Уведомляем собственников о собрании.

В силу ст. 45 Жилищного кодекса РФ в сообщении о проведении общего собрания должны быть указаны:

1) сведения об инициаторе собрания. Им может быть только собственник или группа собственников, управляющая компания (которая управляет домом, а не посторонняя), органы местного самоуправления;

2) форма проведения. Мы рекомендуем проводить очно-заочное голосование как самое простое для реализации;

3) дата, место, время проведения, а в случае заочного голосования – дата окончания приема решений и место или адрес, куда должны передаваться такие решения;

4) повестка дня;

5) порядок ознакомления с информацией и (или) материалами, которые будут обсуждаться на собрании, и место, где с ними можно ознакомиться.

Если Вы поручили специалистам «Домскаанера» подготовить документы для собрания, то в пакет документов будет включено сообщение о собрании, которое содержит все необходимые сведения.

Сообщение о собрании надо довести до сведения жильцов. Не меньше, чем за 10 дней до проведения собрания сообщение о проведении собрания:

- направляется каждому собственнику заказным письмом, если решением общего собрания не предусмотрен другой способ направления этого письменного сообщения, или

- вручается каждому под роспись, или

- размещается в доступном для всех собственников помещении, которое они определили ранее на собрании.

Важно! Если Вы просто развесите на подъездах или информационных досках сообщение о собрании, а собственники на предыдущих собраниях не принимали такой порядок и место размещения, то уведомление будет считаться ненадлежащим. Его можно использовать в таком случае лишь в качестве дополнительного уведомления.

В пакет документов специалисты «Домсканера» также включают реестр вручения сообщений о собрании. Здесь собственники расписываются о получении уведомления о собрании. Если Вы направляете сообщения почтой, то в примечании просто указывается этот способ уведомления, ставится дата отправки письма, можно указать идентификатор. Все квитанции с почты необходимо сохранить и приложить к реестру. Если собственник квартиры – муниципалитет или государство, а уведомление Вы относите лично под роспись с отдельным сопроводительным письмом, то копию этого письма с отметкой о дате входящего необходимо также прикрепить к реестру, а в нем указать, как и когда сообщение было направлено в местную администрацию или государственный орган.

При подготовке документов для собраний мы также готовим Информацию о размещении сообщения о собрании. Она заполнятся при вывешивании уведомления о собрании в местах общего пользования, подписывается несколькими собственниками. Такой документ поможет подтвердить, что сообщение о собрании было размещено для уведомления жителей в установленный срок.

КАК ПРОИСХОДИТ ГОЛОСОВАНИЕ?

Собрание в очно-заочной форме состоит из 2 частей: очной и заочной. Жилищный кодекс РФ не устанавливает, в какой очередности они должны проходить, поэтому на практике встречаются разные варианты: очная часть в начале, середине или конце периода голосования. Однако наиболее распространенным и, на наш взгляд, самым логичным является порядок, при котором сначала проводится час-два очной части, а потом идет несколько дней-недель заочного голосования.

Срок проведения собрания (заочной части) устанавливайте с запасом на возможность обхода всех квартир и сбора решений. По нашей практике, на дом из 80 квартир требуется не менее 7 дней, на дом из 150 квартир – не менее 14 дней, на дом из 250 квартир не менее 30 дней, на дом из 500 квартир – не менее 45 дней. Данный срок строго индивидуален и зависит от количества сдаваемых в аренду квартир, сложившихся обстоятельств и иных условий. Закон не предусматривает ограничений по срокам собрания – есть примеры домов, которые проводят заочную часть собрания по 6-9 месяцев.

По опыту, очная часть – это толпа людей во дворе, которая ничего не понимает и кричит. В нашей практике на очную часть приходит 10-30 человек, принять какое-либо решение не получается. Вы должны записать их в реестр присутствующих на очной части, рассказать о сути вопроса и перейти к заочной части сбора решений. На очной части:

- уверенно говорите, не отвлекайтесь на других, не давайте слово другим пока не закончите свое выступление;

- не вступайте в полемику и сборы в момент своего выступления («Хорошо, я отвечу на Ваш вопрос позже, после моего выступления!»)

- не выступайте с оценочными заявлениями («Они воры!», «Они украли наши деньги»), остальные собственники сами поймут ситуацию, если Вы подкрепите ее объективными фактами;

- Ваше выступление должно быть не более 7 минут, иначе остальные потеряют к нему интерес.

Заочная часть подразумевает поквартирный сбор листов решений от каждого собственника.

При подготовке документов на каждого собственника составляются листы решений (бланки голосования). Бланк голосования обязательно должен содержать ФИО собственника помещения (для организаций – название и ОГРН), основание права собственности, площадь помещения и долю в праве общей собственности. Лист решения делается на каждого собственника, не допускается заполнение одного листа с квартиры, если в ней несколько собственников. Проголосовать должен каждый, кто владеет какой-либо долей.

Где надо получить бланки для голосования, можно указать в сообщении о проведении собрания. Некоторые инициаторы дополнительно распространяют их через почтовые ящики, так как многим людям лень куда-то ходить. Если жители уведомляются о собрании по почте или под роспись, то в этот же момент можно им направить (вручить) бланк решения. Некоторые инициаторы практикуют поквартирный обход, чтобы вручить бланк, объяснить вопросы из повестки, и сразу забрать заполненное решение, проверив, нет ли там ошибок. Естественно, обход делается в тот период, который указан в сообщении о проведении заочной части собрания.

Сбор заполненных бланков на практике тоже происходит по-разному. Одни инициаторы обходят квартиры, другие предлагают собственникам принести заполненное решение в определенное место или кинуть в почтовый ящик. Последний способ удобен для жителей, однако исключает возможность своевременно проверить, правильно ли заполнен бланк.

Лист голосования должен быть полностью заполнен – вписаны ФИО, адрес, номер помещения, площадь, доля. Если человек голосует по доверенности – то указываются номер и дата доверенности, ее копия прикладывается к решению, а потом – к протоколу собрания. Если родитель голосует за несовершеннолетнего – то указывается родитель (законный представитель) и документ, подтверждающий его статус (свидетельство о рождении), копию свидетельства прикладывать не обязательно.

Если заполнить решение неправильно, то оно будет считаться полностью или частично недействительным. Голоса не зачтутся по тем пунктам, где есть ошибка.

В наш пакет документов включен лист регистрации собственников. Там надо отметить лиц, присутствующих на очной части собрания, а в графе «Примечание» советуем делать отметку о получении заполненного бланка решения от всех собственников, участвующих в голосовании.