Защита элементов общей книги

Если книга уже является общей и ее нужно защитить паролем, необходимо закрыть совместный доступ к книге.

1. Попросите других пользователей сохранить и закрыть общую книгу, чтобы предотвратить потерю несохраненных данных.

2. Сохраните копию данных журнала изменений, которые будут утеряны при закрытии общего доступа к книге.

3. В общей книге на вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге.

4. Убедитесь, что на вкладке Правка вы — единственный пользователь в списке Файл открыт следующими пользователями.

5. Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги).

! Если этот флажок недоступен, необходимо сначала снять защиту с книги, а затем снять флажок.

6. Если появится сообщение о влиянии на других пользователей, нажмите кнопку Да.

7. При необходимости предоставьте определенным пользователям доступ к диапазонам, защитите листы и элементы книги и задайте пароли для просмотра и изменения данных.

8. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Защитить книгу и дать общий доступ.

9. В окне диалога Защита общей книги установите флажок Общий доступ с исправлениями (Рисунок 12.13).

10. Чтобы обязать других пользователей вводить пароль для отключения журнала изменений или удаления книги из общего пользования, введите пароль в поле Пароль (не обязателен), нажмите кнопку ОК, а затем введите пароль еще раз для его подтверждения.

11. Если будет предложено, сохраните книгу.

Рисунок 12.13. Окно диалога Защита общей книги

Снятие защиты с книги

1. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Снять защиту книги.

2. Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

12.3. Пометка книги как "окончательная"

Перед тем, как разрешить совместный доступ к электронной копии книги другим пользователям, можно использовать команду Пометить как окончательный, чтобы сделать эту книгу доступной только для чтения и защитить ее от изменений. Когда книга помечена как окончательная, в ней невозможен ввод, редактирование и оформление данных. Возможно только выделение текста и копирование его в буфер обмена.

Кроме того, свойство книги Состояние принимает значение Окончательный. Команда Пометить как окончательный позволяет сообщить пользователю, что он предоставляет окончательную версию книги для совместного использования.

1. Перейдите на вкладку Файл

2. В представлении Backstage выберите команду Сведения.

3. В разделе Разрешения нажмите кнопку Защитить книгу.

4. Выберите команду Пометить как окончательный.

5. Если книга перед этим не была сохранена, появится запрос на сохранение (Рисунок 12.14). Нажмите кнопку ОК.

Рисунок 12.14. Запрос на сохранение книги

 

6. После пометки книги откроется информационное окно (Рисунок 12.15). Нажмите кнопку ОК. Для того чтобы это больше не появлялось, можно установить соответствующий флажок.

Рисунок 12.15. Отчет о пометки документа как «Окончательный»

 

При открытии документа, помеченного как «Окончательный» открывается информационная панель (Рисунок 12.16).

Рисунок 12.16. Информационная панель «Помечен как окончательный»

 

Команда Пометить как окончательный не является средством обеспечения безопасности. Любой пользователь, получивший электронную копию документа, помеченного как окончательный, может отредактировать этот документ, сняв с него состояние «Помечен как окончательный», выполнив одно из следующих действий:

Ø Нажмите кнопку Все равно редактировать на информационной панели «Помечен как окончательный».

Ø На вкладке Файл выберите команду Сведения, в разделе Разрешения нажмите кнопку Защитить документ и выберите Пометить как окончательный.

! Документы, помеченные как окончательные в Microsoft Excel 2010, не будут иметь состояние «только для чтения», при открытии в более ранних версиях программ Microsoft Excel.