Запросы о трудовой деятельности

 

Обращаясь в архивы, можно подтвердить:

- трудовой стаж в государственном, частном секторах;

- льготный стаж работы;

- особые условия труда;

- стаж работы за рубежом;

- факты должностных перемещений;

- размер заработной платы;

- размер и факт получения пособий по беременности и родам;

- несчастный случай на производстве;

- регистрацию на бирже труда;

- участие в студенческих трудовых отрядах;

- переименование и (или) реорганизацию организаций и т.д.

Соответствующая информация находится в документах, хранящихся в фондах:

- учреждений, организаций, предприятий всех форм собственности по месту трудовой деятельности гражданина, в отраслевых министерствах и ведомствах;

- органов государственной власти и управления, советских, партийных, комсомольских, профсоюзных органов и организаций, других общественных организаций;

- Комиссии по выездам за границу ЦК ВКП (б) - КПСС, партийных, комсомольских, профсоюзных органов и организаций, других общественных организаций;

- колхозов, артелей, товариществ.

Трудовой стаж подтверждают:

- личные дела;

- приказы, распоряжения по личному составу;

- записки о приеме, переводе, увольнении, о предоставлении отпуска;

- личные карточки по учету кадров (служебные, регистрационные, алфавитные);

- алфавитные книги по учету работников;

- списки сотрудников;

- штатные расстановки;

- послужные и трудовые списки;

- характеристики и рекомендации;

- лицевые счета, расчетно-платежные, расчетные (платежные) ведомости;

- невостребованные профсоюзные, партийные билеты образца 1973 года;

- комсомольские билеты (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии);

- карточки уплаты членских взносов;

- учетные карточки членов профсоюза, партии, комсомола;

- невостребованные трудовые книжки;

- акты о несчастных случаях;

- письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений;

- справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;

- выписки из приказов;

- копии лицевых счетов;

- ведомости по начислению заработной платы и т.д.

Как правило, необходимые данные содержатся в алфавитной картотеке по учету работников соответствующей организации (обычно передается в государственный архив после ликвидации организации). Если такой картотеки нет, данные могут содержаться в личном деле. В личных делах, как известно, содержатся копии приказов (или их реквизиты) о приеме, перемещении и увольнении или же заверенные выписки из приказов. Вместо копий приказов в личном деле могут присутствовать записки, договоры, заключенные с принятыми на работу, в которых имеются все необходимые сведения о работе заявителя.

Если личного дела нет, поиск ведется по реквизитам приказов, указанным в трудовой книжке заявителя. Если в документах отражен только факт приема или только увольнения (приказ о приеме или увольнении), а других данных нет, то эти факты отображаются в архивной справке (например, "в приказе за... период записей об увольнении нет").

Если в документах не указано, с какого числа человек принят или уволен (или данные не совпадают со сведениями, имеющими у самого заявителя), то период работы может быть уточнен по сведениям о получении зарплаты на основании расчетных (платежных) ведомостей и по лицевым счетам.

В стандартную форму справки о подтверждении трудового стажа, как правило, не включаются сведения об отпусках (очередных, дополнительных, учебных, декретных, без сохранения содержания), но они могут быть включены, если иная информация о работе отсутствует или заявитель просит о включении данных в справку (например, для подтверждения льготного стажа).

Стаж работы по совместительству устанавливается по данным приказов о приеме на работу по совместительству, о продлении срока работы по совместительству, об увольнении заявителя, а также по лицевым счетам.

Стаж вольнонаемных в военных учреждениях и организациях подтверждают приказы, книги учета и именные списки, раздаточные ведомости на выдачу зарплаты, лицевые карточки на выдачу заработной платы, переписка по вольнонаемному составу, переписка по вольнонаемным переводчикам. Стаж комсомольцев и молодежи при освоении целинных и залежных земель (1954-1960 годы), а также участие в работе студенческих строительных отрядов (1968-1992 годы) подтверждают:

- протоколы заседаний бюро областных и краевых комсомольских органов;

- постановления областных штабов студенческих строительных отрядов;

- книги распоряжений по областному штабу студенческих строительных отрядов;

- приказы по личному составу;

- выписки из решений заседаний комитетов ВЛКСМ учебных заведений;

- договоры на строительство объектов;

- перечни объектов-строек;

- списки бойцов стройотрядов;

- документы о заработной плате и т.д.

Сведения о трудовом стаже колхозников содержатся в фондах колхозов, совхозов, сельсоветов в:

- приказах;

- карточках по учету кадров;

- книгах лицевых счетов колхозников;

- книгах расчетов с членами колхоза;

- книгах учета трудодней колхозников;

- списках членов колхоза и их семей;

- протоколах заседаний членов правления колхоза, рабочкома, общих собраний колхозников;

- протоколах заседаний комиссии по восстановлению трудового стажа;

- похозяйственных и земельно-шнуровых книгах.

Могут дополнительно привлекаться фонды других организаций.

Например, если человек работал председателем колхоза, данные о его работе могут содержаться в фонде райисполкома или соответствующего партийного органа, а данные об агрономах - в фондах районного, областного, краевого, республиканского органов сельского хозяйства.

Стаж работы в особых (вредных) условиях труда подтверждают документы по личному составу:

- приказы и записки по личному составу о приеме, переводе, увольнении, о предоставлении отпуска;

- приказы о создании комплексных бригад (звеньев) (для строительных организаций);

- трудовые договоры (контракты);

- письменные трудовые соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов;

- личные карточки (форма Т-2);

- личные дела;

- алфавитные книги по учету работников учреждения, списки личного состава;

- протоколы общих собраний трудового коллектива;

- протоколы заседаний правления, протоколы заседаний квалификационной комиссии;

- протоколы исследований среды (воздушной, водной и т.д.);

- расчетные (платежные) ведомости;

- расчетно-платежные ведомости;

- лицевые счета;

- налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц;

- карточки по начислению заработной платы;

- тарификационные (штатно-тарификационные) списки рабочих, списки профессий, должностей, работ и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (старости) на льготных условиях;

- штатные расписания;

- журналы (карточки) учета рабочего времени;

- табели учета рабочего времени и т.д.

Большая часть документов, подтверждающих особый характер работы и условия труда, имеют незначительный срок хранения и в архивы не поступают. Однако для составления архивной справки могут быть использованы не только личные карточки (дела), но и расчетные (платежные) ведомости и лицевые счета за указанный в запросе период, поскольку в них содержатся наиболее полные сведения, необходимые для подтверждения льготного стажа (должность, фактически отработанное время, периоды, не засчитываемые в льготный стаж, и т.д.).

Текст архивной справки должен содержать все сведения, имеющиеся в архиве по данному вопросу (см. табл. N 5).

 

Таблица N 5

 

Сведения	Документы-основания
Номер списка, производства, профессии, должности, раздел, подраздел, краткое описание выполняемых работ	Перечни (списки) льготных профессий, специальностей, должностей
Номер списка, производства, профессии, должности, раздел, подраздел, краткое описание выполняемых работ, продолжительность дополнительного отпуска или процент доплат	Приложения к коллективным договорам, в которых имеются списки должностей, рабочих специальностей, которым в соответствии с постановлениями Правительства РФ устанавливаются доплаты за вредные условия труда или предоставляется дополнительный отпуск
Сведения о характере производства и выпускаемой продукции	Приказы по основной деятельности
Должность, название рабочей специальности, наименование или номер соответствующего структурного подразделения	Приказы по основной деятельности, штатные расписания, штатные расстановки, лицевые счета, протоколы квалификационной комиссии
Периоды фактического выполнения работы в течение полного рабочего дня, периоды ежегодных оплачиваемых отпусков, включая дополнительные, междувахтовый период, межнавигационный период, перевод в связи с производственной необходимостью с льготной на обычную работу, перевод беременной женщины в соответствии с медицинским заключением на другую работу, период испытания при приеме на работу, доплаты	Приказы по личному составу
Сведения о должности (приводятся полностью, с указанием цеха и особых условий труда), о продолжительности рабочего дня, о совмещении профессий, о периодах, которые не засчитываются в льготный стаж на основании Правил исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости в соответствии со статьями 27 и 28 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", утвержденных постановлением Правительства РФ от 11.07.2002 N 516: о прогулах, простоях, учебных отпусках, обучении на курсах повышения квалификации, отпусках без сохранения заработной платы, нахождении в отпуске по уходу за ребенком, о совмещении профессий (при отсутствии соответствующих приказов), доплатах за вредные условия труда	Документы по заработной плате (ксерокопии документов о заработной плате, если период работы заявителя в данной организации был непродолжительным (копии прилагаются к архивной справке))
Сведения об установлении надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним областях и сведения об отнесении участков к районам Крайнего Севера	Приказы или документы по заработной плате
Сведения о продолжительности очередного отпуска, об условиях труда (нормальные, вредные, тяжелые), обо всех отвлечениях от постоянной работы (предоставление учебного отпуска, отпуска за свой счет, отпуска по уходу за ребенком, повышение квалификации с отрывом от производства, простои и т.д.)	Лицевые счета, личные карточки (форма Т-2), если нет соответствующих приказов
Сведения о принадлежности данной профессии к льготным	Протоколы исследования воздушной среды, перечни рабочих мест, профессий и должностей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение и выслугу лет
Сведения о переводах на работу в различные регионы, в которых осуществлялись работы данной организацией, с указанием мест прикомандирования (если они указаны в документах), периодов командировок, условий труда и оплаты	Личные дела, наряды на выполнение работ, трудовые договоры на работу в различных регионах страны, сведения о командировках работников строительных, монтажных организаций
Описание работ, выполняемых работниками занимаемой должности, по данной специальности, в данном структурном подразделении (номер или название производственного подразделения), продолжительность технологической операции	Технологические инструкции

 

Обратите внимание! Наименование должности (профессии, специальности) должно быть приведено полностью, с указанием цеха, особых условий труда.

 

Например, если работа была связана с дуговой сваркой, то так и должно быть указано: "электрогазосварщик ручной дуговой сварки".

Для подтверждения льготного "северного" стажа в архивной справке должны быть указаны:

- количество отработанных часов (по данным лицевых счетов);

- количество отработанных дней в районах Крайнего Севера (по карточкам учета дней и лицевым счетам (ведомостям));

- сведения о ежегодных очередных отпусках (по данным личных карточек или лицевых счетов);

- сведения о выплате процентных надбавок к заработной плате (по данным приказов о выплате надбавки, лицевых счетов).

В архивных справках для подтверждения педагогического стажа до 1 сентября 2000 г. заявителю достаточно следующих сведений: должность, наименование учреждения и отвлечения (кроме совмещений). Для периодов с 1 сентября 2000 г. в справке дополнительно должны быть указаны сведения о совмещениях, ставках, полном рабочем дне.

Отсутствие сведений о количестве отработанных часов в лицевых счетах и расчетных ведомостях, ФИО запрашиваемого лица, начислений на зарплату, табелей учета рабочего времени (невозможность их использовать) также должно быть оговорено в архивной справке.

Данные о размере заработной платы рабочих и служащих, с которой начисляется пенсия, содержат:

- лицевые счета (карточки начисления заработной платы);

- табуляграммы (отчетные документы в виде сводок, таблиц, ведомостей или графиков);

- расчетные и платежные ведомости;

- расчетно-платежные ведомости;

- расчетные листы;

- налоговые карточки по учету доходов и налога физических лиц (в графе "Сумма валового совокупного годового дохода");

- индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица;

- индивидуальные карточки сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога (когда он еще действовал);

- раздаточные ведомости на выдачу заработной платы вольнонаемному составу и лицевые карточки на выплату зарплаты (для вольнонаемных в военных учреждениях).

Справка о размере заработной платы для начисления или перерасчета пенсии выдается за пять лет (за любые 60 месяцев подряд в течение всей трудовой деятельности), при этом архивы сами ничего не подсчитывают, все данные, указанные в справке, должны строго соответствовать бухгалтерским документам. Суммы выплат по временной нетрудоспособности, отпускных, премий указываются в строке того месяца, на который приходится соответствующие периоды временной нетрудоспособности, основных, дополнительных отпусков и премий. В архивной справке также отражаются начисления по больничным листам по беременности и родам (по данным приказов и распоряжений, личных карточек, личных дел, записей на обложках лицевых счетов, в ведомостях на получение зарплаты).

До 1991 года выплаты единовременного характера при увольнении (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие) в архивной справке не отражаются, а за период с сентября 1991 года включаются сведения о наличии или отсутствии отчислений в Пенсионный фонд.

Основная часть справки по заработной плате представляет собой таблицу, каждая ячейка которой соответствует одному календарному месяцу. Прочерки в архивной справке в графах о зарплате могут проставляться, если:

- документы, подтверждающие размер зарплаты, за этот период не сохранились;

- соответствующие документы не поступали на государственное хранение;

- в документах за этот период ФИО запрашиваемого лица не значится.

По просьбе заявителя архивом могут быть изготовлены копии имеющихся документов по заработной плате (кроме ведомостей - в них содержится информация о третьих лицах).

В справке о зарплате сведения о дате рождения заявителя приводятся, если этого требует орган Пенсионного фонда.

Если архивную справку запрашивают органы службы занятости населения, указываются:

- средний заработок за последние три месяца, предшествующие увольнению, по последнему месту работы;

- количество рабочих часов в день и количество рабочих дней в неделю;

- наличие в течение 12 месяцев, предшествующих увольнению, следующих периодов: отпуск по уходу за ребенком до достижения им полутора или трех лет, отпуск без сохранения заработной платы, время простоя, вынужденного прогула по вине работника (с указанием временного интервала).

В справку для налогового органа включаются сведения о размерах начислений и всех видов удержаний за запрашиваемый период.

Документами, подтверждающими факт несчастного случая на производстве, являются:

- акты о несчастных случаях;

- заключения экспертизы о несчастных случаях;

- объяснительные записки;

- акты расследования причин аварии, катастрофы;

- книги регистрации актов о несчастных случаях на производстве;

- книги учета аварий;

- документы профкома (месткома) соответствующей организации.

Как правило, документы об участии в ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС собраны в отдельные дела в архивах (фондах) конкретной организации. При отсутствии этих сведений архив обращается к фондам вышестоящей организации, к фондам министерств и ведомств СССР и Российской Федерации, архивам субъектов РФ, к фондам местных органов государственной власти и управления, военкоматов, а также к фондам Минэнерго СССР (за период 1986-1987 годов).