Работа с метаданными в документах Word 2010 и библиотеках документов

Данный раздел и приведенные в нем пошаговые упражнения представляют собой введение в функции метаданных в SharePoint 2010 и их связь в SharePoint с метаданными, встроенными в документы Word 2010. Выполнив эти упражнения, администратор лучше уяснит связь между библиотеками документов SharePoint 2010 и хранящимися в них документами и, возможно, захочет получить дополнительный опыт для более полного усвоения материала.

Приведенное ниже упражнение проводит администратора через процесс создания двух различных библиотек документов, которые содержат различные столбцы метаданных, и процесс доступа к свойствам документа Word 2010, заполнение метаданных в таком документе и выгрузку документа с добавлением дополнительных метаданных. Затем документ будет перемещен в другую библиотеку документов, где некоторые метаданные будут с виду утеряны, но на самом деле они все равно хранятся в документе Word.

Для выполнения упражнения выполните следующие шаги:

1. Создайте в сайте SharePoint 2010 новую библиотеку документов. Оставьте в ней все параметры предложенными по умолчанию. Назовите ее Metadata Test 1. Шаги по

созданию новой библиотеки документов приведены в главе 20 в разделе “Создание списков и библиотек”.

2. Перейдите на вкладку Library (Библиотека) и щелкните на кнопке Create Column (Создать столбец).

В. Назовите это столбец Subject, выберите для него тип Single Line of Text (Однострочный текст), оставьте для остальных параметров значения по умолчанию и щелкните на кнопке ОК.

4. Снова перейдите на вкладку Library (Библиотека) и щелкните на значке Create Column (Создать столбец).

5. Теперь назовите столбец Project Name (Имя проекта) и выберите для него тип Choice (Выбор варианта). В текстовом поле Type Each Choice on a Separate Line (Введите каждый пункт в отдельной строке) удалите предложенный текст и введите строки Project ABC, Project DEF и Project GHI, как показано на рис. 22.1. Очистите поле Default Value (Значение по умолчанию), оставьте остальные параметр ры без изменений и щелкните на кнопке ОК.

Ret} utre that sh* column twtan» «rformabo' ^л!

С Ves #No

Enforce uniQue value»:

V Гв* $ No

Type eadh choice cna caparatc lme^;

Project ABC

Project DEF

Project GHI

Display dhetces uxmg Drop-Down Menu) Rod'io Button*,

О Checkboxes ДО» multiple M!rtbons) |

Aikow "FiJl-M dnitM'

Yes No

D«fau4 value:

V Chotce ' Calculated VaktC

» Add to tJefaun vtcw Jj

а [АмУМКкм |

_U«tgL~^~3L

Puc. 22.1. Создание столбца выбора варианта

6. Создайте еще одну библиотеку документов, с именем Metadata Test 2, и добавьте в нее столбец Subject (Тема), но не добавляйте столбец Project Name.

7. Теперь создайте новый документ Word 2010 и введите в него произвольный текст.

8. Перейдите на вкладку File (Файл), щелкните на ссылке Info (Сведения), потом выберите в меню Properties (Свойства) с правой стороны пункт Show Document Panel (Показать панель документа).

9. Появится панель с описанием документа. Введите в поле Subject (Тема) какой-то текст (например, Mission Statement), как показано на рис. 22.2.

10. Теперь щелкните на значке Save (Сохранить), сохраните документ в локальной папке My Documents (Мои документы) и закройте его. В нашем примере документ сохранен с именем Mission Statement for Project ABC.

Mission Statement for Projcct ABC

Puc. 22.2. Ввод метаданных в Word 2010

11. Перейдите в библиотеку документов Metadata Test 1 и выгрузите документ. Для этого щелкните на кнопке Upload (Выгрузить), потом на кнопке Browse (Обзор), найдите документ, щелкните на кнопке Open (Открыть), а затем на кнопке ОК.

12. В окне выгрузки появляется запрос на дополнительные метаданные (рис. 22.3): поле Title (Название), поле Subject (Тема) и раскрывающийся список Project Name (Имя проекта). Вспомните, что поля Subject и Project Name были добавлены на шагах 3 и 5. Обратите внимание, что поле Subject уже заполнено. Это объясняется тем, что в документе Word уже определено поле метаданных Subject, и на шаге 9 в него был введен текст. В раскрывающемся списке Project Name выберите вариант Select Project ABC. Щелкните на кнопке Save (Сохранить).

■ PrOjt ABC

Slur Caned Fistt

(M _ ChgbOfd ______

ф Thr rtnmnlmininiliil чм lAfj

Hi*s*oJ\_Steteme»Ti_fDr_ Рт-з] ed_ ABC fto

Hame *

Tlt)«

Subj«ct Рпдеа Kwne

Mission Satemeri

Puc. 22.3. Добавление метаданных к документу при его выгрузке

13. Теперь в библиотеке Metadata Test 1 наш документ содержит несколько заполненных столбцов метаданных: столбец Name (Имя) с именем файла документа, столбец Modified (Изменен) с датой последней модификации (в данном случае — дата и время выгрузки в библиотеку документов) и информацией об авторе изменений и столбцы Subject и Project Name, которые были добавлены в данном упражнении.

14. Теперь переместим документ в другую созданную библиотеку. Для этого перейдите на вкладку Library (Библиотека) и щелкните на кнопке Open with Explorer (Открыть в проводнике) — откроется новое окно с содержимым библиотеки документов Metadata Test 1.

15. Вернитесь в окно SharePoint, войдите в библиотеку Metadata Test 2, которая была создана на шаге 6, перейдите на вкладку Library (Библиотека) и щелкните на кнопке Open with Explorer (Открыть в проводнике).

метаданными'и тиНами контента в TT^ I'cmi ЛИГ |

16. Щелкните на документе в окне проводника с библиотекой Metadata Test 1 и перетащите его в окно проводника с библиотекой Metadata Test 2. В результате документ будет перемещен из библиотеки Metadata Test 1 в библиотеку Metadata Test 2.

17. Войдите в библиотеку Metadata Test 2 — в ней будет виден наш документ (рис. 22.4). Столбец Subject заполнен, но столбца Project Name нет. И возникает вопрос: что же случилось с метаданными в столбце Project Name?

Lifts

Calendar

T«sk>

twcuseens

----------*

18. Для ответа на этот вопрос поместите курсор над библиотекой Metadata Test 2, в появившемся контекстном меню выберите пункт Edit in Microsoft Word (Править в Microsoft Word), щелкните на кнопке OK в ответ на предупреждение, и откроется окно Word.

19. Перейдите на вкладку File (Файл), щелкните на ссылке Info (Сведения), потом выберите в меню Properties (Свойства) с правой стороны пункт Show Document Panel (Показать панель документа).

20. На этот раз в окне Document Panel (Панель документа) по умолчанию будет выведена информация о свойствах сервера, т.к. документ открыт из библиотеки документов SharePoint. Поле Subject заполнено, но поля Project Name не видно, поскольку в той библиотеке документов, где он открыт (Metadata Test 2), такой столбец метаданных не существует.

21. Чтобы найти метаданные Project Name, откройте меню Document Properties — Server (Свойства документа - сервер) и выберите пункт Advanced Properties (Дополнительные свойства). Откроется окно Advanced Properties.

22. Перейдите на вкладку Custom (Настроить) — вы увидите, что в окне Properties (Свойства) имеется параметр Project Name со значением Project ABC (рис. 22.5), который был добавлен на шаге 12.

И возникает естественный вопрос: а как ведут себя документы не из Microsoft Office в схожих ситуациях? Администратору следует экспериментально ответить на этот вопрос для различных видов файлов — например, для файлов PDF.

Обзор вариантов столбцов в SharePoint 2010

IH H—g——ГЧЕИтИТЯШ.ИШ РоИВ ими.

600,------—————--—-

_ J Часть IV

Мощным инструментом в списках и библиотеках SharePoint 2010 является возможность различных настроек списков и библиотек. Среди них имеется и добавление столбцов, которое похоже на добавление столбца в Excel и выполняется со страницы Document Library Settings (Параметры библиотеки документов). Для этого нужно войти в библиотеку документов, перейти на ленточную вкладку Library (Библиотека) и щелкнуть на значке Library Settings (Параметры библиотеки) в правой части инструментальной панели. Этот значок доступен только пользователям с правом управления списками, для остальных пользователей он затенен. По умолчанию таким правом обладают члены групп Owners (Владельцы), Designers (Проектировщики) и Hierarchy Managers (Управляющие иерархии).

Примерно на середине (по высоте) страницы Document Library Settings находится раздел Columns (Столбцы) с пунктами Create Column (Создать столбец). Add from Existing Site Columns (Добавить столбцы из существующего сайта). Column Ordering (Упорядочение столбцов) и Indexed Columns (Индексируемые столбцы). При щелчке на ссылке* Create Column открывается перечень доступных столбцов, который слегка зависит от используемой версии SharePoint 2010, т.к. в SharePoint Foundation 2010 нет варианта Managed Metadata. Вот описания этих столбцов:

• Single line of text (Однострочный текст). Имеет следующие параметры: Description (Описание — текст), Require That This Column Contains Information (Требовать, чтобы этот столбец содержал информацию — Yes или No), Enforce Unique Values (Требовать уникальность значений — Yes или No), Maximum Number of Characters (Максимальное количество символов — целое число). Default Value (Значение по умолчанию — текст или вычисляемое значение), Add to All Content Types (Добавить во все типы контента — Yes или No) и Add to Default View (Добавить в стандартное представление — Yes или No).

• Multiple lines of text (Многострочный текст). Имеет следующие параметры: Description (Описание — текст). Require That This Column Contains Information (Требовать, чтобы этот столбец содержал информацию — Yes или No), Allow Unlimited Length in Document Libraries (Разрешить неограниченную длину в библиотеках документов —

'"правление метаданными и типами контента J" I¹ "У I

Глава 22 I ⁶⁰¹ '

Yes или No), Number of Lines for Editing (Количество строк для редактирования — целое число), Add to All Content Types (Добавить во все типы контента — Yes или No) и Add to Default View (Добавить в стандартное представление — Yes или No).

• Choice (Список с вариантами выбора). Имеет следующие параметры: Description (Описание — текст). Require That This Column Contains Information (Требовать, чтобы этот столбец содержал информацию — Yes или No), Enforce Unique Values (Требовать уникальность значений—Yes или No),"Type Each Choice on a Separate Line (Введите каждый пункт в отдельной строке). Display Choices Using (Отображение вариантов выбора — Drop-Down Menu (Раскрывающийся список). Radio Buttons (Переключатель), Checkboxes (Флажки) с дополнительным параметром Allow Multiple Selections (Разрешить выбор нескольких вариантов)), Allow Fill-in Choices (Разрешить ввод других значений — Yes или No), Default Value (Значение по умолчанию — текст или вычисляемое значение), Add to All Content Types (Добавить во все типы контента — Yes или No) и Add to Default View (Добавить в стандартное представление — Yes или No).

• Number (Число). Имеет следующие параметры: Description (Описание — текст), Require That This Column Contains Information (Требовать, чтобы этот столбец содержал информацию — Yes или No), Enforce Unique Values (Требовать уникальность значений — Yes или No), Specify a Minimum and Maximum Allowed Value (Минимальное и максимальное разрешенные значения — два целых числа), Number of Decimal Races (Количество цифр после запятой — целое число). Default Value (Значение по умолчанию — текст или вычисляемое значение). Show as a Percentage (Показывать в виде процентов, например, как 50%), Add to All Content Types (Добавить во все типы контента — Yes или No) и Add to Default View (Добавить в стандартное представление — Yes или No).

• Currency (Денежная единица). Имеет следующие параметры: Description (Описание— текст). Require That This Column Contains Information (Требовать, чтобы этот столбец содержал информацию — Yes или No), Enforce Unique Values (Требовать уникальность значений — Yes или No), Specify a Minimum and Maximum Allowed Value (Минимальное и максимальное разрешенные значения — два целых числа), Number of Decimal Places (Количество цифр после запятой — целое число), Default Value (Значение по умолчанию — текст или вычисляемое значение), Currency Format (Формат денежной единицы — например, United States), Add to All Content Types (Добавить во все типы контента — Yes или No) и Add to Default View (Добавить в стандартное представление — Yes или No).

• Date and Time (Дата и время). Имеет следующие параметры: Description (Описание — текст), Require That This Column Contains Information (Требовать, чтобы этот столбец содержал информацию — Yes или No), Enforce Unique Values (Требовать уникальность значений — Yes или No), Date and Time Format (Формат даты и времени — Date Only (Только дата), Date & Time (Дата и время)), Default Value (Значение по умолчанию — None (Нет), Today's Date (Сегодня), Date in M/D/YYYYformat (Дата в формате М/Д/ГГГТ) или Calculated Value (Вычисляемое значение)). Add to All Content Types (Добавить во все типы контента — Yes или No) и Add to Default View (Добавить в стандартное представление — Yes или No).

• Lookup (Подстановка данных, которые уже имеются на сайте). Имеет следующие параметры: Description (Описание — текст). Require That This Column Contains Information (Требовать, чтобы этот столбец содержал информацию — Yes или No), Enforce Unique Values (Требовать уникальность значений — Yes или No), Get Information From (Откуда брать информацию — раскрывающийся список для выбора списка или библиотеки). In This Column (В данном столбце — раскрывающийся спи-

| HI IHHU HJfiHg i Д1И.ЖЛИН ViareVolnt mm.

602 \ -----—--- _ I Часть IV

сок для выбора столбца), Allow Multiple Values (Разрешить несколько значений — Yes или No). Allow Unlimited Length in Document Libraries (Разрешить неограниченную длину в библиотеках документов — Yes или No), Add a Column to Show Each of These Additional Fields (Добавить столбец для вывода каждого из этих дополнительных полей — Title (Название), Expires (Срок действия), ID (Идентификатор), Modified (Дата изменения). Created (Дата создания). Version (Версия), Title [linked to item] (Название [связанное с элементом])), Add to All Content Types (Добавить во все типы контента — Yes или No), Add to Default View (Добавить в стандартное представление — Yes или No) и Enforce Relationship Behavior (Задать реляционное поведение — Restrict Delete (Ограниченное удаление), Cascade Delete (Каскадное удаление)).

• Yes/No (check box) (Да/Нет (флажок)). Имеет следующие параметры: Description (Описание — текст). Default Value (Значение по умолчанию — Yes или No), Add to All Content Types (Добавить во все типы контента — Yes или No) и Add to Default View (Добавить в стандартное представление — Yes или No).

• Person or Group (Лицо или группа). Имеет следующие параметры: Description (Описание — текст), Default Value (Значение по умолчанию — Yes или No). Require That This Column Contains Information (Требовать, чтобы этот столбец содержал информацию — Yes или No), Allow Multiple Selections (Разрешить выбор нескольких вариантов— Yes или No), Allow Selection Of (Разрешить выбор из — People Only (Только людей). People and Groups (Людей и групп)). Choose From (Выбирать из — All Users (Всех пользователей), SharePoint Group (Группы SharePoint)), Show Field (Выводить поле — ID (Идентификатор), Name (Имя), Modified (Дата изменения), Created (Дата создания). Account (Учетная запись). Email, Mobile Number (Мобильный телефон), SIP Address (SIP-адрес), Department (Отдел), Job Title (Должность), Name [with Presence] (Имя [со значком присутствия]). Name [with Picture] (Имя [с изображением]). Name [with Picture and Details] (Имя [с изображением и информацией]), Content Туре (Тип контента)), Add to All Content Types (Добавить во все типы контента — Yes или No) и Add to Default View (Добавить в стандартное представление — Yes или No).

• Hyperlink or Picture (Гиперссылка или изображение). Имеет следующие параметры: Description (Описание — текст), Require That This Column Contains Information (Требовать, чтобы этот столбец содержал информацию — Yes или No), Format URL As (Выводить URL как — Hyperlink (Гиперссылка), Picture (Изображение)), Add to All Content Types (Добавить во все типы контента — Yes или No) и Add to Default View (Добавить в стандартное представление — Yes или No).

• Calculated (Значение, вычисленное на основе других столбцов). Имеет следующие параметры: Description (Описание — текст), Formula (Формула), Insert Column (Вставить столбец — столбцы для добавления в формулу), The Data Returned from This Formula Is (Данные, возвращаемые формулой, являются — Single Line of Text (Однострочным текстом), Number (Числом), Currency (Денежным значением), Date and Time (Датой и временем), Yes/No), Add to All Content Types (Добавить во все типы контента — Yes или No) и Add to Default View (Добавить в стандартное представление —Yes или No).

• External Data (Внешние данные). Имеет следующие параметры: Description (Описание — текст). Require That This Column Contains Information (Требовать, чтобы этот столбец содержал информацию — Yes или No), External Content Туре (Внешний тип контента), Select the Field to Be Shown on This Column (Выбрать поле для вывода в этом столбце). Display the Actions Menu (Выводить меню действий — Yes или No), Link This Column to the Default Action of the External Content Type (Связать этот столбец со стандартным действием для внешнего типа данных — Yes или No), Add to