Отбор персонала на основе документов

1) Заявление о приеме на работу и автобиографии.

Для облегчения анализа и последующего отбора всем претендентам целесообразно предлагать стандартный бланк заявления о приеме на работу, включающий сведения о фамилии, возрасте, образовании, опыте работы, специальные пункты.

На практике заявление о приеме на работу часто совмещаются с автобиографиями, то есть описанием жизненного пути в хронологическом порядке. Это – наиболее удобный документ для быстрой характеристики кандидата, хотя и страдающий субъективизмом, ибо тот, вполне понятно, будет стремиться приукрасить себя [16, с.68].

Все больше и больше используется резюме. Его назначение двояко: службе персонала изучение резюме облегчает отбор претендентов, а последним дает шанс заинтересовать в себе работодателей. Резюме содержит сжатое описание сильных и слабых сторон специалиста. Оно должно быть четким, конкретным, иметь объем не более одной страницы машинописного текста. Резюме дает возможность увидеть «лицо» заявителя, запросить дополнительные сведения, в том числе и о рекомендующих [2, с.201].

2) Анкета и ее разновидности.

Анкеты используются, прежде всего, при найме специалистов высшей квалификации. Традиционные анкеты могут содержать до 200 вопросов. Достоинствами анкеты являются: стандартность, понятность, контролируемость, создание основы для последующего собеседования, сосредотачивают важнейшие данные о работниках по единой схеме, наглядно, в одном месте.

Существуют следующие виды анкет:

а) стандартные, имеют наиболее широкое хождение в государственных организациях;

б) собственные анкеты, позволяющие учесть их специфику, характер должности, выявить соответствие качеств претендента установленным требованиям. Число разделов в таких анкетах рекомендуется в пределах 10-12, а число вопросов – до 100. Вопросы должны быть открытыми, содержащими несколько возможных вариантов ответа;

в) специальные, предназначенные для конкретных категорий претендентов, а также освещения тех или иных сторон их биографии. Могут содержать вопросы об уровне квалификации, организационных навыках, характере взаимоотношений с руководителями, коллегами, психологических качествах, причинах предыдущих увольнений;

г) анкеты выпускников учебных заведений. Их задача – получать детальные сведения о составе и объеме изученных предметов, темах дипломных и курсовых работ, оценках, особенно по специальным дисциплинам, свидетельствующих при отсутствии практического опыта о способности к выполнению работы;

д) анкета о последней должности.Включает сведения об организации, где трудился претендент, периоде работы, способе устройства на нее, содержании служебных обязанностей, окладе, руководителях и взаимоотношении с ними, опыте управления, причинах увольнения;

е) анкета для обращающихся за работой по собственнойинициативе.Может содержать сведения о желаемой работе, уровне должности, предполагаемой дате начала, ограничениях по здоровью, возможность работать на выезде;

ж) вербовочные(для предварительного отбора). Вопросы должны быть недвусмысленными (в основном закрытыми), не требовать много времени для заполнения (не более 20 минут). Они создаются крупными предприятиями с частыми и массовыми акциями по набору кадров;

з) биографическая.Изучает детство, мотивы выбора профессии, увлечения, семья. Считается, что знание всего этого помогает прогнозировать будущее поведение [36, с.282].

3) Характеристики и рекомендательные письма.

Еще в недалеком прошлом едва ли не основной формой проверки претендентов была письменная характеристика. Однако многолетняя практика выявила существенные недостатки этого типа документов. Речь идет о субъективизме, ибо составляющий мог предвзято относиться к характеризуемому, подписывающий – даже не быть с ним знакомым, а проверить все обстоятельства, уточнить характеристику практически невозможно.

Если характеристика – документ, содержащий всесторонний отзыв о деятельности и качествах человека, то рекомендацияотражает только благоприятный отзыв.

Характеристики и рекомендации пригодны в основном для руководящих должностей [1, с.73].

Кадровое собеседование

Собеседование является, по мнению большинства, наиболее справедливым методом знакомства с претендентами. Перед собеседованием стоят такие задачи, как личное знакомство с претендентами, оценка их качеств, информирование их об организации и преимуществах работы в ней, выяснение интересов и ожиданий сторон.

Собеседование обычно предваряет заполнение анкет, анализ которых позволяет определить, необходимо оно или нет, а если необходимо, то в какой форме [38, с.99].

Собеседование может быть предварительным и основным. Для этого такое собеседование часто состоит из нескольких этапов. Перед предварительным ставится задача максимально сузить круг претендентов. Перед основным – отобрать лучших из оставшихся.

На данный момент существует 5 типов собеседования.

а) Собеседование – Допрос. Интервьюер проявляет постоянную активность, задает вопросы, на которые чаще всего собеседник может ответить только "да" или "нет", позволяет себе перебивать собеседника. Складывается четкое впечатление, что основное намерение интервьюера - уличить кандидата в некомпетентности или обмане. Такой стиль проведения интервью дает возможность проверить кандидата на стрессоустойчивость и выявить характерный тип реакции на сложную межличностную ситуацию общения. При таком сценарии проведения интервью у кандидата нет возможности подробно описать свой опыт, соответственно у интервьюера не может его объективно оценить. Надо отметить, что собеседования -допроса хорошо использовать для уточнения существенных деталей в ходе описания кандидатом своего прошлого опыта.

б) Игра в прятки или "Ёжик в тумане". Этот стиль характеризуется стремлением интервьюера запутать кандидата, сбить его с толку, постараться ничего конкретного не сказать о своей компании. В ответ на вопрос кандидата о зарплате звучит фраза "Это будет обсуждаться после того, как мы поймем, что Вы нам подходите". Такой стиль собеседования прекрасно действует на бывших военных, людей предпенсионного возраста и новичков на рынке труда, которые уважают серьезный подход к коммерческой тайне, но сильно раздражает и настораживает опытных специалистов.

в) Соло. Для этого стиля собеседования характерно то, что после нескольких вопросов, интервьюер начинает долго, подробно и пространно рассказывать о фирме, ее истории, ее планах, о должности, какие люди и как работают в компании. Этот стиль интервью производит неизгладимое первое впечатление на большинство кандидатов, особенно неискушенных в поисках работы. Элементы краткого солирования полезны в последней трети собеседования. Стоит рассказать о значимых вещах поподробнее и достаточно вдохновенно, чтобы "заинтересовать кандидата и, в тоже время, избежать приема на работу тех, чьи ожидания расходятся с возможностями организации.

г) Испытание. После того, как интервьюер задаст несколько обязательных вопросов, кандидату предлагается решить некую профессиональную или "поведенческую" задачу (или ряд подобных задач). Такой стиль собеседования позволяет достоверно проверить практические специальные навыки.

д) Интервью как партнерские переговоры. Весь разговор происходит «на равных». Так же как и при стиле "допрос", при партнерских переговорах задается много вопросов, однако существуют коренные отличия: вопросы задают оба собеседника, и преобладают вопросы "открытого" типа. Стиль партнерских переговоров позволяет получить максимально полно необходимую информацию о кандидате и заложить хорошую основу для дальнейшего взаимодействия с новым сотрудником [12, с.36].

По форме выделяют следующие виды бесед:

а) «панельное интервью» проводится комиссией, состоящей из 5-7 человек. Это позволяет познакомиться с кандидатом многим заинтересованным людям и всесторонне его оценить;

б) «серийное интервью»проводитсянесколькими независимыми друг от друга людьми, каждый из которых задает свои вопросы без оглядки на других;

в) интервью по стандартной бланк-схеме (опросный лист) удобно для обработки, но слишком формализовано, а поэтому ограничено. Применяются при большом числе претендентов;

г) структурированное интервью. Всем оцениваемым задаются одни и те же, связанные с предстоящей или выполняемой работой вопросы, а ответы оцениваются на основе вытекающих из содержания работы критериев. Здесь присутствует неполнота и негибкость получаемой информации;

д) полуструктурированное интервью. Предопределены только основные вопросы, но на них можно отвечать свободно, затрагивая другие области. Это позволяет изучать многие стороны собеседника, но требует времени и может увести в сторону;

е) неструктурированное интервью проводится в свободном режиме. Оно обеспечивает раскованную атмосферу. Здесь имеется опасность отклонения от темы и непоследовательность [23, с.143-144].

Недостаток интервью состоит в том, что по его результатам трудно сравнивать претендентов [7, с.105].

1) Организация собеседований.

Кадровое собеседование требует тщательной подготовки.

Во-первых, создания комфортных условий для беседы, где все располагает к деловому разговору, приведению его в расслабленное состояние, в котором люди бывают наиболее откровенны.

Во-вторых, изучения интервьюером условий и характера предлагаемой работы, требований должности. Это дает возможность исчерпывающе ответить на любые уточняющие вопросы претендента.

В-третьих, предварительного ознакомления с документами и биографией кандидата и определения, исходя из потребностей организации:

- вопросы, которые надо задать;

- способы перепроверки ответов;

- формального и неформального характера беседы.

Беседа начинается с рассказа об организации, ситуации в ней, соответствующей должности. Претенденту целесообразно напомнить о праве, задавать вопросы.

Когда необходимое мнение сложилось, кандидату нужно дать возможность сказать, что не было досказано, задать вопросы.

Затем ему сообщаются сроки решения его вопроса и способы оповещения о результатах.

После интервью нужно немедленно приступить к его осмыслению и обсуждению результата, ибо полученная информация быстро улетучивается или искажается. И только после этого можно начинать работу с другой кандидатурой. Все заявления необходимо рассматривать в один день. Максимальное их число – 6 (45 мин. беседа, 15 мин. подведение итогов + общий перерыв). Окончательные решения принимаются после ознакомления со всеми кандидатурами путем систематического исключения из списка наименее подходящих из них [9, с.39-41].

2) Оценка претендента.

Чтобы сформировать необходимое мнение о человеке, как считается необходимо:

- учитывать всю прежнюю деятельность;

- не относиться с предубеждением, симпатиями или антипатиями;

- опираться только на факты;

- не судить о людях под влиянием настроения.

Помимо ответов на вопросы важное значение для оценки претендента имеют внешние факторы:

- соответствие внешнего вида и стиля одежды образу должности, на которую данное лицо претендует;

- искренний интерес к работодателю, понимание его потребностей [31, с.61].

Тестирование

Анализ анкет, автобиографий и резюме считается достаточно надежным источником информации о кандидате, однако он характеризует лишь прошлое. Представление о его возможном поведении в будущем могут дать различные тесты.

Достоверность тестирования оценивается по его устойчивости (постоянству получаемых результатов), проверяется либо повторным тестированием через некоторое время, либо с помощью аналогичного теста (немедленно).

Как показывает практика, тесты наиболее эффективны для отбора квалифицированных специалистов неуправленческих профессий. Тестированию не подвергаются кандидаты либо очень низкой, либо очень высокой квалификации. Окончательный же выбор происходит с помощью менее формализованных методов.

К недостаткам тестирования относятся:

- большие организационные и финансовые издержки;

- психологические трудности, связанные с боязнью совершить непоправимую ошибку;

- слабое выявление позитивных качеств по сравнению с негативными [31, с.54-55].

Тесты могут иметь форму письменных и устных вопросов и заданий, искусственно имитировать обстановку, близкую к реальной, в которой испытуемый должен действовать тем или иным образом, и пр.

По форме и особенностям применения тесты бывают:

- стандартизированными и не стандартизированными;

- прямыми и косвенными (кляксы, абстрактные рисунки);

- вербальными и невербальными;

- со свободными или связанными ответами и пр.

С точки зрения содержания выделяют следующие виды тестов, выбор которых происходит на основе описания работ:

а) тесты на двигательные физические способности (силу, быстроту реакции) используются по отношению к должностям, предполагающим затраты неквалифицированного ручного труда;

б) тесты на свойства личности: интересы, характер, общительность, агрессивность;

в) тесты на достижения;

г) тесты на интеллект. Последний не наблюдается прямо; наблюдаемы только отдельные формы его проявления: словарный запас, память, грамотность и т.п.;

д) тесты на специальные умственные способности (тип мышления);

е) имитационные тесты (моделируют реальные условия работы);

ж) комплексные тесты;

з) психометрические тесты (выявляют специальные качества);

и) тесты производительности:

1) общие (умение концентрироваться, активность);

2) специальные (точность, время реакции, ловкость, различение цветов и пр.) [3, с.148-149].

Методы отбора персонала