IV. Организация документооборота

 

Принципы организации документооборота

 

80. Прохождение документов в СЭУ с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

81. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки; однократность регистрации документов.

 

Прием, обработка, регистрация и распределение входящих документов

 

82. Доставка документов в СЭУ осуществляется, как правило, средствами почтовой, федеральной фельдъегерской связи и по электронным каналам связи, а также курьерами, представителями правоохранительных органов, судов и другими лицами.

С помощью почтовой связи в СЭУ доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, посылок, бандеролей, а также печатных изданий.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

83. Корреспонденция, адресованная в СЭУ, поступает в подразделение делопроизводства.

Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой «лично»), после чего проверяется правильность вложения документов. Пакеты с пометкой «лично» учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа. При необходимости составляется акт в трех экземплярах, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй –приобщается к документу, третий – остается в подразделении делопроизводства. Акты подписываются работником, вскрывшим пакет, и утверждаются руководителем подразделения делопроизводства.

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом.

Конверты после проверки уничтожаются, кроме конвертов с обращениями граждан и случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа.

Поступившая в СЭУ на имя руководства срочная корреспонденция с пометками о срочности («Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно») и телеграммы передаются по назначению немедленно.

84. Входящая корреспонденция, не связанная с производством экспертиз и исследований, подлежит обязательной регистрации в подразделении делопроизводства.

Электронные сообщения и документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются как входящая корреспонденция с указанием способа доставки.

Документы регистрируются в бумажных или электронных журналах. При заполнении электронных форм регистрации обязательно подписание электронной подписью сотрудника подразделения делопроизводства такой формы.

На лицевой стороне в правом нижнем углу первого листа входящего документа ставится штамп, в оттиске которого указывается дата поступления и регистрационный номер. Регистрационный номер присваивается подразделением делопроизводства и состоит из порядкового номера.

85. Не подлежат регистрации следующие документы:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);

рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;

библиографические справочники;

поздравительные письма, телеграммы, открытки;

пригласительные билеты;

поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки).

На перечисленных документах ставится только дата поступления.

Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно.

86. В регистрационно-учетные формы (журнал входящей корреспонденции) помещаются следующие сведения:

- регистрационный номер поступившего документа;

- дата поступления документа;

- адресант;

- наименование документа;

- исходящий номер документа;

- дата документа;

- краткое содержание;

- роспись за получение документа;

- исполнитель.

87. После регистрации документы направляются руководителю СЭУ (или уполномоченному лицу) для вынесения указаний по исполнению документа. Все входящие документы рассматриваются по мере их поступления, документы, содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), – немедленно в день поступления.

88. После рассмотрения документы работниками подразделения делопроизводства передаются ответственным исполнителям под роспись.

89. Организация работы с документами в структурных подразделениях СЭУ осуществляется в порядке, установленном руководителем подразделения.

 

Организация работы с исходящими документами

 

90. Исходящие документы (корреспонденция, не связанная с производством экспертиз) представляются на подпись руководителю СЭУ (или уполномоченному лицу) в 2-х экземплярах. Если документ является ответом на запрос, запрос прикладывается ко второму экземпляру документа. Подписанные документы подлежат регистрации в подразделении делопроизводства. Оригиналы входящих документов, прошедших регистрацию и исполненных, хранятся в номенклатурных делах.

91. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день. Исходящим документам присваивается исходящий регистрационный номер (порядковый). Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии.

Исходящие факсограммы и электронные письма регистрируются на общих основаниях.

Документы регистрируются в бумажных или электронных журналах. При заполнении электронных форм регистрации обязательно подписание электронной подписью сотрудника подразделения делопроизводства такой формы.

92. В регистрационно-учетные формы (журнал исходящей корреспонденции) помещаются следующие сведения:

- регистрационный номер исходящего документа;

- дата регистрации документа;

- адресаты;

- краткое содержание;

- ФИО исполнителя документа;

- данные об отправке документа.

93. При регистрации проверяются правильность оформления реквизита «Адресат», наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Подлинник документа и приложения к нему направляются адресату. Второй экземпляр документа с исходящим номером и датой, с оригиналом запроса помещается в номенклатурное дело.

 

Отправка документов

 

94. Исходящая корреспонденция отправляется почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель либо лицо, подписавшее документ.

Подготовка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделением делопроизводства в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. Отправка с помощью технических средств связи (факсом или электронной почтой) осуществляется уполномоченными лицами.

95. Простые, заказные, ценные письма и бандероли сдаются в почтовое отделение по реестру. В нем указываются регистрационные номера документов, дата отправки, адресат, адрес, род отправлений, вес, стоимость отправки. После возвращения из почтового отделения один экземпляр реестра с отметками об отправке передается в бухгалтерию, второй – подшивается в дело в подразделении делопроизводства.

96. Документы массовой рассылки направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. В нем делается отметка о дате отправки документов.

97. Ответы на поступившие в СЭУ запросы могут быть вручены авторам запросов и их представителям по доверенности. В этом случае лицо, получающее ответ на запрос, расписывается в получении в соответствующей графе журнала регистрации исходящей корреспонденции  или на копии получаемого ответа. Кроме подписи указываются: дата получения; фамилия, инициалы; номер и дата выдачи служебного удостоверения или паспорта лица, получившего ответ. Доверенности на получение документов вместе с копией ответа подшиваются в номенклатурное дело подразделения делопроизводства.

98. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на его копии, остающейся в деле, а в журнале исходящей корреспонденции делается отметка об отправке документа нарочным.

99. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться: в день их регистрации (простая почта), в течение 3-х рабочих дней с момента регистрации (заказные или ценные почтовые отправления).