предпринимателей, субъектов малого предпринимательства).