Как оформить результаты собрания?

Итоги голосования оформляются протоколом собрания. Требования к протоколу закреплены объемным приказом Минстроя России от 25.12.2015 N 937/пр.

Подготовленный нами проект протокола уже содержит большинство необходимых сведений. Остальными данными (ФИО, голоса, % и т.д.) необходимо дозаполнить выделенные для этого места в документе (по итогам подсчета голосов).

Если Вы составляете протокол сами, то он должен обязательно содержать:

а) наименование документа – «протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме».

б) дата и регистрационный номер протокола. Дата составления протокола - это дата подведения итогов (окончания подсчета голосов) общего собрания. Регистрационный номер - это порядковый номер общего собрания в течение календарного года.

в) дата и место проведения собрания. Место - это адрес, по которому проводилось очное собрание или адрес, по которому передавались письменные решения собственников при очно-заочном и заочном голосовании. Дата проведения собрания – это дата начала и дата его окончания.

г) заголовок к содержательной части протокола - адрес дома, вид общего собрания (годовое, внеочередное) и форма его проведения (очное, заочное, очно-заочное голосование).

д) содержательная часть протокола общего собрания из двух частей - вводной и основной.

В вводной части указываются сведения:

- об инициаторе собрания: для юридических лиц - полное наименование и ОГРН; для физических лиц - ФИО, номер помещения, собственником которого является физическое лицо и реквизиты документа о праве собственности на помещение;

- о председателе и секретаре общего собрания, лицах, проводивших подсчет голосов (исключение - случаи, когда вопрос об избрании этих лиц включен в повестку дня общего собрания);

- о лицах, участвовавших в собрании и приглашенных для участия в нем;

- об общем количестве голосов собственников;

- о количестве голосов собственников, проголосовавших на общем собрании;

- об общей площади жилых и нежилых помещений в доме;

- о повестке дня;

- о наличии или отсутствии кворума общего собрания.

В основной части протокола указываются вопросы из повестки и отдельные разделы к каждому из этих вопросов. Вопросы нумеруются и располагаются в порядке обсуждения. Они должны формулироваться понятным языком. Если формулировка вопроса, по которому принимается решение, предусмотрена законодательством, то в протоколе указывается формулировка из закона. Нельзя включать в повестку дня общего собрания пункт «Разное», а также объединять в одной формулировке разные по содержанию вопросы. Если на повестке стоит вопрос о рассмотрении какого-либо документа, то указываются полное наименование и реквизиты этого документа.

Текст каждого раздела по каждому вопросу из повестки дня состоит из трех частей:

 «СЛУШАЛИ» - указывается фамилия, имя, отчество выступающего, краткое содержание выступления или ссылка на прилагаемый к протоколу документ, содержащий текст выступления. Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер и формулировка вопроса в соответствии с повесткой дня;

 «ПРЕДЛОЖЕНО» - пишется краткое содержание предложения по вопросу, по которому будет проводиться принятие решения и голосование.

 «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)»- здесь указываются решения, принятые по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками «за», «против» или «воздержался» с указанием номера и формулировки вопроса в соответствии с повесткой дня, количества голосов, отданных за различные варианты голосования. Решение может содержать один или несколько пунктов, каждый из которых нумеруется.

е) место (адрес) хранения протоколов и решений собственников;

ж) приложения к протоколу – подшиваются в одну папку вместе с ним:

- реестр собственников, содержащий сведения обо всех собственниках помещений в многоквартирном доме с указанием фамилии, имени физических лиц, полного наименования и ОГРН юридических лиц, номеров принадлежащих им помещений, и реквизитов документов, подтверждающих права собственности на помещения, количества голосов, которым владеет каждый собственник;

- сообщение о проведении общего собрания;

- реестр вручения собственникам сообщений о проведении общего собрания, содержащий сведения о собственниках, которым направлены сообщения, и способе направления сообщений, дате их получения (исключение - случай, когда ранее собственники на общем собрания решили, что размещается в определенном ими общедоступном помещении дома;

- список собственников помещений в многоквартирном доме, присутствовавших на общем собрании;

- доверенности (или их копии) или иные документы (их копии), удостоверяющие полномочия представителей собственников;

- документы, по которым в ходе голосования принимались решения (например, Положение о совете дома);

- решения собственников в случае проведения собрания в форме очно-заочного или заочного голосования;

- другие документы или материалы, которые на общем собрании будут определены в качестве обязательного приложения к протоколу.

Все приложения к протоколу нумеруются. Номер приложения, а также указание на то, что документ является приложением к протоколу общего собрания, указывается на первом листе документа.

з) подпись - сведения о фамилии, инициалах председателя, секретаря общего собрания, а также лиц, проводивших подсчет голосов, и собственноручную подпись этих лиц, дату ее проставления. В случае если вопрос об избрании председателя и лиц, осуществляющих подсчет голосов, включен в повестку дня общего собрания и принято решение об отклонении предложенных кандидатур, реквизиты подписи включают сведения о фамилии, инициалах инициатора собрания.

 

ЧТО ДАЛЬШЕ?

После оформления протокола общего собрания – Вы печатаете сообщение о результатах и обязательно должны разместить его в местах общего пользования не позднее 10 дней после завершения голосования.

Конкретное место размещения итогов голосования устанавливается на общем собрании. Если Вы не знаете, какое место собственники установили ранее для их извещения о результатах собрания, то стоит заранее включить этот вопрос в повестку дня общего собрания.

Факт размещения подтверждается составленным актом.

Жилищный кодекс также требует от инициатора размещать протокол собрания и решения собственников в информационной системе.

Подлинники решений и протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме инициатор должен передать в управляющую организацию, правление ТСЖ (кооператива), которые направляют документы в жилищную инспекцию. Если в доме выбран непосредственный способ управления, то все оригиналы всех документов передаются напрямую в жилищную инспекцию.

Обязательно составляйте акт приема передачи в простой письменной форме (он есть во всех УК), в нем указывается – дата и время, ФИО, кто сдал, что именно сдал и на скольких листах, а также ФИО и должность того кто принял.

Документы передаются не позднее чем через 10 дней после проведения общего собрания.

Если на собрании решался вопрос о переходе на «прямые договоры», то инициатор в те же 10 дней должен направить протокол и копии решений ресурсоснабжающим организациям, оператору по обращению с отходами.