Глава 6. Организация документооборота

               И ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

     64. Движение документов в Службе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

65. Порядок прохождения документов и операции, производимые            с ними в Службе, регламентируются Законом Калининградской области   «О Правительстве Калининградской области», Законом Калининградской области «О системе исполнительных органов государственной власти Калининградской области», Регламентом, инструкцией по делопроизводству в Правительстве Калининградской области и настоящей Инструкцией, «Положением о государственной инспекции архитектурно-строительного надзора Калининградской области (Службе ГАСН Калининградской области)», утвержденным Постановлением Правительства Калининградской области от 29 июня 2006 г. N 470 и должностными инструкциями сотрудников.

     66. Доставка документов в Службу осуществляется, как правило, средствами почтовой связи, а также по техническим средствам связи.

     С помощью почтовой связи в Службу доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

     По каналам технических средств связи поступают: телеграммы, факсимильные сообщения (факсограммы), сообщения по электронной почте.

67. Документы, поступающие в Службу на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение руководителем и направляются исполнителям.

     Прием, первичная обработка и регистрация документов, а также писем, заявлений и обращений граждан, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, в Службе осуществляются лицом, ответственным за ведение делопроизводства.

     Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов   с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

     На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

     68. В случае недостачи или повреждения документа составляется акт     в трех экземплярах: первый экземпляр остается в Службе, второй экземпляр приобщается к поступившему документу, третий экземпляр высылается отправителю.

Конверты от поступивших документов сохраняются, если только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата на почтовом штемпеле имеет значение в качестве доказательства времени поступления. Обязательно сохраняются конверты, в которых поступили судебные повестки, извещения, решения, определения судов и иные судебные акты, договоры, соглашения, претензии и исковые заявления, письма и обращения граждан.

     69. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в Службе распределения полномочий.

     70. Службой регистрируются адресованные и переданные в адрес Службы из Аппарата Правительства документы самостоятельно.

73. Поступившие телеграммы принимаются лицом, ответственным за делопроизводство, под расписку с отметкой даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, и в тот же день передаются на рассмотрение директору Службы, либо его заместителю.

Телеграммы, поступившие в адрес Службы с отметкой «СРОЧНО», передаются для рассмотрения немедленно. 

Тексты поступивших телефонограмм записываются получателем в журнале и оперативно передаются должностному лицу, которому они адресованы.

     74. Поступающая в Службу корреспонденция на иностранных языках передается в Управление по международным связям для перевода, с учетом сроков, указанных в документе. После перевода текст на русском языке и оригинал на иностранном языке передаются в Службу для направления документа адресату.

75. Оформление адресования и указаний по исполнению подлинников документов, рассмотренных директором, осуществляется начальниками соответствующих отделов по надзору. При этом указывается должностное лицо, ответственное за исполнение документа, если таковое не определено директором, рассмотревшим подлинный документ.

 Оформление адресования электронных копий документов и указаний по исполнению осуществляется в электронных регистрационных карточках системы «Дело» (далее именуется – ЭРК) сотрудниками, ответственными за делопроизводство.

Подлинники документов и электронные копии подлинных документов по системе «Дело» направляются ответственному исполнителю, копии документов – сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства. Сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, обязаны не менее трех раз в день проверять поступление электронных копий подлинных документов в системе «Дело» и организовать их доведение до руководителя.

76. Документы, отправляемые в Правительство области, в структурные подразделения Аппарата, передаются почтой или по техническим средствам связи.

     77. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, в запечатанных конвертах с указанием почтового адреса.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются адресатам в течение трех рабочих дней со дня их поступления к сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства.

     Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется  по указанию лица, подписавшего документ.

     78. Исходящие документы за подписью директора Службы, либо его заместителя, регистрируются и отправляются через сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства.

     На отправку передаются подлинник отправляемого документа и его полностью оформленный второй экземпляр с указанием почтового адреса или расчета рассылки.

При этом сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства, передается необходимое количество оформленных для отправки копий документа в соответствии с расчетом рассылки.

79. Документы отправляются адресатам в зависимости от срочности их доставки, которую определяет исполнитель и организует их отправку почтой или посредством факсимильной связи, систем электронной почты, телефонограммы.

Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются исполнителю на доработку.

80. Прохождение внутренних документов на этапе их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

     81. Передача документов между структурными подразделениями Службы осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство.

     82. Регистрации в системе «Дело» подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

     Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

     Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.  

     83. В Службе без регистрации распределяется корреспонденция:

1) письма и информация, присланные для сведения (копии);    

2) рекламные извещения, плакаты, программы конференций;

3) прейскуранты, технические условия, нормы расходов материалов, поздравительные письма, пригласительные билеты, печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

84. Документы регистрируются один раз: поступившие – в течение трех рабочих дней с даты поступления, создаваемые – в течение трех рабочих дней с даты подписания или утверждения.

85. Регистрация внутренних документов, поступивших на рассмотрение директора Службы, его заместителя, руководителей структурных подразделений от сотрудников Службы, производится в соответствующем журнале учета внутренних документов.

86. Протоколы совещаний, поручения директора Службы, перечни протокольных поручений по итогам совещаний регистрируются в соответствующем журнале.

87. Документы по основной деятельности сотрудников Службы, регистрируются в соответствующем журнале.

88. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

    – корреспондент;

     – исходящий номер документа;

     – дата документа;

     – регистрационный индекс документа, входящий номер, дата;

     – краткое содержание документа;

     – резолюция руководителя (определение исполнителя, содержание поручения, дата и подпись);

– срок исполнения;

– отметка об исполнении (краткая запись о решении вопросов по существу, дата фактического исполнения и номер (индекс) документа, подтверждающего исполнение).

89. Регистрационный номер (индекс) документа состоит из:

– числового индекса муниципального образования Калининградской области (например: № 02-01 -1/111-2012, где 02-01 — числовой индекс МО «Багратионовское городское поселение»);

– цифрового или буквенного индекса журнала входящих документов (например: № 02-01- 1 /111-2012, где 1 — числовой индекс журнала регистрации извещений о начале строительства);

     – числового индекса входящего регистрационного номера (например: № 02-01-1/ 111 -2012, где 111 — регистрационный номер входящего извещения о начале строительства);

— числового индекса года поступления документа на регистрацию (например: № 02-01-1/111- 2012, где 2012 — год поступления документа на регистрацию).

     90. Руководители структурных подразделений Службы обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в течение трех рабочих дней от даты поступления, а также контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

     91. При рассмотрении документов выделяются документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителю немедленно.

92. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством, подготовку к пересылке адресату.

     93. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель представляет расчет рассылки.

94. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:        

- о дате поступления в Службу — ссылка на входящий номер и дату поступления (регистрации) в журнале; отметка делается под местом указания даты и регистрационного номера ответа, перед основным текстом ответа на обращение (сообщение, и т. п.),

- о дате и номере исходящего от адресата обращения (сообщения); отметка размещается во вступительной части ответа на обращение (сообщение, и т. п.),

- о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.); отметка размещается во вступительной части ответа на обращение (сообщение, и т. п.),

- о дате и результатах окончательного исполнения.

95.

96.

     97.