Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

 

Рассмотрение вышеизложенного дало возможность описать существующую (предметную) технологию выполнения функций финансового отдела. В компании ООО "ТЮФ ЗЮД РУС" в настоящее время нет внедренной системы бюджетирования. Управленческий анализ проводится основываясь на стандартных формах бухгалтерской отчетности или на выгрузках из программы ведения бухгалтерского учета 1С Предприятие 8.2. Выгрузки осуществляются в программу Microsoft Excell, где происходит ручная обработка данных, после чего, с использованием программы Microsoft Excell происходит планирование и анализ. Далее используя программу Microsoft Word специалисты финансового отдела создают отчеты, где проводится анализ деятельности компании. Полученные отчеты отправляются коммерческому и генеральному директору. В настоящее время не существует установленных форм управленческой отчетности, но в связи с расширением и ростом компании была поставлена задача создания автоматизированной системы бюджетирования.

Объемные характеристики потоков информации в документах, показателях и символах для каждого документа более подробно изображены на таблице №2 и №3.

 

 

Таблица №2. Объемные характеристики потоков информации для входящих документов.

№	Документ	Периодичность возникновения (в месяц)	Количество документострок в одном документе	Количество символов в одном документе	Количество показателей в одном документе	Количество документов в месяц Гр.2х 21 (22)	Годовой объем потоков информации в величинах
							Документах Гр.6 х 12	Показателях Гр.5хГр.6х 12	Документостроках Гр. 3хГр.6 х 12	Символах Гр.4хГр.6х 12*
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Бюджет переменных затрат	1	36	1800	12	1	12	144	432	21600
2	Бюджет коммерческих расходов	1	18	900	36	1	12	432	216	10800
3	Бюджет управленческих расходов	1	18	900	48	1	12	576	216	10800
4	Бюджет общехозяйственных расходов	1	18	900	36	1	12	432	216	10800
5	Бюджет затрат на оплату труда	1	60	3000	62	1	12	744	720	36000
6	Бюджет продаж	1	36	1800	24	1	12	288	432	21600
7	Бюджет прочих доходов и расходов	1	18	900	12	1	12	144	216	10800
8	Бюджет расчетов с активами	1	15	750	20	1	12	240	180	9000
	Итого						96	3000	2628	131400

 

Таблица №3. Объемные характеристики потоков информации для результирующих документов.

№	Документ	Периодичность возникновения (в месяц)	Количество документострок в одном документе	Количество символов в одном документе	Количество показателей в одном документе	Количество документов в месяц Гр.2х 21 (22)	Годовой объем потоков информации в величинах
							Документах Гр.6 х 12	Показателях Гр.5хГр.6х 12	Документостроках Гр. 3хГр.6 х 12	Символах Гр.4хГр.6х 12*
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Бюджет постоянных расходов	1	18	900	12	1	12	144	216	10800
2	Бюджет производственной себестоимости	1	36	1800	36	1	12	432	432	21600
3	Бюджет поступления денежных средств	1	36	1800	36	1	12	432	432	21600
4	Бюджет расчетов по заработной плате	1	60	3000	24	1	12	288	720	36000
5	Бюджет расчетов с кредиторами	1	18	900	24	1	12	288	216	10800
6	Бюджет расчетов по налогам и сборам	1	8	400	24	1	12	288	96	4800
7	Бюджет доходов и расходов	1	17	850	120	1	12	1440	204	10200
8	Бюджет движения денежных средств	1	23	1150	108	1	12	1296	276	13800
9	Бюджет по балансовому листу	1	26	1300	30	1	12	360	312	15600
10	Отчет о финансовом состоянии компании	1	57	2850	60	1	12	720	684	34200
	Итого						120	5688	3588	179400

 

 

Руководство компании ООО "ТЮФ ЗЮД РУС" пришло к выводу, что существующую систему бюджетирования необходимо доработать и автоматизировать, в связи с большим количеством недостатков:

1. Низкая оперативность. Опоздания в формировании отчетности и анализа. Специфика деятельности финансового отдела такова, что при ручной обработке в программе Microsoft Excell, отчеты формируются слишком поздно и актуальность анализа полученной информации заметно снижается.

2. Высокая трудоемкость обработки информации. Количество строк может достигать тысячи, при ручной обработке большая вероятность ошибок.

3. Отсутствие установленных, регламентированных форм отчетности. Для того чтобы проводить качественный анализ необходимо чтобы существовал корпоративный стандарт отчетности, который и будет использоваться для анализа. При его отсутствии большая вероятность ошибок.

4. Несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации.

5. Несовершенство хранения информации. При хранении в Базе данных можно легко сделать резервное копирование и тем самым сохранить информацию.

6. Несовершенство поиска информации. При хранении несистематизированных отчетов в разных файлах трудно найти необходимый документ или показатель.

В компании ООО "ТЮФ ЗЮД РУС" внедрение системы автоматизации бюджетирования, приведет к решению всей совокупности вышеуказанных проблем.

Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Разделим экономические эффекты на две условные категории: прямые и косвенные. К косвенным эффектам можно отнести общекорпоративные эффекты, которые сложно поддаются прямому расчету и важны в первую очередь акционерам компании. Целью автоматизации комплекса задач представленного в пункте 1.2 с точки зрения получения косвенного эффекта может служить:

· Снижение вероятности нарушении процесса работы автоматизированной системы возможна остановка работы административно управленческого персонала, что может привести к остановке деятельности компании.

· Увеличение скорости обработки информации

· Сокращение вероятности остановки деятельности компании из-за неопределенности;

· Улучшение процесса поиска информации;

· Обеспечение прозрачности управления;

· Повышение производительности персонала.

К прямым экономическим эффектам можно отнести эффекты прямого действия, которые влияют на доходность компании.

· Повышение оперативности. Сокращение временных потерь при планировании составлении бюджетов;

· Уменьшение затрат вследствие предотвращения возможности возникновения кассовых разрывов;

· Сокращение трудовых затрат на разработку и контроль проектов;

· Формализация форм управленческой отчетности;

· Улучшение качества хранения информации;

· Возможность графического просмотра данных;

· Увеличение достоверности и качества обработки информации;

Назначение решения задач

· Автоматизация ввода и загрузки с контролем исходной информации и следующих документов:

o "Бюджет переменных затрат";

o "Бюджет коммерческих расходов";

o "Бюджет управленческих расходов";

o "Бюджет общехозяйственных расходов";

o "Бюджет затрат на оплату труда";

o "Бюджет продаж";

o "Бюджет прочих доходов и расходов".

o "Бюджет прочих операций"

· Автоматизация расчета, вывод на печать и в канал связи промежуточных и результатных документов:

o "Бюджет постоянных расходов";

o "Бюджет производственной себестоимости";

o "Бюджет поступления денежных средств";

o "Бюджет расчетов по заработной плате";

o "Бюджет расчетов с кредиторами";

o "Бюджет расчетов по налогам и сборам";

o "Бюджет доходов и расходов";

o "Бюджет движения денежных средств";

o "Бюджет по балансовому листу";

o "Отчет о финансовом состоянии компании".

· Автоматизация загрузки и ведения следующих справочников

o "Справочник. Услуги";

o "Справочник. Договора исходящие";

o "Справочник. Контрагенты";

o "Справочник. Отделы";

o "Справочник. Имущество организации";

o "Справочник. Сотрудники";

o "Справочник. Статьи движения денежных средств".