Качество управления портфелями проектов

Самым правильным вариантов является включение стандарта управления проектами в единую схему управления качеством на предприятии. Система обеспечения качества управления проектами необходима для того, чтобы выполнение каждого проекта гарантированно приводила к удовлетворению потребностей всех заинтересованных сторон, и в первую очередь заказчика.

Основные процессы обеспечения качества управления проектами: • Планирование качества проекта – определения конкретного перечня стандартов качества, которые необходимо следовать при проведении работ по проекту, и мероприятий, необходимых для обеспечения требований этих стандартов. • Выполнение запланированных мероприятий – реализация в процессе выполнения проекта мероприятий по обеспечению качества проекта. • Контроль качества выполнения проекта – сбалансированный и систематизированный контроль реализации проекта и выполнения запланированных мероприятий по обеспечению качества, осуществляемый в различных формах (аудит, мониторинг, экспертиза).

Другим, не менее важным, средством обеспечения качества проекта является увязка технологии управления проектами с другими бизнес-процессами компании. Например, это может обеспечиваться посредством регламентированного документооборота.

 

Организационная структура управления проектом

Управление проектом и административное управление

Сегодня достаточно большой редкостью являются случаи, когда организационная структура проекта совпадает с организационной структурой организации или какой-либо ее частью. Гораздо чаще сотрудники, в соответствии со штатным расписанием, распределены по функциональным подразделениям организации, а для выполнения проекта формируются специальные временные организационные структуры, называемые командами проекта, включающие представителей различных подразделений.

Начальник отдела и руководитель проекта

Административное управление на предприятии реализуется через систему менеджмента, ключевым звеном которого являются менеджеры среднего звена. В проектно-ориентированных организациях смысл деятельности начальника подразделения состоит в том, чтобы «раздать», а точнее, «продать» всех своих сотрудников в проекты. Смысл деятельности руководителя проекта состоит в том, чтобы «купить» необходимые ресурсы у начальников подразделений и с их помощью выполнить проект.

Для того соблюдения общекорпоративных интересов, необходимо выстроить систему отношений, которая помогла бы избежать конфликтов или, по крайней мере, предусматривала бы формальные механизмы их разрешения. При этом возникает целый ряд обязательств как со стороны начальника подразделений по отношению к проектам, так и со стороны руководителей проектов к ресурсным подразделениям. Эти обязательства должны быть зафиксированы в соответствующих положениях и должностных инструкциях, а особые случаи могут описываться дополнительно в Планах управления проектами.

Сфера ответственности > Область управления v	Ответственность начальника подразделения (адм.упр)	Ответственность руководителя проекта (проект.упр)
Планирование и контроль	Формирование бизнес-плана отдела Планирование бюджета отдела Контроль «по вехам» Отчетность перед руководителем предприятия	Детальный календарный план проекта Планирование бюджета проекта Оперативный контроль хода проекта Отчетность перед руководством
Человеческие ресурсы	Прием на работу и увольнение Централизованное выделение ресурсов Контроль дисциплины	Формирование команды проекта Анализ и оценка работы сотрудников Регулирование конфликтов внутри проекта
Реализуемые продукты (на примере информационных систем)	Методология создания ИС Инструментарий разработки ИС Авторский надзор	Проектирование ИС Разработка ИС Внедрение ИС

Таблица 3.12. Разделение ответственности при административном управлении и управлении проектами

Исполнитель

Исполнители набираются из состава сотрудников функциональных подразделений. Таким образом, рабочее время каждого сотрудника проектно-ориентированной организации делится на проектное время и непроектное. Непроектным временем сотрудника распоряжается начальник подразделения, проектным – руководители проектов, в которых задействован сотрудник. Для того чтобы эта ситуация не стала источником конфликтов и стрессов, должны быть созданы четкие и простые в исполнении правила, закрепленные в стандарте на уровне проектных процедур. Эти правила должны регламентировать порядок выдачи и согласования заданий, учета затрат рабочего времени, разрешения конфликтных ситуаций. Одним из главных критериев качества проектных процедур должно служить время, необходимое сотруднику для их исполнения.

Проектный учет и отчетность

Основные проектные роли: • Специалист (исполнитель) • Руководитель проекта (менеджер проекта) • Руководитель функционального подразделения (владелец ресурсов) • Спонсор проекта (топ-менеджер компании).

На рис. 3.4 показаны основные потоки учетной и отчетной информации, возникающие при исполнении проектов на предприятии.

Рисунок 3.4. Схема проектного учета и отчетности

 

Пример организационной структуры проекта