Глава 10. Организация документов в делопроизводстве

 

     139.Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов. Формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передача в орган, обеспечивающий прием и хранение архивных документов Службы (далее именуется – архив) осуществляется в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Правительства области.

     140. Номенклатура дел Службы представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в его структурных подразделениях с указанием сроков их хранения по установленной форме.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

141. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Аппарате Правительства и его структурных подразделений, штатными расписаниями, планами и отчетами, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.  

142. Номенклатура дел Службы составляется по установленной форме (приложение № 13) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем и предоставляется в Административное управление.

143. Номенклатура дел Службы подписывается директором Службы и после одобрения экспертной комиссией Службы (далее именуется – ЭК) направляется на согласование с экспертно-проверочной методической комиссией (далее именуется – ЭПМК), после чего утверждается руководителем Службы.

Не реже одного раза в 5 лет номенклатура дел согласовывается с областным государственным учреждением «Государственный архив Калининградской области» (далее именуется – ГАКО).

144. После утверждения номенклатура дел Службы вводится в систему «Дело». Структурные подразделения Службы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Административного управления. Второй — используется в Службе в качестве рабочего. Третий – применяется в архиве. Четвертый – направляется в ГАКО, с которым согласовывается номенклатура дел.

145. Согласованная с ГАКО номенклатура дел Службы в конце каждого года уточняется, утверждается директором Службы и вводится в действие с  1 января следующего календарного года.

146. В случае изменения структуры Службы в номенклатуру дел Службы вносятся соответствующие изменения, вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

147. Каждая строка номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. 

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

148. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.»).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Срок хранения дела, номера статей указываются по Перечню типовых управленческих документов.

149. В течение календарного года по решению директора Службы в утвержденную номенклатуру дел Службы могут вноситься изменения.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

150. По окончании года в конце номенклатуры дел Службы делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

151. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Законченные делопроизводством документы формируются в дела структурными подразделениями Службы под непосредственным методическим руководством сотрудника архива.

152. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства Службы, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет сотрудник, ответственный за делопроизводство, или инспектор хранилища документов в соответствии с номенклатурой дел Службы.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется Административным управлением.

 153. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1) помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

2) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

3) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

4) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

5) по объему дело не должно превышать 250 листов;

6) при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

154. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании:

1) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

2) положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами; если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

3) приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

4) приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;

5) утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов;

6) поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности структурных подразделений Аппарата;

7) документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

8) лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела с расположением фамилий по алфавиту;

9) переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом;

10) документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии; протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам; документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

155. При формировании надзорных дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1) основанием для формирования надзорного дела является извещение органа государственного строительного надзора, поступившее от застройщика, или заказчика (заказчика-застройщика) о начале строительства объекта капитального строительства установленного РД 11-03-2006 образца, с приложением документов, состав которых определяется частью 5 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации;

2) при подаче документов сотруднику, ответственному за делопроизводство, все документы, направляемые в Службу для осуществления полномочий по государственному строительному надзору, должны быть скреплены сегрегаторами, пронумерованы, на торцах иметь наименование застройщика (заказчика, застройщика-заказчика), а также наименование объекта капитального строительства; количество страниц в сегрегаторе не может превышать 250;

3) извещение застройщика или заказчика о начале строительства, реконструкции объекта капитального строительства, разрешение на строительство, положительное заключение государственной экспертизы проектной документации, а также программа проверок, помещаются в состав надзорного дела в указанном порядке;

4)  все составленные или полученные при осуществлении государственного строительного надзора документы хранятся в составе надзорного дела (обращения; уведомления; извещения; акты проверок (плановых и внеплановых); приказы; предписания; ксерокопии материалов, содержащих сведения о привлечении участников строительства к административной ответственности органом, осуществляющим государственный строительный надзор; сведения о внесении изменений в проектную документацию; реестр актов на скрытые работы, заверенный должностным лицом Службы, уполномоченным на ведение государственного строительного надзора при строительстве, реконструкции объекта капитального строительства; решения об отказе в выдаче заключения о соответствии построенного, реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил) и проектной документации; расписки застройщика (заказчика, застройщика-заказчика); доверенности);

5) последним документом надзорного дела является заключение о соответствии построенного, реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил) и проектной документации;

6) после выдачи заключения о соответствии построенного, реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил) и проектной документации вся исполнительная документация передается для ответственного хранения под расписку представителю застройщика (заказчика, застройщика-заказчика), расписка хранится в материалах надзорного дела;

7) все составленные или полученные при осуществлении государственного строительного надзора документы до включения их в дело (далее - документы) подлежат регистрации в журналах регистрации, указанных в пункте 8;

8) сотрудником, ответственным за делопроизводство, заполняются следующие журналы:

а) журнал регистрации копий разрешений на строительство, извещений застройщика или заказчика о начале строительства, реконструкции, объектов капитального строительства, проектной документации объектов капитального строительства, общего и специальных журналов, в которых ведется учет выполнения работ по строительству, реконструкции объектов капитального строительства;

б) журнал регистрации актов проверок, в том числе итоговых, при строительстве, реконструкции объектов капитального строительства, предписаний и извещений об устранении выявленных нарушений;

в) журнал регистрации извещений о сроках завершения работ, подлежащих проверке, в том числе итоговой, при строительстве, реконструкции объектов капитального строительства;

г) журнал регистрации извещений о случаях возникновения аварийных ситуаций при строительстве, реконструкции объектов капитального строительства;

д) журнал регистрации заключений о соответствии построенных, реконструированных объектов капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил) и проектной документации и решений об отказе в выдаче таких заключений;

е) журнал регистрации дел об административных правонарушениях;

9) регистрация документа представляет собой надпись на документе, содержащую регистрационный номер и дату. Указанный регистрационный номер и дата заносятся в журнал регистрации, после чего документ включается (подшивается) в дело, за исключением случаев, предусмотренных  подпунктами 9 и 10;

10) регистрация проектной документации, полученной на основании части 5 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации, осуществляется Службой посредством регистрации перечня разделов проектной документации. При регистрации сотрудником, ответственным за делопроизводство, проверяется соответствие разделов проектной документации представленному перечню, после чего перечень регистрируется и включается (подшивается) в дело.

В случае внесения изменений в проектную документацию застройщиком или заказчиком в Службу направляется перечень разделов измененной проектной документации с приложением копии соответствующего заключения государственной экспертизы проектной документации. Указанный перечень разделов регистрируется в изложенном выше порядке.

Проектная документация не включается (не подшивается) в дело, но подлежит хранению в Службе в течение всего периода осуществления надзора полномочий по осуществлению государственного строительного надзора, после чего в составе исполнительной документации передается застройщику (заказчику, застройщику-заказчику) на ответственное хранение под расписку;

11) регистрации подлежит полученный на основании части 5 статьи 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации сброшюрованный, пронумерованный, с заполненным титульным листом общий и (или) специальный журнал, предназначенный для учета выполнения работ по строительству, реконструкции объектов капитального строительства, посредством скрепления журнала печатью, проставления регистрационной надписи с указанием номера дела. Зарегистрированный журнал не включается (не подшивается) в надзорное дело и подлежит возвращению застройщику (заказчику, застройщику-заказчику) под расписку после регистрации для ведения учета выполнения работ по строительству, реконструкции объекта капитального строительства.

По окончании соответствующего журнала застройщиком или заказчиком в орган государственного строительного надзора для регистрации предоставляется новый журнал с пометкой "1", "2" и т.д., который регистрируется в изложенном выше порядке.

Все общие и специальные журналы, вместе с извещением об окончании строительства, реконструкции объекта капитального строительства передаются в Службу должностному лицу, осуществляющему государственный строительный надзор, вместе с исполнительной документацией и сертификатами на строительные и отделочные материалы, применяемые в ходе строительства, реконструкции объекта капитального строительства, для подготовки заключения о соответствии построенного, реконструированного объекта техническим регламентам (нормам и правилам) и проектной документации.

156. Все дела Службы подлежат оформлению при их заведении (формировании) и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений Службы, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем инспектора хранилища документов.

157. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

– подшивку на 4 прокола в твердую обложку или переплет дела;

– нумерацию листов дела;

– составление листа-заверителя;

– составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов.

158. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение  № 15).

159. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

1) наименование высшего органа исполнительной власти – Правительство Калининградской области;

2) наименование структурного подразделения — Государственная инспекция архитектурно-строительного надзора Калининградской области (Служба ГАСН Калининградской области);

3) индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел;

4) заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Службы;

5) дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

160. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. 

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел Службы после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

161. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумеровать листы цветными карандашами и чернилами не допускается.

 Лист большого формата, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

162. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

 163. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе- заверителе дела по установленной форме (приложение № 16) и располагается в конце дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

 164. Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК (до этого он проставляется карандашом).

 165. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется на отдельном листе по установленной форме внутренняя опись документов дела (приложение № 17).

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

166. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

167. Руководители структурных подразделений Службы и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

168. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел Службы. Выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел Службы.

169. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

170. Личные дела государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, хранятся в сейфе у сотрудника, ответственного за кадровую работу в Службе, в течение 10 лет со дня увольнения, после чего передаются в архив.

171. Выдача дел структурным подразделениям Службы производится с разрешения директора Службы.

Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение № 18). В ней указывается структурное подразделение Службы, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Службы на срок не более одного месяца.

Органам исполнительной власти области, сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора Службы или его заместителя по актам.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора Службы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.