Организация и проведение деловых совещаний; переговоров, приемов, презентаций.

Совещание – форма организации делового общения рабочей группы с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным проблемам.

 

Трудовые действия:

• Подготовка повестки дня мероприятия;
• Оформление списка участников мероприятия;
• Информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;
• Выбор места и времени проведения мероприятия;
• Подготовка предварительной сметы расходов;
• Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии;
• Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;
• Рассылка информационных материалов участниками конферентного мероприятия;
• Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия;
• Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз;
• Решение вопросов технического оснащения мероприятия;
• Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;
• Организация подготовки президиума и рабочих мест участников;
• Организация встречи и регистрация участников мероприятия;
• Ведение протокола мероприятия;
• Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз;
• Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения.

 

???Что Должен знать серкретарь????

· Комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;

· Правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентоного мероприятия;

· Составление сметы расходов;

· Основы написания речей и докладов руководителя;

· Правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;

· Правила делового общения, делового этикета;

· Этикет и основы международного протокола;

· Правила проведения деловых приговоров;

· Правила защиты конфиденциальной служебной информации;

· Требования охраны труда.

 

???Смысл деловых переговоров???

• возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам;
• довести информацию до всех участников совещания;
• обсудить спорные вопросы;
• рассмотреть альтернативные варианты решений.

 

Критерии классификации совещаний

 

Основные типы совещаний

• плановые

o организационные(вводные)

o координационные

o итоговые

• Внеплановые

o по внезапно возникшим вопросам

o для безотлагательного уточнения плана

o по иным особым вопросам

 

По характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

• Диктаторские – свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;
• автократическое – основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;
• сегеративное – доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;
• дискуссионное – свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решения в окончательной формулировке остается за руководителем;
• свободное – на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.

Подготовка совещания

1. Спланировать совещание;
2. Подготовить необходимые материалы;
3. Четко зафиксировать протокол;
4. Проконтролировать его выполнение.

 

На стадии планирования работы руководитель и секретарь намечают:

• какие совещания, и заседания нужно провести в определенный период времени;
• определить тематику, формирование повестки дня, круг вопросов которые будут обсуждаться на совещании;
• продолжительность совещания;
• состав участников, их оповещение о времени и месте;
• подготовка руководителя к совещанию (доклад, проект решения);
• подготовка помещения, технических средств, канцелярии;

 

Подготовка небольшого оперативного совещания (секретарь осуществляет):

• оповещение участников;
• контроль своевременной явки;
• выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия некоторых сотрудников;
• вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя.

Участники совещания. На совещания следует приглашать сотрудников:

• принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);
• в соответствии со своими служебными обязанностями обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;
• по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;
• будут организовывать выполнение решений совещания;
• приглашенных со сторонних организаций с указанием их должности.

 

Повестка дня:

• составляется только после определения цели совещания;
• цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование;
• в повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании;
• составленная повестка дня утверждается руководителем;

Подготовка совещания:

• в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен в специальном Регламенте;
• если в подготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о проведении совещания, в котором определяется состав рабочей группы и план его подготовки

 

Подготовка помещения:

• Помещение, предназначенное для проведения совещания, должно быть заранее подготовлено;
• Его нужно проветрить или за несколько часов включить систему кондиционирования;
• Стулья следует аккуратно расставить, а их количество должно быть на 1-2 больше, чем запланированное число участников приглашенных.
• На столах должны быть письменные принадлежности (ручки, карандаши и листы бумаги формата А4 или удобные блокноты А5 либо большего формата). Приветствуется использование канцтоваров с фирменной символикой.
• На столах размещается минеральная вода и стаканы, которые ставятся вверх дном на салфетки, их количество должно быть на 1-2 больше, чем присутствующих.

Подготовка деловых поездок руководителя.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места работы.

Необходимые знания:

• Порядок подготовки и проведения командировок;
• Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
• Деловой протокол;
• Этика делового общения.

Необходимые умения:

• Оформлять авансовые отчеты руководителя;
• Организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;
• Оформлять командировочные документы;
• Обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
• Обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
• Применять способы делового общения;
• Использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки.

Задачи секретаря:

• Продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны;
• Снабжает руководителя канцлерскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т.п.);
• Проверяет перечень документов необходимых руководителю в командировке:

o паспорт;

o билет;

o страховой полис;

o кредитные карточки;

o командировочное удостоверение;

o визитные карточки;

o документы и материалы.

Основные этапы подготовки командировки:

· Определение временных рамок командировки:

• Уточнение даты командировки;
• Уточнение места командировки;
• Продолжительность командировки.

· Разработка программы командировки - распределение мероприятий по конкретным датам:

o время, планируемое для участия руководителя в деловой программе поездки (информация предоставляется принимающей стороной);

o время, планируемое для участия руководителя в культурной программе поездки;

o время на переезды, отдых, резерв времени (для непредвиденных ситуаций);

· Выбор маршрута поездки, транспортных средств

при выборе маршрута необходимо обеспечить:

o безопасность маршрута;

o степень надежности;

o соответствие маршрута программе поездки.;

· Выбор гостиницы:

o класс отеля (частных апартаментов)

o количество номеров (количество комнат в апартаментах;

o категория обслуживания

· Оформление документов для командировки:

o Приказ о направлении в командировку;

o Авансовый отчет.

· Подбор информационных и справочных материалов.

При выборе поездок на большие расстояние необходимо заблаговременно определить основной маршрут и один-два запасных варианта.

Маршрут поездки включает несколько этапов:

· Начальный этап и заключительный этап – от пункта постоянного местонахождения (офис или место жительства) до пункта посадки в транспортное средство и наоборот;

· основной этап – это путь следования от пункта посадки до пункта высадки, этот этап может делиться на несколько участков, если предполагается смена транспортного средства – (комбинированный способ движения и монотранспортный));

Выбор транспортного средства (в зависимости от протяженности маршрута):

· Короткие маршруты – до 300 км в одном направлении – автомобильный

· средние маршруты – до 1200 км – железнодорожный или воздушный;

· длинные маршруты – более 1200 км – воздушный транспорт.

На выбор транспортного средства влияют:

· сроки, отводимые на поездку;

· организационные и финансовые возможности компании;

· личные предпочтения руководителя организации.

Трудовые действия:

· Подготовка проекта служебного задания руководителя;

· Подготовка проекта приказа о служебной командировке;

· Выписка командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости;

· Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта;

· Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;

· Оформление программы поездки, уточнение особенностей протоколов планируемых мероприятий;

· Подготовка документов к поездке руководителя;

· Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки;

· Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта;

· Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке.

 

Задачи секретаря (накануне отъезда необходимо сделать):

• Иметь проверенную информацию о прибытии/отъезде: место, точное время прибытия/отъезда, номер рейсов;
• Убедиться, что билеты выкуплены и доставлены;
• Иметь окончательный список отъезжающих в командировку;
• Подтвердить бронирование гостиницы;
• Проверить наличие командировочного(-ых) удостоверения(-й), (унифицированная форма № Т-10);
• Иметь утвержденную программу пребывания. Убедиться, что выполнены все необходимые заказы, связанные с проведением мероприятий;
• Определить время и место отъезда и сообщить об этом водителю;
• Предоставить окончательную информацию о возможных изменениях в программе пребывания сотрудниками компании, сопровождающим руководителя в командировке

 

Ведение координирующих и обеспечивающих функций.

Трудовые действия:

• Ведение журнала разъездов работников организации;
• Координация работы курьеров и водителей организации;
• Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей;
• Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации.

Необходимые умения:

• Составлять и вести учетные документы;
• Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
• Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации;
• Оценивать результаты в рамках поставленных задач;
• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.

Необходимые знания:

• Правила речевого этикета;
• Этика делового общения;
• Требования охраны труда;
• Правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.