VII . Порядок работы с документами и материалами экспертиз и экспертных исследований

 

Прием документов и материалов судебных экспертиз и экспертных исследований

 

131. Доставка документов и материалов экспертиз в СЭУ осуществляется, как правило, средствами почтовой связи, а также лично следователями, дознавателями, судьями и иными лицами по их поручению. Заявления о проведении экспертных исследований и материалы к ним от юридических и физических лиц доставляются в СЭУ доверенными лицами и гражданами лично или посредством почтовой связи.

132. Документы и материалы экспертиз и экспертных исследований, направляемые в СЭУ, поступают в подразделение делопроизводства.

Работник подразделения делопроизводства проверяет сохранность упаковки, правильность адресования, соответствие имеющихся вложений списку документов и материалов, указанных в сопроводительном письме. К этой работе могут привлекаться и работники экспертных подразделений.

Вещественные доказательства, упакованные отдельно и опечатанные, не вскрываются. Без нарушения упаковки они передаются вместе с зарегистрированными документами и материалами в экспертное подразделение.

При повреждении упаковки, отсутствии документов или материалов, перечисленных в сопроводительном письме, работниками подразделения делопроизводства составляется соответствующий акт в трех экземплярах. Акт подписывается работником, вскрывшим пакет, и утверждается руководителем подразделения делопроизводства. Первый экземпляр остается в подразделении делопроизводства, второй – приобщается к поступившим документам, третий – вместе с сопроводительным письмом направляется адресанту.

 

Регистрация и рассмотрение документов и материалов экспертиз

и экспертных исследований

 

133. Регистрация поступивших документов и материалов экспертиз и экспертных исследований проводится в течение суток подразделением делопроизводства.

134. Документы и материалы с грифом «Секретно» принимаются и регистрируются в соответствии с порядком, установленным для работы с секретными документами.

135. Для отметки о регистрации документов и материалов экспертиз и экспертных исследований на лицевой стороне первого листа постановления (определения) о назначении экспертизы, заявления о проведении экспертного исследования в правом нижнем углу ставится штамп, в оттиске которого указывается дата поступления и регистрационный номер.

Регистрационный номер присваивается подразделением делопроизводства.

Регистрационный номер экспертизы и экспертного исследования состоит из порядкового номера, индекса подразделения и (для судебных экспертиз) обозначения категории дела, по которому назначена экспертиза (цифрой «1» обозначается уголовное дело, «2» - гражданское, «3» - арбитражное, «4» - административное, «5» - по материалам проверки), экспертные исследования обозначаются цифрой «0». Например, в регистрационном номере экспертизы 345/9-2 «345» означает порядковый номер регистрации, цифра «9» - индекс подразделения, цифра «2» - гражданское дело, в регистрационном номере экспертного исследования 777/9  «777» - порядковый номер регистрации, цифра «9» - индекс подразделения, цифра «0» - обозначение экспертного исследования.

Документы и материалы экспертиз нескольких видов регистрируются в соответствии с количеством видов экспертиз. При определении видов экспертиз следует руководствоваться Перечнем родов (видов) экспертиз, выполняемых в федеральных бюджетных судебно-экспертных учреждениях Минюста России, утвержденным приказом Минюста России от 27.12.2012 № 237 (в ред. приказа Минюста России от 29.10.2013   № 199).

136. Документы и материалы экспертиз, экспертных исследований регистрируются в бумажных или электронных журналах. При заполнении электронных форм регистрации обязательно подписание электронной подписью сотрудника подразделения делопроизводства такой формы.

137. В регистрационно-учетные формы (журналы регистрации материалов, поступивших в СЭУ для производства экспертиз – приложение № 12) помещаются следующие сведения:

- регистрационный номер экспертизы, экспертного исследования;

- дата поступления материалов;

- адресант (от кого поступили материалы);

- перечень поступивших материалов;

- номер дела, Ф.И.О. лиц, привлекаемых к ответственности, сторон по делу;

- вид экспертизы;

- Ф.И.О. и подпись работника экспертного подразделения, получившего материалы, дата получения;

- сведения о приостановлении срока производства экспертизы (причина, даты приостановления и возобновления производства, результат рассмотрения уведомления или ходатайства);

- дата сдачи заключения, акта, сообщения, письма о возврате без исполнения и материалов для отправки;

- дата и способ отправки заключения, акта, сообщения, письма о возврате без исполнения и материалов

138. Зарегистрированные документы и материалы передаются на рассмотрение руководителю СЭУ (или уполномоченному им лицу).

139. Поступившие документы и материалы с резолюцией руководителя СЭУ (или уполномоченного лица) передаются в соответствующее экспертное подразделение. Передача документов и материалов производится под роспись в журнале регистрации экспертиз и экспертных исследований подразделением делопроизводства.

140. Полученные документы и материалы заносятся руководителем структурного подразделения (или уполномоченным лицом) в регистрационную форму (журнал регистрации материалов, поступивших в экспертное подразделение для производства экспертиз и экспертных исследований – приложение № 13).

В регистрационной форме указываются следующие сведения:

- регистрационный номер экспертизы, экспертного исследования;

- дата поступления материалов;

- адресант;

- номер дела, Ф.И.О. лиц, привлекаемых к ответственности, сторон по делу;

- предметы и документы, поступившие для исследования, материалы дела;

- фамилия эксперта, которому поручено производство экспертизы, его подпись за получение материалов, дата получения.

141. Руководитель экспертного подразделения с резолюцией передает документы и материалы на исполнение конкретным экспертам. Эксперт подтверждает получение документов и материалов своей личной подписью в журнале регистрации экспертиз и экспертных исследований подразделения с указанием даты их получения.

Если при вскрытии упаковки вещественных доказательств экспертом установлено отсутствие или несоответствие материалов, указанных в постановлении (определении) о назначении экспертизы, работниками экспертного подразделения составляется соответствующий акт в двух экземплярах. Акт подписывается экспертом, вскрывшим пакет, и утверждается руководителем экспертного подразделения. Первый экземпляр остается в подразделении, второй - вместе с сопроводительным письмом направляется адресанту.

142. Документы и материалы, поступившие в экспертные подразделения, хранятся в запирающихся шкафах или металлических ящиках.

Документы и материалы, поступившие по электронным каналам связи, хранятся на цифровых носителях или в системах хранения данных.

143. Вся переписка по экспертизе (ходатайства о предоставлении дополнительных материалов, уведомления о сроках производства экспертизы, запросы следственных органов и суда о ходе выполнения экспертизы и ответы на них и др.) регистрируется подразделением делопроизводства в журналах регистрации экспертиз под тем же регистрационным номером, который ранее был присвоен данной экспертизе. Поступающие в СЭУ документы по проводимым экспертизам, зарегистрированные в указанном порядке и рассмотренные руководителем СЭУ (или уполномоченным лицом), передаются под роспись с указанием даты их получения в журнале регистрации экспертиз руководителю структурного подразделения (или уполномоченному лицу структурного подразделения).

144. В целях оперативного решения вопросов в процессе производства экспертизы ходатайства, уведомления и другие документы, адресованные судье, следователю, могут быть переданы адресату по факсимильной связи или электронной почте.

145. При наличии обстоятельств, препятствующих проведению экспертизы, по резолюции руководителя СЭУ или его заместителя оформляется возврат документов и материалов.

146. В письме субъекту, назначившему данную экспертизу, указываются основания, по которым производится возврат, а также перечень всех возвращаемых документов и материалов.

 

Особенности движения документов и материалов экспертиз между отделами

 

147. Зарегистрированные документы и материалы экспертиз, выполняемых разными экспертными подразделениями, передаются для исполнения в экспертное подразделение, указанное в резолюции первым. Одновременно в остальные экспертные подразделения, участвующие в данной экспертизе, направляются копии постановления (определения) о назначении экспертизы с резолюцией руководителя СЭУ (или уполномоченного лица).

148. Передача документов и материалов экспертизы из одного экспертного подразделения в другое осуществляется под роспись в журнале регистрации экспертиз передающего экспертного подразделения и отражается в журнале регистрации экспертиз подразделения делопроизводства. Кроме журналов перемещение документов и материалов может фиксироваться в контрольной карточке (приложение № 14).

 

Регистрация и отправка заключений эксперта

 

149. По окончании производства экспертизы (исследования) заключение эксперта, сообщение о невозможности дать заключение, акт экспертного исследования, подписанные экспертом, вместе с приложениями и материалами дела, а также наблюдательным производством с сопроводительным письмом в адрес органа или лица, назначившего экспертизу, исследование,  передаются на подпись руководителю СЭУ (или уполномоченному лицу).

Копия сопроводительного письма визируется руководителем экспертного подразделения.

В сопроводительном письме перечисляются все отправляемые материалы и приложения с указанием количества томов дела, листов и прочее.

Работник подразделения делопроизводства принимает документы на подпись руководителю СЭУ (или уполномоченному лицу) под роспись в журнале регистрации экспертиз экспертного подразделения с указанием даты их получения.

В журнал регистрации материалов экспертиз, поступивших в СЭУ, вносится перечень документов и материалов, переданных экспертом на отправку заказчику, с указанием даты их поступления в подразделение делопроизводства.

150. Оформленные заключения эксперта, акты экспертного исследования с приложенными к нему документами и материалами направляются адресату заказными письмами, бандеролями, посылками, а также могут быть переданы лично под роспись подразделением делопроизводства следующим лицам:

-   дознавателям, следователям, судьям, вынесшим постановление (определение) о назначении экспертизы (при предъявлении служебного удостоверения);

-    курьерам или работникам судов (при предъявлении служебного удостоверения);

- нарочным (при предъявлении паспорта и доверенности от органа или должностного лица, назначившего экспертизу);

-  физическим лицам или их доверенным лицам (при наличии доверенности) и доверенным юридических лиц, с которыми был заключен договор о проведении экспертного исследования.

151. Лицо, получающее документы, расписывается в журнале регистрации материалов, поступивших в СЭУ, указывает дату получения, а также свои инициалы и фамилию, номер служебного удостоверения или паспорта, номер и дату доверенности, кем она выдана.

Доверенность остается в подразделении делопроизводства. Нарочному по доверенности документы выдаются в запечатанном конверте.

Категорически запрещается передача документов и материалов экспертизы лицам, не предусмотренным данным перечнем.

Крупногабаритные, а также имеющие особый режим гражданского оборота объекты исследования и вещественные доказательства с материалами дела выдаются в экспертных подразделениях под роспись в журнале экспертного подразделения. Сведения о выдаче наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, боевого огнестрельного оружия и других объектов особого хранения фиксируются в журнале учета этих вещественных доказательств в соответствующих подразделениях.

152. В случае передачи дела из одного судебного, следственного органа или органа дознания в другой получение заключений экспертов, актов экспертного исследования, сообщений о невозможности дать заключение, писем о возврате материалов без исполнения экспертизы вместе с документами и материалами экспертизы осуществляется только на основании соответствующего постановления (определения).

 

Особенности оформления наблюдательных производств по проведенным экспертизам и номенклатурных дел по возвратам документов и материалов без производства экспертизы

 

153. После завершения экспертизы и экспертного исследования в экспертном подразделении оформляется наблюдательное производство (номенклатурное дело).

154. На обложке дела (производства) помещается заголовок «Наблюдательное производство», указывается номер экспертизы, даты поступления материалов и окончания производства экспертизы, а так же другие сведения и отметки в соответствии с распоряжениями руководителя СЭУ. В наблюдательное производство подлежат включению следующие документы или их копии (бумажные или электронные):

- сопроводительное письмо к документам и материалам, направленным на экспертизу;

- постановление (определение) о назначении экспертизы;

- заявление юридического или физического лица о проведении экспертного исследования;

- договор с физическим или юридическим лицом на проведение экспертного исследования (если это определено номенклатурой дел СЭУ);

- второй экземпляр сопроводительного письма о направлении заключения эксперта;

- второй экземпляр заключения эксперта с приложениями к нему, подписанный экспертом;

- переписка, связанная с производством данной экспертизы, а также при необходимости материалы по исследуемым объектам (копии, файлы на электронных носителях, пленки с материалами и объектами и т.п.);

- второй экземпляр заявления о взыскании расходов за производство экспертиз по гражданским и арбитражным делам, делам об административных правонарушениях квитанции об их оплате (при наличии).

Документы, подлежащие включение в наблюдательное производство и представленные в электронном виде, помещаются в электронный архив, а на наблюдательном производстве делается отметка о таком архиве. Такая отметка должна содержать уникальное имя и тип архива.

Например:

Прилагается электронный архив: «НП 777-9-6 2014г.zip»

Архив подписывается электронной подписью сотрудника подразделения делопроизводства.

Порядок хранения наблюдательных производств определяется номенклатурой дел СЭУ.

155. При оформлении возврата документов и материалов без производства экспертизы в номенклатурное дело подшиваются следующие документы:

- сопроводительное письмо к документам и материалам, направленным на экспертизу;

- постановление (определение) о назначении экспертизы;

- второй экземпляр письма о возврате материалов без исполнения экспертизы с визой исполнителя;

- переписка по назначенной экспертизе.

156. При производстве повторной экспертизы исполнитель заполняет два экземпляра учетной карточки (приложение № 15), один из которых направляется в федеральное бюджетное учреждение Российский федеральный центр судебной экспертизы при Минюсте России (далее – РФЦСЭ), второй экземпляр помещается в номенклатурное дело.

 

 

Регистрация судебных повесток

 

157. Поступившие в СЭУ судебные повестки, извещения, письма, факсимильные сообщения о вызове экспертов в суды регистрируются подразделением делопроизводства в специальном журнале регистрации вызовов экспертов в судебные заседания. Судебные повестки могут доставляться курьером суда или почтой. Документы о вызовах экспертов в суды после получения резолюции руководителя СЭУ или уполномоченного лица передаются экспертам под роспись.