Создание баз данных в MS Access

 

MS Access — это система управления базами данных (СУБД) реляционного типа. MS Access, несмотря на появление новых ИТ-технологий в области управления базами данных, остается наиболее популярным продуктом в этой области. Это связано с тем, что Microsoft создавая новые версии сохраняет совместимость с предыдущими.

Несомненным достоинством MS Access является наличие простого графического интерфейса, который позволяет не только разрабатывать приложения, используя встроенные средства, но так же создавать собственную базу данных.

В отличие от других СУБД, у MS Access все данные хранятся в одном файле, хотя и распределены по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К данным относится не только информация содержащая в таблицах, но и другие объекты базы данных.

Для выполнения основных операций в MS Access можно воспользоваться Мастером (Wizards), который сделает основную работу при разработке приложений и работе с данными, а также поможет избежать однотипных действий.

Особенности MS Access.

Создание многопользовательской базы данных MS Access2010 и чтобы несколько пользователей получило одновременно доступ к общей базе данных возможно в локальной сети и в сети с файловым сервером. Сеть необходима, что бы обеспечивать аппаратной и программной поддержки обмена данными между персональными компьютерами. MS Access отслеживает разграничения доступа различных пользователей к базе данных и обеспечивает защиту информации. Так как MS Access не является клиент-серверной СУБД, то возможности системы по обеспечению многопользовательской работы сильно ограничены. Для доступа к информации (данным) по сети с нескольких персональных компьютеров, файл БД MS Access имеющий расширение *.mdb, выкладывается на файловый сервер. Обработка данных ведется в на стороне клиента – там, где запущено приложение, это особенности организации файловых СУБД. Такая система ограничивает использование MS Access2010 для обеспечения работы нескольких пользователей и при больших количествах данных в таблицах, так как сильно возрастает нагрузка на сеть[1].

Целостность данных MS Access поддерживается только не сложными моделями баз данных. В таких базах отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, это заставляет разработчиков баз данных возлагать поддержание бизнес логики базы данных на клиентскую программу.

В MS Access нет надежных стандартных средств для защиты информации и разграничения доступа. Имеющие стандартные способы защиты легко снимаются специалистами.

Однако, несмотря на недостатки, у MS Access есть большое количество преимуществ в сравнении с системами подобного класса.

Во первых Access – это продукт компании Microsoft, программным обеспечением которой пользуется большинство пользователей персональных компьютеров. Система MS Access совместим с ОС (операционная система) Windows, которая постоянно обновляется производителем, а также поддерживает множество языков.

MS Access, имея низкую цену, предоставляет огромное количество возможностей. Также MS Access ориентирован на пользователей, которые имеют разную профессиональную подготовку, все это выражается в наличии большого количества вспомогательных средств и понятный интерфейс. Все это дает возможность легко проектировать и создавать базу данных.

В MS Access можно импортировать данные в различные форматы от текстовых файлов и таблиц Excel, до любых серверных СУБД через механизм ODBC.

Еще одно важное преимущество MS Access - это развитые встроенные средства разработки приложений. Большинство приложений, используемые пользователями, содержат тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Так как VBA это единственное средство для выполнения многих стандартных задач в MS Access (работа с переменными, обработка ошибок, построение команд SQL во время работы программы, использование Windows API и т. п.), для создания более-менее сложных приложений необходимо знания объектной модели MS Access.

В MS Access, одним из средств программирования является язык макрокоманд. Созданные программы на этом языке, называются макросами они позволяют связывать отдельные действия, реализуемые с помощью запросов, форм, отчетов. Макросы управляются событиями, вызываемые действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы и системными события.

MS Access, обладая многими чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это система для создания приложений работающих с базами данных, а не только простая в использовании СУБД.

Функциональные возможности MS Access

В MS Access база данных обозначает файл, который содержит набор информации. База данных в MS Access 2007 содержит следующие типы объектов (рисунок 1.3): таблица, форма, запрос, отчёт, страница, макрос, модуль[2].

 

 

 

MS Access работает одновременно только с одной базой данных. Но каждая БД MS Access включает множество таблиц, запросов, форм, отчётов, модулей и макросов, которые хранятся в файле с расширением mdb.

Таблица – это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в MS Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов для увеличения скорости доступа к данным[3].

В MS Access есть возможность создавать структуру таблицы в трех режимах – с помощью мастера, в режиме конструктора, и путем ввода данных. Также имеется возможность просматривать, удалять и добавлять записи, редактировать, осуществлять поиск, сортировку данных, замену, изменять вид таблицы. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных» (рисунок 1.4).

 

Это удобный графический инструмент, который позволяет создавать связи между полями таблиц, устанавливать ограничения ссылочной целостности и задавать различные типы отношений. Все изменения сразу применяются в базе данных (если данные удовлетворяют выбранным условиям). Для удобства разработчика полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать.

Запрос – это объект, который содержит текст SQL запроса и имеет уникальное имя в разрабатываемой базе данных. Создавать запросы можно с помощью мастера, а так же в режиме конструктора. Мастер запросов предлагает выбирать имена таблиц и поля для выборки. В режиме конструктора предлагается выбрать несколько таблиц или же запросов и связать их графическим способом, а также определить поля выборки (рисунок 1.5).

Можно писать запрос вручную на языке SQL, но этот способ не очень удобный и не имеет наглядного оформления кода.

 

 

Форма – специальный объект-контейнер предназначенный для других интерфейсных компонентов (поля ввода, отображения данных и кнопки, а так же другие компоненты). На форме располагаются компоненты для ввода, просмотра, корректировки и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форма создается двумя способами – в режиме конструктора, представленной на рисунке 1.6, (набор компонентов разработчик свободно размещает и задает параметры) и с помощью мастера (после выбора таблицы и стиля форма генерируется автоматически).

 

Отчёт – это объект, который предназначен для формирования отчетных документов, которые можно выдать на печать или включить в сводные документы другого приложения. Отчетные документы содержат результаты выборки из базы данных, в виде структурированной информации. Для создания отчетов можно воспользоваться мастером или создать в режиме конструктора (рисунок 1.7).

 

Страницы – это средство публикации данных в Internet или локальной сети. Создаваемая страница проектируется точно также как форма (отличаются используемые компоненты), при работе со страницей можно просматривать и изменять в базе данные. Сохранив страницы как объект в базе данных экспортируем ее в виде файла в формат HTML и тогда ее можно использовать через интернет-браузер для доступа к данным.

Макрос – это объект, который представляет собой последовательность макрокоманд для автоматизации часто выполняемых действий при работе с базой данных. Макрокоманды выбирают из имеющего списка, а разработчик задает параметры. Выполнить макрос можно или программным методом в коде или по нажатию на кнопку.

Модуль – это контейнер программного кода на VBA. Для редактирования и просмотра модуля используется оболочка Visual Basic. Программный код приложения находится в наборе модулей. Программный код имеет то же смысловое значение, как и в любом другом языке программирования[4].

Выше был перечислен полный список объектов, хранящейся в базе данных MS Access.

Выбор СУБД это сложная многопараметрическая задача, которая считается важным этапом при разработке баз данных. Выбранный программный продукт должен удовлетворять как текущим, так и будущим потребностям организации и учитывать финансовые затраты на приобретение самой системы, необходимого оборудования и разработку необходимого программного обеспечения на ее основе, а также обучение сотрудников организации. Также, необходимо убедиться, что новая СУБД способна принести организации реальные выгоды.

Основополагающим фактором при выборе MS Access является использование платформы фирмы Microsoft – операционной системы Windows. Хотя MS Access применяется только под Windows, широчайшее распространение этой операционной системы не является препятствием для широкого использования.