Анализ системы управления компании Auslogics

 

Управление компанией Auslogics осуществляет директор. Именно он ставит перед всей компанией цели, а так же задачи на весь предстоящий период, а так же осуществляет контроль их выполнения. В то же время, директор принимает решения о программных продуктах, которые будут разработаны разрабатываться компанией, а так же о сроках выполнения всех заказов. После того, как вынесено решение о выполнении того или иного проекта директор согласует с менеджерами отделов необходимый фронт работ, а так же устанавливает необходимые сроки готовности всех этапов реализации данного проекта.

Вся дальнейшая работа по выполнению определенных планов реализуется менеджерами отделов компании Auslogics. Именно они распределяют работы между подчиненными, а так же оговаривают весь фронт работ на каждый рабочий день.

Деятельность современной виртуальной организации осуществляется при помощи компьютерной техники, а так же сети Интернет. Порядок осуществления документооборота между менеджерами компанииAuslogics, а так же сотрудниками отделов предоставлен на рисунке 2.

 

Рисунок 2-Порядок осуществления документооборота между менеджерами компании Auslogics и сотрудниками отделов

 

Следовательно, ежедневно, а так же ежемесячно все сотрудники компании Auslogicsполучают задания и уже в конце дня и месяце отправляют отчеты о его выполнении. В данных отчетах отражаются сложности в выполнении задания, что дает возможность менеджерам отделов компании Auslogicsнемедленно реагировать на них, а так же оказать помощь в выполнении, поручить это задание любому другому сотруднику. При помощи ежедневных отчетов о проделанной работе компании Auslogicsудается контролировать сроки выполнения работ, а так же исключить просрочки.

Одно из важнейших ПО в рассматриваемой компании Auslogics-это ПО для коммуникации. Все сотрудники компании Auslogicsобщаются между собой. В то время когда, расстояние между сотрудниками достигает тысячи километров, помимо самого расстояния их еще делят часовые пояса, именно поэтому не всегда удобно будет звонить, а так же обсуждать все по телефону. Поскольку все сотрудники работают за компьютером, то и ПО для коммуникации необходимо быть на компьютере. Рассматриваемая компания Auslogics осуществляет коммуникации со своими сотрудниками в основном посредством программы Skype. Рассмотрим его преимущества:

·   это бесплатное ПО;

·   написание текстовых сообщений;

·   Skypeдает возможность вести как видеоконференции с участием трех и более пользователей, а так же и текстовую конференцию.

На рисунке 3 приведен интерфейс программы Skype.

 

Рисунок 3-Интерфейс программы Skype

 

При помощи программы Skypeсотрудники компании могут создавать в массовом порядке различные аккаунты Skype, управлять ими через центральную панель, а так же подключать или отключать те или иные функции, осуществлять создание голосовых почтовых ящиков, организовывать коммерческие подписки.

Рассмотрим список преимуществ, активно используемых специалисты компании Auslogics, а именно:

·   создание аккаунтов;

·   управление балансом;

·   специальные опции;

·   аналитика.

Почта играет так же важную роль в деятельности, рассматриваемой компании Auslogics, на почту менеджеры отправляют задания сотрудникам. И сотрудники, в свою очередь, отправляют отчеты о проделанной работе на почту, все прочие коммуникации ведутся через программу Skype.

Практически 90% всех пользователей компьютерами используют операционной системой MicrosoftWindows, однако это не значит, что у всех установлена одна версия ОС. Соответственно, рассматриваемой компании Auslogicsнеобходимо писать программы так, чтобы все они подходили под все действующие виды ОС. Ставится новая задача перед менеджерами, компания Auslogics разрабатывает ПО для 8 разных версий ОС. Следовательно, разработчики должны писать коды на 8 различных компьютерах, дизайнеры - так же оформлять интерфейс программ на 8 разных компьютерах, и то же самое относится к тестировщикам. Сотрудникам организации Auslogicsсидеть за 8 компьютерами, не удобно. Для решения такой задачи есть специально ПО.это решение для виртуализации настольных компьютеров, помогающее автоматизировать управление настольными компьютерами, а так же приложениями, сократить затраты и увеличить уровень безопасности данных за счет централизации среды настольных компьютеров. С помощью данного ПО пользователи могут модулировать разные версии ОС на одном компьютере из-за своей интегрированной среды разработки.

С выбором определенного ПОдля дизайна интерфейса не возникло множества проблем, в сравнении с выбором языка необходимого для программирования. Выбор был сделан в пользу программы AdobePhotoshop, известная ПО для редакции различных изображений. Продукты этого семейства - это инструменты, помогающие обрабатывать цифровые изображения, а так же создавать выразительные художественные образы и находить новейшие необычные способы демонстрации готовых работ.

Рассмотрим, как осуществляется реализация основных функций планирования в компании:

Планирование. Auslogics проводит планирование на двух уровнях, а именно:

)   Текущее планирование;

)   Стратегическое планирование;

Организация управления. Система организации компании Auslogics достаточно четко поставлена: все отделы подчиняются директору.

Контроль. Контроль за выполнениемосуществляется при помощиотчетов, а так же еденедельныхсобраний с докладами от начальниковотделов, рассматриваемойкомпании.

Контролировать сотрудников, когда они находятся на большом расстоянии без специальных средств практически невозможно. В компании Auslogics менеджер отвечает за всех своих сотрудников, в его обязанности так же входит и контроль. Менеджер контролирует подчинённых при помощи программы AuslogicsTimeControl, ПО которое разработало, а так же выпускает сама компания.

Так же используется программа AuslogicsTimeControl - это собственная разработка, рассматриваемой компании, это ПО выполняет разные функции для менеджера, а так же сотрудника. Суть этогоПО заключается в контроле компьютера сотрудника, поскольку все его сотрудники работают дистанционно то, контролируя компьютер сотрудников, менеджеры контролируют так же и самих сотрудников. ЭтоПО работает только тогда когда сотрудник его включает самостоятельно. В компании Auslogicsкак и в любой другой организации есть свое рабочее часы, однако когда сотрудников разделяют часовые пояса, то это не определенный график работы, а определенное количество часов которое сотрудник должен наработать в день.

Минимальное рабочее время ежедневно в течениивсей рабочей недели для каждого сотрудника составляет 7 часов. Данное ПО необходимо сотруднику - для того что бы подсчитать часы работы, на основании этого показателя сотрудник отправляет бухгалтеру компании счет, за проделанную работу.

Для менеджера программа AuslogicsTimeControl выполняет 3 основные функции. По каждой из них менеджеру приходит отчет.

Первая это контроль времени работы.

А две другие это активность компьютера и скриншот. Скриншот, это снимок экрана, через случайный промежуток времени, или в определенном заданном интервале, интервал устанавливает сам менеджер. Активность ПК, отправляет отчет менеджеру об активности самого компьютера в рабочие часы. Менеджер, в свою очередь, может просматривать отчеты о каждом сотруднике в любое время, отчеты храниться систематизировано определенный период времени по дням. Менеджеры контролируют всех сотрудников со своего отдела, а директор контролирует всех сотрудников.

В компании Auslogics существуют два вида заработной платы:

)   повременно-премиальная;

2) Сдельно-премиальная;

Уровень заработной платы от 2000 до 6000 долларов в зависимости от квалификации.

В компании Auslogics имеются некоторые составляющие системы управления организацией, этообъясняется, рассредоточиваем всех сотрудников по разным государствам, а так же в компании нет HR-менеджера.

В компании Auslogicsнайм сотрудников осуществляется так же отдаленно. Наймом кандидатов на работу занимаются лично директор компании, а так же менеджер того отдела, куда нуже кандидат. В компании Auslogics собеседование проходит в 5 этапом. Компании Auslogicsтребуются от кандидата не только его технические навыки, но так же и умение пользоваться своими собственными знаниями.

Рассмотрим эти этапы:

.   Кандидат отправляет резюме. Оно приходит к директору, он его обрабатывает. Если резюме, одобрено оно передаются менеджеру соответствующего отдела. Если еще что-то необходимо уточнить по резюме, менеджер сам связывается с кандидатам, и задает все вопросы. После всего этого отправляет кандидату тестовые задания посредством электронной почты;

.   Выполнение тестовых заданий. После выполнения кандидат отправляет отчет о работе. В дальнейшем при проверке менеджерами заданий они будут смотреть не только на отчет, но и на то, как он был написан, а именно на кандидата выразить мысли словами. Проверка задания производится в течении одной недели;

.   Общение с менеджером, после прохождения второго этапа собеседования. В этого этапа менеджер предлагает кандидату испытательный срок;

.   Сам испытательный срок;

.   Заключительный этап. Кандидату высылается по электронной почте контракт, который он должен распечатать, подписать, сделать ксерокопию и отправить директору по электронной почте. Контракт является бессрочным, а так же действует до расторжение его сторонами.

Стиль управления компании Auslogics - демократический. Он характеризуется предоставлением подчиненным самостоятельности в пределах выполняемых их квалификации. Подобный коллегиальный стиль, дает большую свободу деятельности подчиненным под контролем своего руководителя.

Компании, где доминирует подобный демократический стиль, который характеризуются высокой децентрализацией полномочий. Подчиненные принимают достаточно активное участие в подготовке решений, а так же пользуются свободой в выполнении заданий. Созданы нужные предпосылки для выполнения работы, а так же проводится оценка их усилий, наблюдается уважительное отношение к подчиненным, а так же к их потребностям.

Рассмотрим технологию разработки ПО, на примере выпуска новой версии ПО, где будут некоторые модификации старой, а так же исправление ошибок и новый дизайн (рисунок 4).

Все начинается с послепродажного обслуживания выпущенной продукции, пользователи, которые купили это ПО могут жаловаться на разного рода недочеты или ошибки программы, что необходимо учесть в новой версии. Впоследствии начинается работа отдела разработки. Они обсуждают все изменения, а так же дополнения нужно внести в новой версии, так же параллельно подключается отдел дизайна. Разработчики пишут код, а отдел дизайна одновременно работает над дизайном (интерфейсом) нового ПО. Потом в разработчики совмещают код разработчиков, а так же код дизайнеров в целое. Это ПО, поступает в отдел тестирования, где проверяют ПО на наличие ошибок. Здесь проходит первый этап тестирования, проверяется вся программа, а так же параллельно отчет о каждой ошибке поступает в отдел разработчиков, где происходит ее исправление. После исправления всех ошибок, ПО снова поступает в отдел тестирования на следующий этап. Процедура тестирования проводится еще раз. Если нет серьезных функциональных ошибок, то это ПО поступает на продажу, только после предварительной работы отдела маркетинга компании Auslogics. Часто выпускается freeware, так называемое, бесплатное ПО, freeware содержит 2-3 функции, чтобы пользователи могли посмотреть, а так же его оценить. В итоге выпускается более новая версия ПО. В дальнейшем будет осуществляться послепродажное обслуживание, а так же повторится цикл разработки ПО.

 

Рисунок 4 - Основные этапы разработки ПО в компании Auslogics

 

Схема выпуска ПО в, рассматриваемой компании Auslogicsдостаточно грамотно налажена. Данная схема позволяет всем четырем отделам одновременно работать независимо, а так же слажено, каждый отдел занимается своей собственной работой, в то же время работа каждого отдела связанна с работой прочих отделов. Данная связь осуществляется через директора, а так же менеджеров, осуществляющих координацию деятельность всего остального персонала. Учитывая тот факт что менеджеры так же трудятся над выпуском этого ПО как рядовые сотрудники компании Auslogics, они выполняют функции двух сотрудников. И вся компания Auslogicsдержится на грамотно построенном, а так же отлаженном менеджменте, тогда когда менеджеры компании выполняют больше функций, чем любой рядовой сотрудник.

Рекомендации по совершенствованию управления современной виртуальной организацией

 

В качестве совершенствования управления виртуальной организацией Auslogicsбыли предложены, а так же разработаны следующие рекомендации:

1) осуществление использования методов оценки результата работы (или KPI), а так же управления по целям;

2) осуществление планирования карьеры сотрудников компании на 2-3 года вперед. Нужно на основании разработаннойкарьерограммы планировать программу обучения, а так же сертификацию ИТ-сотрудников;

)   для осуществления оценки достигнутых целей, а так же повышения уровня профессионализма нужно проводить аттестацию персонала. На ее основе так же может быть разработана необходимая система бонусов для сотрудников и практика повышения в должности;

)   проведение онлайн конференций среди персонала каждого отдела, а так же с сотрудниками прочих отделов;

)   для повышения уровня продаж, а так же рекламы брэнда заняться социальным медиа маркетингом (SMM) вместе с, так называемым сарафанным радио.

Первым мероприятиям является мотивация персонала. Она заключается в использование экономической мотивации на основе методов оценки результата работы (KPI), а так же управления по целям.

Подобная мотивация основана на формирование размера денежного вознаграждения в зависимости от выполнения индивидуального плана задач, а так же целей. Для некоторых позиций (к примеру, программисты) выбор, а так же отслеживание KPI - это достаточно нетривиальная задача.

Для того чтобы сотрудник был мотивирован, у него должно быть достаточно четкое видение перспектив роста на период в 2-3 года, а именно: чего он может достигнуть, а так же что ему для этого нужно сделать. В настоящее время считается нормальным, когда предложение о приеме на работу, подписываемое сотрудником, приходя в организацию, содержит не только лишь перечень его обязанностей, но так же и четкий подробный план его карьерного и профессионального развития. Компания, которая может достаточно четко обрисовать будущему сотруднику все существующие перспективы роста, что выглядит более привлекательно, чем та компания, которая обещает «большие возможности роста».

В дальнейшем осуществление формирования планов профессионального развития, а так же планирование карьеры сотрудника происходит путем аттестаций. Они должны осуществляетсярегулярно, и охватывать весь персонал. В ходе проведения аттестации вырабатываются планы персонального роста каждого сотрудника и согласуются со всеми общими целями организации.

Для того чтобы обеспечить согласование всех стратегических целей компании, а так же личных целей каждого сотрудника, необходимо принять принцип проведения аттестации «сверху вниз»: изначально ее проходят менеджеры, потом - обычные сотрудники. Соответственно, последовательно общие цели организации декомпозируются до более конкретных рабочих целей каждого сотрудника в соответствии с областью его компетенции, а так же сферой ответственности.

Несмотря на тот факт, что у каждого сотрудника есть контакты всех остальных сотрудников компании, в современной виртуальной организации, где почти все время сотрудник проводит наедине с разрабатываемым ПО, достаточно мало общения. Необходимо регулярно устраивать онлайн конференции (к примеру, 1-2 раза в месяц), где будут обсуждаться вопросы по осуществлению совершенствования организации труда, а так же совершенствованию ПО и прочие жалобы и предложения. Основополагающая цель всех коммерческих предприятий - это производства и реализацияпродукции, а так же максимизации прибыли с данной продукции. На маркетинг и рекламу компания особо не тратит деньги, в основном средства идут на заработную плату персонала отдела маркетинга, которые осуществляют продвижение предприятия, а так же его продукции. Сотрудники отдела маркетинга в основной своей массе - это SEO-разработчики, которые продвигают сайт компании, а так же выпускаемую продукцию в сети Интернет.

Клиентами, рассматриваемой компании за 5 лет ее существования стали больше 10 000 000 пользователей. В то же время группы «поклонников» этого ПОв разных социальных сетях не достигает даже 20 000 человек, что достаточномало. Однако всему есть логическое объяснение, в данных группах публикуются только лишь новости компании и более ничего. Маркетологам стоило бы заняться социальным меди маркетингом (или SMM) - это новое направление маркетинга. Его суть заключается в построении сообщества брэнда в различных социальных сетях, сайты организации сюда не относятся. Осуществить построение огромного сообщества с лояльной аудиторией мечта любой организации. В то же время, люди уже давно объединяются по различным интересам, собираются вместе для общения, делятся советами, но им все же не хватает обратной связи. Поэтому когда компании создают сообщество для своих брендов, а так же обеспечивают благоприятную атмосферу для своих собственных клиентов путем общения с ними, они этим значительно повышают лояльность к своему собственному брэнду. В данном сообществе можно знакомить людей с различными новинками продукции организации. Однако самое главное это проведение конкурса. И в этом случае уже в работу SMM включается, так называемое, сарафанное радио. Его еще по-другому называют «маркетинг из уст в уста», это форма бесплатной устной, а так же письменной рекламы. Фишка сарафанного радио заключается в том, что формирование слухов как в онлайновой, так же, а так же в офлайновой среде; осуществление стимулирования потребителей рассказывать о товарах или услугах, а так же помогать распространять слухи среди их друзей, коллег и различных членов сообществ; а так же адаптация традиционных стратегий сарафанного маркетинга к реальности Facebook, YouTube, а так же пользовательских медиа. В качестве примера можно сказать, что каждому тысячному подписчику этой группы лицензия на продаваемоеПО бесплатно. Основная цель SMM - это стать гораздо более лучшими друзьями со своими клиентами в сети.

 

Заключение

 

Виртуальная организация - это временная или постоянная совокупность географически разобщенных индивидов, групп, а так же организационных единиц или же организаций, функционирование производственного процесса у коих проходит при обязательном участии современных информационных технологий, включая различные электронные средства связи.

Существует3 основных вида виртуальных организаций, а именно по типу управления:

·   с централизованным;

·   с распределенным;

·   с децентрализованным.

Принципы современных виртуальных организационных форм предопределяют «дефицит» автаркии, а так же мотивации предпринимателей, которые входят в сеть. Перенос своей деятельности в виртуальныймир характерен для высокотехнологических отраслей таких как: программирования, телекоммуникации, электроники, медицины, где производственные процессы можно легко стандартизировать. Инновационной моделью современной виртуальной организации можно назвать систему совместного проектирования, а так же производства для виртуальных организаций CDMS, в курсовой работе описывается архитектура агента для реализации подобных виртуальных организаций в CDMS, а так же представлен пример совместного планирования нескольких предприятий.

В работе рассматривается компания AuslogicsSoftwarePtyLtd, которая является известным разработчиком ПОдля компьютеров, работающих под управлением MicrosoftWindows, а так же специализируется в области решений для оптимизации работы компьютеров и осуществлению защиты информации.

В компании имеются лишь некоторые составляющие системы управления организацией, это объясняется, рассредоточиваем сотрудников по разным государствам, так же в компании нет HR-менеджера. Наймна работу сотрудников осуществляется так же отдаленно через интернет.

Схема осуществления выпуска ПОв компании Auslogics позволяет 4-ем отделам работать одновременно и независимо, а так же слажено, каждый отдел занимается работой, в то же время работа любого отдела связанна с работой прочих отделов.

В курсовой работе были предложены, а так же разработаны следующие рекомендации по совершенствованию управления современной виртуальной организацией Auslogics, а именно:

1) использование методов оценки результата работы, а так же управления по целям;

2) осуществление планирования карьеры сотрудников компании на 2-3 года вперед. Нужно на основании разработаннойкарьерограммыпланировать программу обучения, а так же сертификацию ИТ-сотрудников;

)   для осуществления оценки достигнутых целей, а так же повышения уровня профессионализма нужно проводить аттестацию персонала. На ее основе так же может быть разработана необходимая система бонусов для сотрудников и практика повышения в должности;

)   проведение онлайн конференций среди персонала каждого отдела, а так же с сотрудниками прочих отделов;

)   для повышения уровня продаж, а так же рекламы брэнда заняться социальным медиа маркетингом (SMM) вместе с, так называемым сарафанным радио.