Расчеты в командировке банковской карточкой организации или сотрудника

 

Направляя работника в командировку, организация выдает командированному лицу денежные средства под отчет для осуществления расходов, которые могут быть произведены в деловой поездке. При этом выдать подотчетные средства организация может как наличными деньгами, так и в безналичном порядке. О том, какие особенности имеются при расчетах в командировке банковской картой организации или сотрудника, и поговорим далее в настоящей статье.

 

По общему правилу, установленному в пункте 2 статьи 861 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ), расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. При этом из пункта 1 статьи 862 ГК РФ следует, что формами безналичных расчетов являются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо, а также расчеты в иных формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. Иначе говоря, в качестве безналичной формы расчетов могут рассматриваться и иные формы расчетов между субъектами, производимые ими через банки, иные кредитные организации, в которых открыты соответствующие счета.

Расчеты с использованием платежных карт представляют собой одну из форм безналичных расчетов, что следует из Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 г. N 266-П (далее - Положение N 266-П).

Отметим, что Положение N 266-П является нормативным документом, регулирующим на сегодняшний день обращение банковских карт в Российской Федерации.

Как следует из пункта 1.5 Положения N 266-П, банковская карта признается электронным средством платежа, которая используется для совершения операций ее держателем (физическим лицом, в том числе уполномоченным юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем), в пределах расходного лимита.

В Положении N 266-П предусмотрено три типа банковских карт - расчетные (дебетовые) карты, кредитные и предоплаченные карты.

Расчетная (дебетовая) карта как электронное средство платежа используется для совершения операций ее держателем в пределах расходного лимита - суммы денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, и (или) кредита, предоставляемого кредитной организацией-эмитентом клиенту при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

Кредитная карта как электронное средство платежа используется для совершения ее держателем операций за счет денежных средств, предоставленных кредитной организацией-эмитентом клиенту в пределах расходного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Предоплаченная карта как электронное средство платежа предназначена для осуществления перевода электронных денежных средств, возврата остатка электронных денежных средств в пределах суммы предварительно предоставленных держателем денежных средств кредитной организации-эмитенту в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июня 2011 г. N 161-ФЗ "О национальной платежной системе".

Для обслуживания платежной карты (расчетной (дебетовой) или кредитной карты) между клиентом и банком-эмитентом заключается договор, на основании которого банк открывает специальный карточный счет и выдает клиенту банковскую карту.

Пунктом 1.8 Положения N 266-П определено, что конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, порядок документального подтверждения предоставления и возврата денежных средств могут определяться в договоре с клиентом.

Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, осуществляется посредством зачисления указанных денежных средств на их банковские счета.

Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием кредитных карт, может осуществляться:

- посредством зачисления денежных средств на банковские счета клиентов;

- без использования банковского счета клиента, если это предусмотрено кредитным договором при предоставлении денежных средств в валюте Российской Федерации физическим лицам, а в иностранной валюте - физическим лицам - нерезидентам. При этом документальным подтверждением предоставления кредита без использования банковского счета клиента является поступивший в кредитную организацию реестр операций, если иное не предусмотрено кредитным договором.

Пунктом 2.5 Положения N 266-П определено, что клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель вправе осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:

- получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;

- оплату расходов в валюте Российской Федерации, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;

- иные операции в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;

- оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;

- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.

При этом перечисленные операции с использованием расчетных (дебетовых) и кредитных карт организации и индивидуальные предприниматели вправе осуществлять как по счетам открытым в валюте Российской Федерации, так и в иностранной валюте.

На основании вышеизложенного можно сказать, что организация, направляя своего сотрудника в командировку, может выдать ему денежные средства под отчет, посредством выдачи ему банковской карты. Имея на руках корпоративную банковскую карту, осуществлять необходимые в поездке расходы работник организации может либо с использованием банковской пластиковой карты в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета карты в банкомате.

 

Обратите внимание! В данном случае речь идет о корпоративной банковской карте, которая позволяет работнику, на которого она оформлена, распоряжаться денежными средствами организации, находящимися на одном из ее счетов. Поэтому не стоит путать ее с "зарплатной" карточкой работника, на которые перечисляются личные денежные средства работников.

Что касается использования "зарплатных" карт сотрудников при выдаче в подотчет денежных средств, предназначенных для покрытия командировочных расходов, то здесь возникает вопрос о правомерности таких расчетов.

В письме Минфина России от 29 декабря 2011 г. N 14-01-07/1396-1966 сказано, что вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт ("зарплатных" карт), находится в области применения трудового законодательства. Отметим, что в силу статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам территориальных фондов обязательного медицинского страхования или государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Одновременно данный вопрос может регулироваться договором с банком на открытие и обслуживание "зарплатных" карт.

Аналогичная позиция изложена Казначейством России в письме от 26 июля 2011 г. N 42-7.4-05/5.2-500 "По вопросу о перечислении командировочных расходов на банковские карты физических лиц". При этом в указанном письме также отмечено, что вопрос о допустимости перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на "зарплатные" карты работников - физических лиц, не относится к компетенции Банка России, определенной Федеральным законом от 10 июля 2002 г. N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)". Поэтому у органов Федерального казначейства нет правовых оснований для отказа в перечислении организациями командировочных расходов на "зарплатные" карты своих работников (физических лиц).

Заметим, что и в более позднем письме Минфин России от 5 октября 2012 г. N 14-03-03/728 "О безналичных расчетах с подотчетными лицами с применением банковских карт" рекомендует минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников.

О том, что возможно перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов говорит и письмо Минфина России N 02-03-10/37209, Федерального казначейства России N 42-7.4-05/5.2554 от 10 сентября 2013 г. При этом в данном письме рекомендуется в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты. Аналогичное мнение высказано в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. N 03-11-11/42288.

Учитывая вышеизложенное, вопрос о том, перечислять подотчетные суммы на "зарплатные" карты сотрудников или нет, хозяйствующий субъект должен решить самостоятельно. При этом он должен иметь в виду, что существует риск того, что при проверке налоговые органы могут квалифицировать перечисление подотчетных средств на "зарплатную" карточку сотрудника как выдачу заработной платы со всеми вытекающими последствиями в виде доначисления сумм "зарплатных" налогов. На это, в частности, указывает постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 февраля 2008 г. по делу N А52-174/2007.

После того как сотрудник - держатель корпоративной карты вернулся из командировки, он должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с оправдательными документами (счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы).

Напомним, что государственные (муниципальные) учреждения авансовый отчет оформляют по форме 0504505, утвержденной Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

Остальные организации могут оформить указанный отчет по форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

Согласно пункту 3.1 Положения N 266-П операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата). Документ по операциям с использованием банковской карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

В силу этого, кроме тех документов, которые обычно прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, необходимо еще предоставить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.

Для целей налогообложения командировочные расходы на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом в качестве командировочных расходов налогоплательщика учитываются, в частности, расходы на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Учитывая то, что данный перечень не является исчерпывающим, по мнению автора, в качестве командировочных расходов организацией могут учитываться и иные расходы, связанные с деловой поездкой. Главное, чтобы расходы, не поименованные в данном перечне, имели связь с командировкой сотрудника и соответствовали требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ.

Обратите внимание, что поскольку при расчетах сотрудник использовал корпоративную карту, то появляется еще один вид расхода - комиссия банка за ведение карточного счета. Данные расходы могут учитываться организацией в составе налогооблагаемых расходов на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

В бухгалтерском учете операции с корпоративными картами отражаются следующим образом:

Дебет 55 "Специальные счета в банках" Кредит 51 "Расчетные счета" - перечислены денежные средства с расчетного счета на банковский карточный счет;

Дебет 55 "Специальные счета в банках" Кредит 52 "Валютные счета" - перечислены денежные средства с валютного счета на банковский карточный счет;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 55 "Специальные счета в банках" - оплачены услуги банка за обслуживание специального карточного счета.

Следует отметить, что расчетная банковская карта является персонифицированным средством платежа. Использование банковской карты позволяет работнику, уполномоченному организацией, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете компании. Выдача банковской карты работнику отражается как выдача под отчет денежных документов. Такие операции в бухгалтерском учете отражаются следующими записями:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 субсчет 3 "Денежные документы" - выдана под отчет работнику организации расчетная банковская карта по номинальной стоимости;

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 57 "Переводы в пути" - получены наличные денежные средства (отметим, что использование организацией счета 57 "Переводы в пути" обусловлено тем, что квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета компании).

Дебет 50 субсчет 3 "Денежные документы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - возвращена расчетная банковская карта по номинальной стоимости подотчетным лицом.