Организация работы административно-хозяйственной службы (АХС)

АХС предназначена для поддержания санитарно-гигиенических параметров в номерах и общественных помещениях отеля, а также для предоставления бытовых услуг постояльцам.

Ни одна гостиница не может обходиться без хозяйственной службы. Эта самая большая служба отеля — 50% персонала работает именно в этой службе.

Сотрудники административно-хозяйственной службы имеют большую ценность для предприятия. Для того чтобы трудиться в этой службе, надо обладать многими навыками и умениями. Предприятию нужен надежный и честный персонал, так как он имеет непосредственный доступ к вещам клиентов.

Независимо от размера и структуры АХС, управляющий отеля определяет, какие ресурсы будут задействованы в уборке, как правило, это:

· комнаты для гостей;

· коридоры;

· места общественного пользования (фойе и общественные туалеты);

· бассейн и внутренние дворики;

· офисы менеджеров;

· склады;

· мастерские по пошиву одежды;

· прачечная;

· служебные помещения (служебные раздевалки);

· помещения для проведения встреч;

· столовые;

· банкетные зала;

· выставочные залы;

· магазины при гостиницах;

· игровые комнаты;

· тренажерные залы;

· столовые помещения (по усмотрению управляющего).

 

Требования к руководителю административно-хозяйственной службы. Руководитель данного подразделения подчиняется непосредственно генеральному директору или заместителю генерального директора по гостиничному хозяйству. К должности руководителя предъявляются следующие квалификационные требования:

· высшее образование;

· опыт работы по специальности не менее 5 лет;

· свободное знание английским языком, знание других языков приветствуется;

· владение применяемыми в отеле компьютерными технологиями.

· должен владеть знаниями в области планирования материального снабжения, управления персоналом.

Среди должностных обязанностей руководителя службы приоритетными являются следующие:

§ решать вопросы, связанные с контролем и улучшением качества работы подразделения;

§ руководить службой в соответствии с корпоративной политикой предприятия;

§ создавать максимально комфортную атмосферу для клиентов отеля.

Руководитель службы обязан:

1) контролировать чистоту в гостевых комнатах и общественных помещениях отеля;

2) регулярно проводить обход помещений, входящих в зону ответственности данного подразделения;

3) проводить и контролировать генеральные уборки, дополнительные ремонтные и отделочные работы;

4) совместно с отделом кадров решать вопросы о приеме на работу, по обучению, мотивации сотрудников службы, контролировать и оценивать работу персонала, отстранять от работы и увольнять в необходимых случаях;

5) проводить собеседование с претендентами на работу;

6) принимать участие в производственных обучениях, необходимых для повышения профессионального уровня сотрудников службы;

7) контролировать присутствие сотрудников на обучающих программах;

8) своевременно проводить аттестацию персонала;

9) нести ответственность за соблюдение сотрудниками правил техники безопасности;

10) контролировать строгое выполнение сотрудниками должностных инструкций, правил делового этикета;

11) предоставлять руководству отеля предложения о поощрении наиболее отличившихся сотрудников или применении дисциплинарных мер за нарушение правил внутреннего распорядка;

12) регулярно информировать подчиненных о новых внутренних распоряжениях и строго контролировать их выполнение;

13) создавать благоприятный климат во вверенном коллективе, профессионально и оперативно решать проблемы, возникшие в ходе работы;

14) контролировать составление и выполнение графиков выхода на работу персонала службы. Составлять и контролировать график отпусков персонала службы;

15) своевременно проводить инвентаризацию основных средств, постельного белья, униформы;

16) ежедневно контролировать процедуру выдачи и приема служебных ключей с целью сохранности имущества клиентов гостиницы;

17) своевременно делать заявки на необходимые для работы материалы, контролировать уровень материальных издержек, осуществлять закупки строго в соответствии с бюджетом;

18) контролировать подготовку и оформление номеров для vip-персон, а также помещений для проведения банкетов, конференций и других мероприятий, запланированных в гостинице;

19) сотрудничать с внешними фирмами и компаниями по необходимым видам обслуживания отеля, оформлять договоры, проводить закупки;

20) вести необходимую документацию, регулярно составлять и сдавать отчеты;

21) тесно взаимодействовать со всеми службами отеля и, в первую очередь, со СПиР, службой организации питания, инженерно-технической службой, отделом материально-технического снабжения;

22) планировать ежегодный бюджет на необходимые материалы для гостей и персонала службы[65].

Руководитель службы работает ежедневно, кроме выходных дней по 8 часов. При этом не исключены случаи, вызванные выходом на работу по производственной необходимости.

Планирование работы АХС. Планирование — самая важная функция. Без компетентного планирования день за днем будут возникать неразрешимые проблемы.

1. Планирование работы АХС начинается с созданиясписков материально-технических ресурсов. При этом они должны быть достаточно детализированы (например, у каждого типа номера должен быть свой список). Основное требование — это соблюдение единой системы как для составления перечня предметов, так и для разработки процесса уборки и контроля качества. Используется принцип «часовой стрелки» или «сверху вниз». Пример основных запланированных работ приведен в табл. 9.

Таблица 9

Пример основных запланированных работ

Начальное планирование Вопросы	Результат Документы
1.Какие предметы нужно починить или почистить?	Списки материально-технических ресурсов
2. Как часто надо чинить и чистить предметы?	График частоты уборки
3.Что нужно сделать для поддержания предметов в рабочем состоянии?	Технические стандарты (Стандарты выполнения работ)
4.Сколько времени нужно работнику для исправления неполадок согласно техническим стандартам отеля?	Стандарты производительности (Стандарты продуктивности труда)
5.Какое количество техники потребуется для уборщиков для соответствия техническим стандартам и стандартам производительности	Инвентарные книги (наименование и количество уборочного инвентаря, материалов и средств)

 

2. Расписание периодичности обслуживания. Расписание периодичности обслуживания показывает, как часто имущество, занесенное в инвентаризационный список, требует уборки и обслуживания (табл. 10).

Таблица 10

Примерное расписание периодичности обслуживания