Тестирование доступа к документам OneNote Access через Office Web Apps

Приложение OneNote изначально проектировалось с таким расчетом, чтобы позволить совместную работу над документами, и потому ни в каком специальном служебном приложении не нуждается. Однако чтобы предоставить пользователям возможность просмотра и редактирования документов OneNote в браузере, по-прежнему необходимо устанавливать Office Web Apps. Существует ряд других рекомендаций относительно конфигурации, о которых следует помнить при использовании Office Web Apps с документами OneNote.

• Информация о версиях в OneNote 2010 сохраняется в файлах, поэтому обычно рекомендуется не включать функцию управления младшими версиями в библиотеке документов, где будут храниться документы OneNote 2010.

• Если функция управления старшими версиями для библиотеки, где будут храниться файлы OneNote 2010, включена, рекомендуется настроить предел для количества хранимых старших версий, установив для параметра Keep the Following Number of Major Versions (Хранить следующее количество старших версий) значение меньше 10.

• Чтобы с документами OneNote 2010 можно было работать через Office Web Apps, необходимо открыть к ним общий доступ в библиотеке документов SharePoint 2010, в которой был активизирован компонент Office Web Apps.

Для открытия общего доступа к записной книжке OneNot 2010 в библиотеке документов SharePoint 2010 выполните следующие действия.

1. Откройте OneNote 201 и на вкладке File (Файл) щелкните на опции New (Создать), а затем на опции My Computer (Мой компьютер).

2. Введите желаемое имя для новой записной книжки, например. New Project. В качестве места для размещения новой записной книжки оставьте локальный компьютер и щелкните на кнопке Create Notebook (Создать записную книжку).

S. Добавьте в новую записную книжку какой-нибудь текст и графику, на вкладке File щелкните на опции Share (Общий доступ) и выберите в поле Share On (Место, где должен предоставляться общий доступ) вариант Network (Сеть). Затем либо введите URL-адрес библиотеки документов SharePoint 2010, в которой был активизирован компонент Office Web Apps, либо выберите URL-адрес, если он отображается в разделе Network Location (Сетевая папка), как показано на рис. 27.13.

4. Щелкните на кнопке Share Notebook (Открыть общий доступ к записной книжке) в нижней части экрана. Появится окно с сообщением The Notebook Is Now Accessible to Anyone with Permissions at That Network Location. Do You Want to Email Someone About the Notebook? (Записная книжка теперь является доступной для любого, кто имеет разрешения на доступа к данной сетевой папке. Хотите отправить кому-нибудь электронное сообщение о ней?). Щелкните на опции Email a Link (Отправить ссылку по электронной почте) и отправьте электронное сообщение с соответствующей информацией какому-нибудь сотруднику или тестовому пользователю.

5. Попросите сотрудника получить доступ к новой записной книжке или самостоятельно получите к ней доступ от имени учетной записи тестового пользователя. Вместо того чтобы щелкать на имени записной книжки, выберите в раскрывающемся меню пункт View in Browser (Просмотреть в браузере).

6. На рис. 27.14 показан пример получения пользователем User2 доступа к записной книжке, которая была опубликована в SharePoint 2010 пользователем Userl. Добавленные в записную книжку графические объекты не видны, а под интерфей-

LB VI|4U*JHFH1

mit с -»патего1п1

754

сом ленты отображается сообщение следующего вида: This Page Contains Items That Cannot be Displayed in OneNote Web App. Open This Notebook in Microsoft OneNote to See All Content (На этой странице присутствуют элементы, отображение которых в веб-приложении OneNote невозможно. Чтобы увидеть полное содержимое, откройте данную записную книжку в Microsoft OneNote). В панели инструментов активна кнопка Show Authors (Показать авторов) и потому рядом с каждым разделом страницы отображается имя его автора.

7. Щелкните на кнопке Edit in Browser (Редактировать в браузере) и поэкспериментировать с различными доступными инструментами.

a

О

Sh*» Dr**

Ио

Open

Share Notebook

I NewNoobMlcfcrUccd

Send

Prim

g3 Options

U ы

3. Network Location:

ht^p/ZabciplOM/gte/lieantSteL/Shared Document Recent Locations

0 Shared Documents Office2010 Dpcumerti

* '~^ak Wy//«bg{iHIM Qwpte>2/0ffice201—

Offke2SD7 Docurarts PocwiiaM

http^/jfccsflOW/OupteflVOftkxIOO 6B t*tjK£febufildOVC*upta2S/Dccum«ntV

ШПйате^иту! Hta Овейте*!

http/ZabclplOM/DocwnefitLbM^l^ 9Ш tttyx/ZabcipUM/Decumniy

Puc. 27.13. Открытие общего доступа к OneNote в SharePoint 2010

■

* Kt «ngtdVfS P

x ■ ej

^Fivortcs! bygpMcd VtebSfet&tey*

iSNewNetehooMoftiwl ^’0* * *r - Pijf S*tty- ТооЪ- ф«-

M<monOntHMcW*fa««o j|j]Q**ntn©n*Mo!* <# \fiawturnon_t

Hpvfadknl? ^ TMtp*9*M'fl«in5lttatttnata«oetbcdt9l(ir*dtnOn«Nol«WfbfW>.Cv«ntMtnot«beMinMKrMeftOn«Not*le««««8caf4enb

HtwPtcgcd И

| New Project

Th($pn^ect(sfi)Hifltftedevetapmentph*se,andsownibereTen*dtoas 1 "Prefect No Name* Г

]Urt

H(gh levetgoa): Power

Additional Co»J: Flexibility }l»v*rt <&L»ca(itt»n<t|Pnm£led Mote Off

Г| *.

-- 755

Глава 27

Ice \Veij Apps с S#iareI'ofriT^rT^^

Резюме

В этой главе были описаны предварительные условия, которые должны соблюдаться для установки пакета Office Web Apps, и вопросы, связанные с планированием его использования. К их числу относится поддержка браузеров, поддержка более старых версий документов Microsoft Office и поддержка мобильных устройств. Также здесь рассматривался процесс конфигурирования Office Web Apps в состоящей из двух серверов ферме и опции, доступные для конфигурирования служебных приложений. Был продемонстрирован процесс получения доступа к документам Word, PowerPoint, Excel и OneNote через Office Web Apps и указаны основные функциональные возможности и ограничения в каждом случае. В целом пакет Office Web Apps предлагает набор полезных инструментов для организаций, в которых требуется предоставить пользователям доступ к документам Word, Excel, PowerPoint и OneNote с помощью поддерживаемых браузеров. Естественно пакет Office Web Apps обладает рядом ограничений в отношении средств для редактирования и совместной работы в браузере.

Практические рекомендации

• Возможности и функции Office Web Apps варьируются в зависимости от используемой операционной системы и браузера, поэтому перед внедрением Office Web Apps в производственной среде необходимо обязательно тестировать различные планируемые варианты.

• Организации, которые хотят использовать Office Web Apps в своей среде, по-прежнему должны соблюдать лицензионные политики Microsoft, которые доступны для изучения по адресуhttp://www.niicrosoftvolumelicensing.com/userights/ default.aspx.

• Из-за ограничений в поддержке более старых форматов файлов Office 2003, таких как. doc, администраторы SharePoint могут требовать преобразования файлов в новые форматы.docx,.xslx и.pptx перед их загрузкой в библиотеки документов SharePoint 2010, которые будут использоваться с Office Web Apps для редактирования в браузере.

• Для параметров служебных приложений PowerPoint и Word Viewing рекомендуется оставлять установки по умолчанию, если только в организации не должны поддерживаться документы унаследованных типов Word и PowerPoint.

• Применение службы вещания PowerPoint позволяет обеспечить пользователям совместный удаленный доступ к презентациям PowerPoint, а в комбинации с коммутатором телеконференций помогает даже избежать более сложных и дорогостоящих вариантов, таких как WebEx.

• Совместимые документы Excel и записные книжки OneNote, к которым получается доступ через Office Web Apps, являются единственным типом документов, которые могут редактироваться одновременно множеством пользователей.

• Информация, связанная с версиями, в OneNote 2010 сохраняется в файлах, поэтому рекомендуется не включать функцию управления младшими версиями в библиотеке документов, где будут храниться документы OneNote 2010. Если для этой библиотеки документов включена функция управления старшими версиями, рекомендуется ограничить количество хранимых старших версий, указав для параметра Keep the Following Number of Major Versions (Хранить следующее количество старших версий) значение меньше 10.

ГЛАВА