Создание многократно используемого рабочего потока с помощью SharePoint Designer 2010

Для создания многократно используемого рабочего потока сначала нужно открыть в SharePoint Designer 2010 сайт, на котором поток будет размещаться. После этого можно проектировать, тестировать и публиковать на нем рабочий поток. Затем рабочий поток можно добавить в какой-нибудь список или библиотеку на этом сайте, и поток готов к использованию. В этом разделе демонстрируется пример создания такого многократного используемого рабочего потока, который будет приводиться в действие каждый раз, когда в поле заголовка документа обнаруживается слово “rush" (“срочный"). В качестве приложения в этом примере выступает предназначенный для совместной работы сайт, на котором менеджеры (пользователи Userl и User2) просматривают и предоставляют отзывы по документам в различных библиотеках перед их выпуском на рынок. Ранее поступали жалобы на то, что пользователи Userl и User2 реагируют недостаточно быстро, поэтому теперь создается такой рабочий поток. Если документу необходимо назначить статус “срочный”, пользователь может просто добавить слово “rush” в его поле заголовка. Затем рабочий поток запускается, информирует пользователя Userl о задаче и после ее выполнения назначает задачу пользователю User2. Скорость реакции обоих пользователей отслеживается с помощью данных аудита.

Этот рабочий поток использует действие Start Feedback Process (Запуск процесса сбора отзывов) в SharePoint Designer 2010, которое содержит логику и функциональность рабочего потока Collect Feedback (Сбор отзывов), являющегося стандартным рабочим потоком в SharePoint Server 2010. Таким образом, это пример одного рабочего потока внутри другого рабочего потока, который позволяет даже новичкам в создании рабочих потоков пользоваться преимуществами стандартных рабочих потоков, предоставляемых изначально.

Для открытия сайта SharePoint 2010 и создания примера рабочего потока выполните следующие действия.

1. Откройте SharePoint Designer 2010, щелкнув на кнопке Start (Пуск) и выбрав пункт All Programs^SharePoint^Microsoft SharePoint Designer 2010 (Все программы^ SharePoint¹^Визуальный конструктор SharePoint 2010).

2. На вкладке File (Файл) должен быть раскрыт узел Sites (Сайты); если это не так, щелкните на нем. Затем щелкните на значке Open Site (Открыть сайт).

3. Введите URL-адрес нужного сайта (например, http://abcspl004/sites/Chapter28) или выберите его в списке доступных сайтов, если к нему уже получался доступ ранее (рис. 28.13). Обратите внимание на то, что включать в URL-адрес имя страницы default.aspx или /pages/home.aspx не надо.

4. Щелкните на элементе Workflows (Рабочие потоки) в списке Site Objects (Объекты сайта) внутри панели навигации.

5. Щелкните на опции Reusable Workflow (Многократно используемый рабочий поток) на вкладке Workflows (Рабочие потоки). Откроется окно Create Reusable Workflow (Создание многократного используемого рабочего потока), показанное на рис. 28.14.

ТРГспадьзованм^Тотовьп^раЧочйтГ потоков^^^р

Глава 28 L.

^73^

_____ J

httpc//*bc3plX2/Varubofil Web Srte

http^/iboplKM/stfi/Ch^ter 22 Web Site

л

Ш

Й” Favorites ■ Desktop Downloads fg Recent Piece В SharePoint Sites |

д Libraries {■^3 Documents J) Musk К Pictures В Videos

j> Add a new reusable «vortftow to your site Гинн»ИМН —1К>ауЦт 1огу2&£&**юЛЯа»

Name.

J

'Reusable Woitftow - Rush in Title Descriptors

iThis woilcflow will escalate any Item vtfth "rush' in its title]

Puc. 28.14. Создание многократно используемого рабочего потока в Designer 2010

6. Введите название для рабочего потока вроде Reusable Workflow — Rush in Title (Многократно используемый рабочий поток — Отслеживание слова “срочный” в заголовке документов) и при желании какое-то описание. В данном случае описание может быть таким: This workflow will escalate any item with ‘rush’ in its title (Этот рабочий поток будет ускорять обработку любого документа со словом ‘срочный’ в заголовке). Оставьте в поле Content Туре (Тип содержимого) вариант АН (Все) и щелкните на кнопке ОК.

7. Щелкните на мерцающей линии в поле Step 1 (LLIarl), введите if current и нажмите клавишу <Enter>. Визуальный конструктор определит, что в этом поле должно быть введено If current item field equals value. В качестве альтернативы щелкните на кнопке Condition (Условие) и выберите условие If current item field equals value.

8. Щелкните в поле Step 1 на ссылке с меткой Field (Поле) и выберите в раскрывающемся меню пункт Title (Заголовок).

⁷ I часть V

9. Щелкните в поле Step 1 на ссылке с меткой Equals (Равно) и выберите в раскрывающемся меню пункт Contains (Содержит).

10. Щелкните в поле Step 1 на ссылке с меткой Value (Значение), введите rush и нажмите клавишу <Enter>. Результат получится примерно таким, как показано на рис. 28.15.

*Э ^

«О

- MkreteftSheeFomtOeiyier

Ы<& ф £? mi

ЫкЬ 2g 'I %

М>; ЧГмжеОоэд' o-t Щ*

Sr(Afbkih Owl* • *ihv4rt ’ CendRltn Arton Step PuAksft Expert WpiHlow (natation F«rf» ImM

twlnsn r*, -■ Gleb*)* to Vino Srthn®» townctefi Vametti

w<f~b

^pWfedtftoMt gjR*uaablcWorHlow-RMhinT3ie* ^ *.

rtsvi^tbon SitcOtgects JS ChapitrSi 11 "j itstiftnflUbwto i Wuiitmi ■■ S*eF»g«i Q| MtAiwn ¹13 Cort«nI1^9«

I j В SitcColuwit Ij ^ BMnnlCe<Hrt 1 |№i

|| (J DaUS«tirce<

Hat MitcrPijH J £ Site Groton Sub*it«

‘ 3 ADFRCf

: O'

♦ _v*i • (J i wtn ■»ЖрИч» HeuteMeVteitnew RuiftlrTftw b Emm»

(Start (у'рттд vt 1в*№е1мт graup in the RibbonJ

Vfaffcfows *

GtoW^ReueWeWorirfL * I^AeprcMl - 9w#*t зуб

‘ ' "l -

fttc. 28.15. Установка условий для рабочего потока, в Designer 2010

НА ЗАМЕТКУ

Перед внесением изменений в производственную систему обязательно протестируйте свой код на сервере разработки или хотя бы в другой коллекции сайтов.

11. Щелкните на области, расположенной прямо под строкой, где только что были введены данные, введите Start feedback (Запуск процесса) и нажмите <Enter>. Визуальный конструктор определит, что это означает Start Feedback Process (Запуск процесса сбора отзывов). Результат получится таким, как показано на рис. 28.16. Это действие, по сути, включает в данный многократно используемый поток рабочий поток Collect Feedback, который предоставляет значительный объем функциональности, как можно будет увидеть после завершения создания данного рабочего потока.

12. Щелкните на ссылке These Users (с привлечением этих пользователей); откроется окно Select Task Participants (Выбор участников для выполнения задачи).

13. В поле Participants (Участники) введите имена двух действительных пользователей, отделив их друг от друга точкой с запятой (в этом примере — User 1; User2). В поле справа от Participants оставьте выбранным значение One at a Time (Serial) (По одному за раз (Последовательно)).

14. В поле СС (Копия) щелкните на значке Select Users (Выбрать пользователей) справа, выберите вариант User Who Created Current Item (Пользователь, который создал данный элемент) и щелкните на кнопке Add (Добавить), после чего щелкните на кнопке ОК.

15. В поле Title (Тема) введите текст Rush Item Escalated (Обработка срочного элемента была ускорена).

Глава 28

_HpvyAcipXaM/^>«*e/aM|9tcr2ft - Mere*eft«*»fPe<rt»0»«9«e

VI

rs ^ Л'

PiMth Ejp«f1 Wertflow MJjdoeFwr» lou) A;i»cMt«n

£e«c«e<wKtt fltmwiKO *2lJW«\pn*k! *rp GtoMfrfeVitiO Setttngi

I I

**.HweDowr. ■ O-l ^ ^ wU CendWon «лют Stef

лтят H«*ltikWc- 1 rfb>n- JUehlnTHJe*,

' QOMptea t »WK»I ► **mJ4r*V -^т-ГяФю Л > I— •

И Current ItntHto шваяи ruA

Weitfhw

|U& ’I

ri Swe Пн*

С-вГГ

(N»vij*e*n ' SfleObjerti Д OKfurU

| '*) IMl MW]f.dMirW>

ф wwrtwi

ll j SfteFas<i >J MtAnHl 13 Селмой g SJteOelwni t| Ea«m*)Coni*fiti||ip*t ^ D»t*Sour<e<

II fij MmuH|u Щ StftGtMlpt Д, SudiHu

| Gtobefly Rae*blt WortfoMi

i -SMrtfcut a 10

Рис. 28.16. Добавление действия Start Feedback Process в Designer 2010

16. В поле Instructions (Инструкции) введите текст, описывающий предпринятое действие, например: This item’s title contained the word ‘rush’ and so has been escalated for review and processing (В заголовке этого элемента присутствовало слово “срочный” и потому процесс его просмотра и обработки был ускорен).

17. В поле Duration per Task (Длительность выполнения каждой задачи) введите значение 1 и проверьте, что справа выбран вариант Day(s) (День (дней)). Окно должно приобрести такой вид, как показано на рис. 28.17. Щелкните на кнопке ОК.

18. Щелкните в интерфейсе ленты на кнопке Check for Errors (Проверить на ошибки). Должно появиться сообщение The workflow contains no errors (Рабочий поток не содержит ошибок).

19. Щелкните в интерфейсе ленты на кнопке Publish (Опубликовать), после чего рабочий поток будет опубликован на сайте.

шяшшш *вц

ji^j 'One«tattne(sertaf),yj IS

^: Sm;

PrapentK user I; user2 СС: ‘CumrtltncCretedBy

Task Request _______

В i*.

IHe; tRushrtencsulated.

Instruction*:

'Ttta Hen's tfttecsnUned tie ood YurfT •rdeotwbeene

*j for and |r oosig.

i '*} о»и'

"" В л

Ovation perTa*: DueDtltferTaAProan:

| ИЛШЯЯЕ ^^исиых^^ГПюжётТВГсТТ|агёТ^,оТпТ~

Часть V

776

Ниже приведены шаги для запуска и тестирования данного рабочего потока.

1. Войдите на сайт с помощью учетной записи с привилегиями уровня владельца (в рассматриваемом примере — http://abcspl004/sites/Chapter28/documents).

2. Добавьте созданный ранее многократно используемый поток в библиотеку, щелкнув на ссылке Workflow Settings (Параметры рабочих потоков) в разделе Permissions and Management (Разрешения и управление) внутри страницы Document Library Settings (Параметры библиотеки).

3. Многократно используемый рабочий поток должен появиться в списке Select а Workflow Template (Выберите шаблон рабочего потока), как показано на рис. 28.18. Щелкните на нем.

■b^0Mi',rt^Chi^!VJbyw<№AAM'itiU9rtA=(19AC36A2-SraM3S'a» *, хГфйгд ^ Fiwro ft - ft3 - "» ’

r»jH» S**ey— Icon-

| Chapter 28» Documents» Document Library Settrigs ► Add a Wo» W*ow Use ©us page to met us • «reibflcwv fw tfcw document иьгаг*.

Description:

The «*оЛЯе* «sealate any item»kh >ush* intbe Cibe.

Salad а wortrfto* template:

Libraries

Documents

lAPPfgy») - SharePoint 2010

UStS

iscue Tracking

TypeaiHttqufcnatneforlftmwritflow;

Т/ре в гат* for &и мАЛм, IhenmiilKiJKdniM^ №меИм bweii^ta

doonnttbrery.

Ku«hin Title Woricftovj

В Vgeecyde&n ^ AJi Sra Content

Tasklist

Sdect • Me tot n UK *rt> ft* wrtfa». Tfutvahdai ея№дММс>гп«л* 1 |{

Loci} Ktt/»nrt} Protected Mode Off

_____ _

^100% ~

Puc. 28.18. Выбор и конфигурирование рабочего потока на странице Document Library Settings

4. В разделе Name (Имя) введите уникальное имя для рабочего потока, например. Rush in Title Workflow Automatic (Автоматический рабочий поток отслеживания слова “срочный" в заголовке).

5. Оставьте для параметров в разделах Task List (Список задач) и History List (Список хронологии) значения по умолчанию.

6. В разделе Start Options (Параметры запуска) проверьте, что флажок Allow This Workflow to Be Manually Started by an Authenticated User with Edit Item Permissions (Разрешать запускать этот рабочий поток вручную аутентифицированному пользователю с разрешениями на редактирование элемента) отмечен. Отметьте также флажки Start This Workflow When a New Item Is Created (Запускать этот рабочий поток при создании нового элемента) и Start This Workflow When an Item Is Changed (Запускать этот рабочий поток при изменении элемента), после чего щелкните на кнопке ОК.

7. Войдите в систему от имени пользователя, не принимающего участия в процессе сбора отзывов, но обладающего привилегиями уровня корреспондента в библиотеке (например, User3).

Глава 28

8. Получите доступ к библиотеке документов на сайте и загрузите в нее какой-нибудь тестовый документ. В рассматриваемом примере этот документ имеет заголовок User3's super-important document.docx.

9. Отредактируйте свойства этого документа, добавив в поле Title (Заголовок) слово rush, и сохраните изменения.

10. В библиотеке появится столбец с названием Rush in Title Workflow (Рабочий поток отслеживания слова “срочный” в заголовке), в котором для данного документа будет отображаться значение In Progress (Идет выполнение).

11. Откройте Outlook от имени текущего пользователя (User3). Там будет присутствовать электронное сообщение, уведомляющее о запуске рабочего потока Feedback, как показано на рис. 28.19.

Fee&adtrtsrMmUmS’txupertmpoitantdocume'e. MejsjgefHTMU

> Мекяде

Reply Reply Fwwartf DAtf Movete trcrtc Other eiort loAB Fold ft’ (Me Actiom* bender

CMCgorte* F* 1 tow Mark «г

Up* Unread H *«“^rt

*ej

O^pter 28 fiJse-iO*c.can5

-Sent Тие7ЛЭ/2010»-38РМ

Cc

Subject

ЦигЗ

Feeffiucfc Parted on Usee¹* super Importer* йосилел»

Feedback has started on User3*s super important document.

PstWpintsarc Due by None

Each penon «цП receive a tadc to review and provide feedback cm ШегЗЧтвег if one at a time f or participants shown «bow.

Puc. 28.19. Электронное сообщение, информирующее владельца документа о запуске рабочего потока

12. Выйдите из системы и снова войдите в нее, но на этот раз от имени пользователя, отвечающего за утверждение документов (Userl). Откройте Outlook и обратите внимание на присутствие там электронного сообщения, как показано на рис. 28.20.

Остальная часть рабочего потока здесь не рассматривается. Далее пользователь Userl получит возможность предоставить отзыв по документу и утвердить его. После этого аналогичная задача создается для пользователя User2, и он тоже получит возможность предоставить отзыв по данному документу и утвердить его.

Резюме

В этой главе кратко рассматривались различные типы рабочих потоков, предоставляемые в линейке продуктов SharePoint 2010, и приведено два подробных примера для ознакомления с процессом создания и использования рабочих потоков. Также были приведены сведения, необходимые администраторам для управления рабочими потоками и использованием SharePoint Designer 2010. Тестирование рабочих потоков может быть затруднено из-за необходимости наличия нескольких учетных записей пользователей. Стандартные

готовые рабочие потоки и средства SharePoint Designer помогут администраторам и опытным пользователям более эффективно строить полезные рабочие потоки.

{□{ЦП} О * *? 1*4к-КшЬйстек«1л«л.• g q й e is£®' -Я м ©Move Open Vwulatr.. Zoo* - S3* tint Tart TFoUowUp- - i*- Orictc Яирйлв Sbpt i>Move • Own Ijji >1. [dilvtj • Zwn Fimc Chapter Я «UeiMum»Sent’ Tuf 7ЛЗЛт093«PW • To. Unrl CCj SutgKt Fvkt-RiutlBcwctuUied 1j Task assigned by User3 on 7/13/2010. J Due by 7/14/2010 ^f\ ' Feedback started by LteerS on 7/1V2010 9 37 PM! Comntne Thklttm’sUBe contained the word *nsK* and м tws been escalated for revtewand processing! ^; t] TocorrtfletetftstMk: > 2.Performthea№ecfficactlvK>«srequlredfortMstek. { «S. Use the С^реп thhla»kbirtturilomarM!bet«k«c<HBptttHi.|lf you eamwt update Ihtelidiyou haw ессев to ft) |s ^ Ctopter2BEkfeil b|

Рис. 28.20. Электронное сообщение, информирующее участника рабочего потока о его запуске

Практические рекомендации

• Чтобы заинтересовать пользователей в применении рабочих потоков SharePoint, сначала их следует обучить работе со средствами извещений, предлагаемых в списках и библиотеках, а также ознакомить с уникальными извещениями, доступными в списках заявок (Issues), календаря (Calendar) и задач (Tasks). Это хорошая отправная точка перед переходом к реализации более сложных рабочих потоков.

■Передтестированиемрабочихпотоковворганизациинеобходимопросмотретьнастройки, описанныевэтой главе, на сайте Central Administration, а также в коллекции сайтов, где эти рабочие потоки будут использоваться.

• Как правило, включать рабочие потоки SharePoint 2007 без особой необходимости не рекомендуется.

• Рабочий поток Three-state доступен как в SharePoint Foundation 2010, так и в SharePoint Server 2010, и хорошо подходит для проведения тестировании и обучения, поскольку предусматривает генерацию нескольких задачи и обладает несколькими точками взаимодействия с конечными пользователями.

• IT-персонал должен протестировать другие стандартные рабочие потоки и решить, стоит ли какие-то из них делать доступными конечным пользователям.

• IT-персонал должен решить, стоит ли разрешать использование в среде продукта SharePoint Designer 2010. Управлять его использованием можно через сайт Central Administration.

• В SharePoint Designer 2010 можно создавать совершенно новые рабочие потоки, а также изменять стандартные, предлагаемые изначально. Для создания сложных рабочих потоков доступно множество условий и действий.

ЧАСТЬ V I

Расширение среды SharePoint

 

в этой ЧАСТИ...

Глава 29. Разработка приложений с помощью SharePoint Designer 2010 и Visual Studio 2010

Глава 30. Реализация бизнес-аналитики в SharePoint 2010 с помощью PerformancePoint Services

Глава 31. Реализация бизнес-аналитики в SharePoint 2010 с помощью Business Connectivity Services

ГЛАВА