Глава 5. Как получить архивный документ

 

Сразу отметим, что соответствующий "архивный" раздел имеется и на портале госуслуг. В то же время многие люди предпочитают традиционные пути, поэтому имеет смысл рассказать о порядке получения архивных документов.

В архив можно обратиться лично, по почте, по факсу, по электронной почте, через порталы услуг, а также через сайт архивного учреждения. За представлением информации могут обращаться как физические лица (российские граждане, иностранцы и лица без гражданства), так и организации, общественные объединения, уполномоченные (доверенные) лица и т.д. Запрос должен содержать, в частности, следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество (при наличии), число, месяц и год рождения заявителя - физического лица;

- почтовый и (или) электронный адрес заявителя;

- тема (вопрос, событие, факт, сведения) с указанием хронологических рамок запрашиваемой информации.

Запрос обязательно должен быть подписан заявителем.

Не рассматриваются запросы:

- в которых не указаны ФИО, почтовый и (или) электронный адрес заявителя;

- не поддающиеся прочтению. Ответ в таком случае не дается, но об этом должно быть сообщено заявителю (если, конечно, его ФИО и адрес можно прочитать);

- если ответ по существу не может быть дан без разглашения государственной или иной охраняемой тайны (заявителю сообщают о невозможности дать ответ по существу и информируют о необходимости получить документальное подтверждение прав на получение таких сведений);

- на которые уже неоднократно давались ответы, при условии, что повторные запросы не содержат новых доводов или обстоятельств (может быть принято решение о прекращении переписки, о чем письменно уведомляют заявителя).

В случае если запрос написан на иностранном языке, он возвращается с уведомлением о необходимости составить его на русском языке.

Принятый к исполнению запрос выполняется бесплатно.

Как правило, запрос исполняется в течение 30 дней со дня регистрации запроса. Срок может быть продлен, в частности, при необходимости получить дополнительные сведения от заявителя, или если объем запрашиваемой информации большой, или документохранилище находится вне территории архива, или требуется техническая обработка документов, реставрация и т.д. В случае если запрашивается информация, отсутствующая в документах архива, в течение пяти дней с момента регистрации запроса он направляется в тот архив (организацию), где хранятся необходимые сведения, о чем уведомляется заявитель.

В ускоренном порядке обычно рассматриваются социально-правовые запросы:

- лиц, достигших 80 лет;

- участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;

- Героев Советского Союза, Героев России, Героев Социалистического труда и лиц, приравненных к ним;

- "чернобыльцев";

- по медицинским показателям (при наличии медицинского заключения);

- в связи с утратой кормильца;

- для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.

Основанием для начала действий по исполнению запроса является его регистрация. Если человек обращается лично, то сотрудник архива должен:

- проверить документы, удостоверяющие личность;

- выяснить цель его прихода;

- ознакомить с правилами заполнения бланка запроса (или указать на информационный щит, где размещены соответствующие образцы, или сформулировать запрос);

- сделать регистрационную запись в базе данных.

Запрос по электронной почте проверяется на предмет указания в нем ФИО заявителя и его контактов. Затем запрос распечатывается на бумажном носителе - и дальше работа ведется в установленном порядке.

Каждому запросу присваивается новый регистрационный номер. Регистрация запросов ведется в электронной форме, но электронный журнал регулярно распечатывается на бумаге.

Если в запросе требуются сведения о нескольких лицах, то он регистрируется как несколько запросов, и архивные справки составляются на каждое лицо отдельно. Исключение составляют случаи, когда запрос носит семейный характер и касается всех членов семьи (например, при депортации, высылке и т.д.).

Если поступает запрос относительно работы и (или) учебы в нескольких организациях, учебных заведениях, то он регистрируется как один запрос и сведения включаются в одну архивную справку.

Если запрос касается нескольких тем (акты гражданского состояния, государственные награды, трудовой стаж и т.д.), то он регистрируется как несколько запросов, в зависимости от количества затронутых тем.

Сотрудники архива проверяют полномочия заявителя на получение запрашиваемой информации. В частности, запрос в отношении других лиц принимается только при наличии нотариально удостоверенной доверенности от самого человека (или его наследника). Запрос проверяется на повторяемость за пять лет. При этом не считаются повторными запросы одного и того же лица, но по разным вопросам.

В случае если исполнение запроса требует дополнительных сведений, об этом сообщается заявителю - при возможности по телефону или в письменной форме.

При поступлении в архив непрофильного запроса такой запрос с сопроводительным письмом пересылается за подписью руководства архива в соответствующую организацию (другой архив, государственный орган или организацию), если она известна, о чем письменно уведомляется заявитель. Если же вообще нельзя определить, в какую организацию следует отправлять запрос, то заявителю направляется письмо о том, что в архиве нет запрашиваемых документов, а также предлагается возможный алгоритм дальнейшего поиска: какую информацию следует уточнить заявителю, в какой архив (организацию) следует направить запрос и т.д.

По результатам исполнения запроса можно рассчитывать на получение:

- архивной справки;

- архивной выписки;

- архивной копии;

- информационного письма.

Архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в архиве. В ее тексте соблюдается хронологическая последовательность событий (не документов!) с указанием видов архивных документов и их дат. Данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах. В случае выявления расхождений, несовпадений, неточностей в тексте проставляются соответствующие оговорки (например, "Так в документе").

Так, если в написании ФИО имеется расхождение на одну букву (например, "Тарасенко" вместо "Тарасенков"), сотрудники архива проверяют несколько записей в разных документах. Как правило, это позволяет установить, что речь идет об одном и том же человеке. Если же нет, в справке проставляется оговорка ("Так в документе").

В случае изменения наименования организации в справке хронологически указываются все ее наименования за запрашиваемый период или же, если переименований было более трех, оформляется отдельная справка.

В тексте справки не должно быть изменений, исправлений, комментариев, соображений и выводов исполнителя. В справке будет раздел "Основание", в котором будут указаны данные для поиска документов, на основании которых составлялась справка, источник информации, название справочников, изданий, выходные данные и т.д.

Архивная справка подписывается руководителем архива и заверяется гербовой печатью архива, изготавливается в двух экземплярах, причем второй экземпляр вместе с запросами хранится в архиве не менее пяти лет.

В случае если архивная справка содержит не все сведения по запросу, заявителю сообщают, какие сведения, за какой период отсутствуют, по каким причинам и где можно получить недостающие сведения (как правило, в сопроводительном письме).

Архивная выписка содержит указание на название архивного документа, его номер и дату. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В разделе "Основание" указываются архивный шифр и номера листов использованного архивного документа. Если в оригинале есть неразборчивые места, исправления, повреждения и т.д., об этом делаются отметки в "Примечании" к тексту архивной выписки (например, "В тексте неразборчиво", "Так в документе").

Архивная выписка удостоверяется подписью руководителя архива (уполномоченного должностного лица) и гербовой печатью архива.

Информационное письмо составляется, когда в архиве нет документов, необходимых для исполнения запроса, и информации об их местонахождении, в случае пересылки запроса в профильную организацию. В информационном письме указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и предлагается алгоритм дальнейшего поиска. Информационное письмо оформляется аналогично архивной справке. По просьбе заявителя (например, для предоставления в качестве доказательства в суд) проставляется гербовая печать архива.

Информационные документы архива высылаются по почте (как правило, простыми письмами, а подлинники - ценными). В случае если ответ содержит информацию сугубо личного характера (усыновление, удочерение и т.п.), то с заявителем оговаривается форма получения информации (например, получить ответ на личном приеме).

Архивные справки, выписки и копии, направляемые в государства - участники Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 05.10.1961, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации от 04.06.1999 или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом по почте непосредственно в адреса заявителей. Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, направляются в МИД России.