Учёт расчётных и кредитных операций

В практической деятельности предприятия часто возникает необходимость оплачивать наличными деньгами закупки ТМЦ на других предприятиях и в розничной торговле, расходы по служебным командировкам и др. Для этого работнику предприятия выдают наличные деньги под его ответственность по распоряжению руководителя. Подотчетными лицами могут выступать работники предприятия (в том числе и совместители), получившие авансом наличные суммы де­нежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и операционные расходы с условием представления отчета об их ис­пользовании (отсюда и термин — «под отчет»).

Такие работники называются подотчетными лицами. Деньги под отчет в ООО «Строительная фирма «Агат» получают только сотрудники данной организации, состоящие с ней в трудовых отношениях, уполномоченные приказом генерального директора на право совершать хозяйственные, административные представительские и другие расходы, а также сотрудники, направляемые по распоряжению руководства ООО «Строительная фирма «Агат» в служебные командировки. С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно- операционные расходы заключен договор о материальной ответственности (приложение Х). Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3- х рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия командировочное удостоверение, авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Неиспользованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы, либо немедленно после утверждения авансового отчета руководителем. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено выдавать наличные деньги, выданные под отчет, напрямую от одного лица другому лицу. Если подотчетные суммы по истечении 3-х дней, после установленной для отчета даты, не сданы в кассу или по ним не предоставлен отчет, они включаются в облагаемый налогом  совокупный доход работника. Если подотчетные суммы были выданы без установления срока их возврата и на момент проверки такие суммы отражены по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», оснований для включения в облагаемый доход не имеется. К авансовому отчету нужно приложить все оправдательные документы, подтверждающие правильность оплаты операций, или услуг по этим операциям, также и получение ТМЦ:

- документы, подтверждающие факт оплаты полученных товарно- материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к ПКО, чеки ККМ, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности);

- документы, подтверждающие факт получения ТМЦ с указанием  наименований полученных ценностей (товарные чеки, накладные, счет-фактуры, квитанции и т.п. (приложение Ц, Ш, Щ).

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, зако­нодательство не устанавливает. Поэтому деньги в ООО «Строительная фирма «Агат» выдаются на неопределенный срок, и отчитываются за них по мере закупки материальных ценностей, что также утверждено приказом по предприятию. Но при этом, оплачивая расходы подотчетное лицо действует от имени и по поручению организации. Следовательно оно должно соблюдать предельный размер расчетов наличными (60 000 рублей по одной сделке) [указание Центрального банка РФ].

     Выданные суммы отражаются по фамилии каждого подотчетного лица по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса», а по поступлению авансовых отчетов деньги списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет  соответствующих счетов:

- Д-т 50  - возврат неиспользованных средств в кассу;

- Д-т 10 – по авансовому отчету приходуются ТМЦ;

- Д-т 70/1 – удержания из зарплаты недоизрасходованных сумм и.т.д.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» активно – пассивный. Активно – пассивные счета могут иметь развернутое сальдо, т.е. одновременно сальдо записывается и по дебету счета и по кредиту счета, или переменное сальдо только дебетовое или только кредитовое. Сальдо в активно – пассивных счетах не рассчитываются, а записываются из аналитических данных. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» имеет развернутое сальдо.

Как было упомянуто ранее деньги под отчет выдаются не только на хозяйственные нужды, на закупку ТМЦ, Но и на командировочные расходы.

      Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Местом постоянной работы для работников головного предприятия, филиалов, участков и других подразделений, входящих в состав предприятия и находящихся в другой местности, считается то подразделение, работа в котором обусловлена договором. Не считается командировками:

- служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер;

- поездки, обусловленные производственной необходимостью, работников, отношения которых с предприятием регламентированы не трудовым, а гражданско-правовым договором (подряда, поручения ит.п.). Для расчета аванса на командировку нужен приказ, в котором указывается местность и срок командировки, цель командировки. Нормы, установленные правительством по суточным за каждый день – 100 рублей, квартирные по квитанции – 550 рублей в день, проезд по факту предоставленных проездных билетов (ж/д транспорта + квитанция постельных принадлежностей в плацкартном вагоне, для руководителей - СВ, авиа или речного транспорта). При утере проездных документов компенсация производится по жесткому тарифу. Кроме того оплачивается проезд автобусного междугороднего сообщения (не включая такси, общественный транспорт, а также метро).

В ООО «Строительная фирма «Агат» служебных командировок за 2005 год не было. Были работы в другой местности, но они носили выездной характер.

Так как синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на ак­тивно-пассивном балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными ли­цами». По дебету отражают суммы, выданные под отчет, и не возме­щенный перерасход.

По кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — использованные суммы и возмещенный пе­рерасход. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лица­ми» ведется по каждой сумме, выданной в подотчет.

В конце месяца по всем авансовым отчетам составляется журнал-ордер по субконто по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по каждому сотруднику в отдельности (приложение I).

Например рассмотрим данные журнала-ордера ООО «Строительная фирма «Агат» по счету 71.1 по субконто за декабрь 2005 года в таблице 6.

 

Таблица 6 – Хозяйственные операции, отраженные в журнале-ордере ООО «Строительная фирма «Агат» по счету 71.1 по субконто за декабрь 2005 года

Сотрудники	Нач.ост.		50	Оборот Деб.	10	50	Оборот Кред.	Кон.ост.
	Д-т	К-т						Д-т	К-т
Горелова О.А.		373,20	1525,20	1525,20				1152,00
Рамазанов И.Т.		2383,00	3933,00	3933,00	1550,00		1550,00
Сорокин А.Н.	1240,00					1240,00	1240,00
Файзуллов Р.С.		0,36	0,36	0,36
Шибаров В.В.	10341,96					10341,96	10341,96
ИТОГО	8825,40		5458,56	5458,56	1550,00	11581,96	13131,96	1152,00

По данным журнала-ордера Гореловой О.А. на 1 декабря 2005 года организация должна была денежные средства в сумме 373 рубля 20 копеек. В декабре ей выдали из кассы денежные средства в размере 1525 рублей 20 копеек. В течение месяца она не отчиталась за выданные ей деньги и на конец декабря у нее образовался долг перед ООО «Строительная фирма «Агат» в сумме 1152 рубля 00 копеек (- 373,20 так как остаток кредитовый + 1525,20 то, что выдали из кассы = 1152,00 образовавшийся дебетовый остаток).

      В конце месяца распечатывается анализ счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По распечатке анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» видно, что здесь ведется синтетический учет. В конце анализа подсчитаны обороты по дебету и по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», фиксируется начальное и конечное сальдо (приложение II).

Обороты по дебету и по кредиту анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» совпадают с данными журнала-ордера по субконто.

Приобретение ТМЦ на стороне может осуществляться двумя способами. Для приобретения ТМЦ на стороне организация выдает наличные деньги с правами получения ценностей и немедленной оплаты за них, либо оплачивает через банк и по доверенности после оплаты получает ТМЦ у поставщика.

Чтобы оплатить нужные ТМЦ через банк поставщик выписывает счет. В счете поставщик указывает, за что и в какой сумме должна быть произведена оплата.

Например: в счете № СИ-13427 от 12 декабря 2005г. от ООО «Сигма-СИ» показано, что ООО «Строительная фирма «Агат» должна заплатить ООО «Сигма-СИ» за:

- рукав в количестве 30 метров по цене 43 рубля за метр на сумму 1290 рублей, в т.ч. НДС в сумме 196 рублей 78 копеек;

- молоток отбойный 1 штука по цене 6195 рублей на сумму 6195 рублей, в т.ч. НДС в сумме 945 рублей;

- пики к отбойному молотку в количестве 4 штук по цене 83 рубля на сумму 332 рубля, в т.ч. НДС в сумме 50 рублей 64 копейки.

 И всего ООО «Строительная фирма «Агат» должна оплатить ООО «Сигма-СИ» по счету за материалы на общую сумму 7817 рублей (1290,00 + 6195,00 + 332,00), в т.ч. НДС 1192 рубля 42 копейки (приложение III).

 На основании счета бухгалтер выписывает платежное поручение. После того, когда счет оплачен, деньги поступили на счет поставщика, бухгалтер выписывает доверенному лицу доверенность, по которой можно получить ТМЦ.

В доверенности указываются следующие обязательные реквизиты:

- номер и дата выдачи;

- банковские реквизиты ООО «Строительная фирма «Агат»;

- наименование поставщика;

- паспортные данные доверенного лица;

- наименование и количество получаемых ТМЦ прописью.

Доверенность имеет отрывной корешок. На доверенности расписываются генеральный директор и главный бухгалтер ООО «Строительная фирма «Агат» (приложение IV).

После получения товара доверенное лицо предоставляет в бухгалтерию документы, подтверждающие совершение операции и к ним прикладывается корешок доверенности с печатью поставщика. В комплект документов, поступивших от поставщика входят: товарно-транспортная накладная, или накладная на отпуск материалов на сторону; счет-фактура, если выделен НДС. Счет – фактура, как документ является разновидностью счета, объединившего в себе и счет, как уведомление об оплате, и накладную, как сопроводительный документ для перемещения ТМЦ. Счет – фактура выписывается в двух экземплярах. Один остается у поставщика, другой – у покупателя.

Для учета расчетов за полученные ТМЦ применяют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому поставщику, а расчеты в порядке плановых платежей также по каждому поставщику и подрядчику. При этом по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» фиксируется возникшая задолженность перед поставщиком с отнесением полученных материалов в дебет счета 10 «Материалы», услуг в дебет счета 20 «основное производство», полученных основных средств в дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы». Эти записи составляются, когда право собственности на эти ценности пере­шло к организации. Платежные документы (выписки, ордера и т.п.) служат основанием для списания задолженности (дебетовые обороты счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками») с перечислением средств с расчетного счета кредит счета  51 «Расчетный счет»; из кассы кредит счета 50 «Касса»; за счет кредитных и заемных средств кредит счета 66 «Краткосрочные кредиты и займы», 67 «Долгосрочные кредиты и займы».

На основании полученного от поставщика (подрядчика) счета-фак­туры, в котором выделена сумма НДС, делаются бухгалтерские записи:

- Д-т 19 «НДС по приобретенным ценностям»

- К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Если в счет предстоящей поставки материальных ценностей (выполнения ра­бот, оказания услуг) поставщику или подрядчику перечисляется аванс, то к счету 60 открывают отдельный субсчет «Расчеты по авансам выданным».

Выданный аванс отражается проводкой:

Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 50 (51, 52,...) выдан аванс поставщику (подрядчику).

При поступлении материальных ценностей (приемке выполненных работ, оказанных услуг), в счет которых был перечислен аванс:

Дебет 08 (10, 20, 26, 41,...) Кредит 60 - оприходованы материальные ценности (приняты выполненные работы, оказанные услуги), в счет оплаты которых ранее был перечислен аванс.

Одновременно отражается сумма НДС по оприходованным материальным ценностям (выполненным работам, оказанным услугам):

Дебет 19 Кредит 60 - учтена сумма НДС на основании счета-фактуры поставщика (подрядчика).

Затем необходимо произвести зачет аванса:

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным - зачтен аванс.

В конце каждого месяца делается распечатка анализа счета 60 (приложение V), оборотно-сальдовая ведомость в разрезе каждого поставщика (приложение VI), журнал – ордер (ведомость) по счету 60 (приложение VII)

Оборотно-сальдовая ведомость показывает:

- по дебету счета 60 какому поставщику и какую сумму мы оплатили;

- по кредиту счета 60 от какого поставщика и на какую сумму оприходован материал.

Например:

1) выборочные данные из оборотно-сальдовой ведомости ООО «Строительная фирма «Агат» по счету 60.1 по субконто за декабрь 2005 года отражены их в таблице 7.

 

Таблица 7 – Хозяйственные операции по счету 60.1 по субконто ООО «Строительная фирма «Агат» за декабрь 2005 года на основе данных оборотно-сальдовой ведомости

Субконто	Сальдо на начало периода		Обороты за период		Сальдо на конец периода
	дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
Альфа			1500,00	1500,00
Валеев Р.А.			6309,06	6309,06
Ост-Кровля			35276,18	35276,18

 

2) выборочные данные из журнала-ордера ООО «Строительная фирма «Агат» по счету 60.1 по субконто за декабрь 2005 года отражены их в таблице 8.

 

Таблица 8 - Хозяйственные операции по счету 60.1 по субконто ООО «Строительная фирма «Агат» за декабрь 2005 года на основе данных журнала - ордера

Контрагенты	Нач.ост.		51	Оборот Деб.	10	19	Оборот Кред.	Кон.ост.
	Д-т	К-т						Д-т	К-т
Альфа			1500,00	1500,00	1271,19	228,81	1500,00
Валеев Р.А.			6309,06	6309,06	5346,66	962,40	6309,06
Ост-Кровля			35276,18	35276,18	29895,07	5381,11	35276,18

 

Из данных журнала-ордера мы видим ООО «Строительная фирма «Агат» оплатила ООО «Альфа» с расчетного счета 51 денежные средства в сумме 1500 рублей, в свою очередь ООО «Альфа» отгрузили материалов на сумму 1271 рубль 19 копеек (счет 10)+ НДС в сумме 228 рублей 81 копейка (счет 19).

Если сравнивать данные оборотно-сальдовой ведомости и журнала-ордера по субконто, можно сделать вывод, что по оборотно-сальдовой ведомости видны только суммы и не видно с какого счета выданы денежные средства и на какой счет оприходованы. Журнал –ордер дает более полную картину, но в зависимости от ситуации мы пользуемся данными, которые на определенный момент более актуальны.

Любое нормально функционирующее предприятие ведет расширенное производство, то есть не просто возмещает свои затраты. Полученную прибыль частично расходуют на потребление, частично на восстановление основных средств, используемых в производстве, а частично на расширение производства, на его развитие. Но если предприятие планирует замену выпускаемой продукции или изменение направления собственных средств может оказаться недостаточным, то предприятие привлекает капитал из других источников. Одним из источников могут быть кредиты банков. Кредитование оформляется кредитным договорам, заключаемым между банком и предприятием, в котором предусматриваются: цель кредитования, срок выдачи кредита, срок его возврата, процентные ставки за кредит и другие условия. Одновременно в банк предоставляется технико-экономическое обоснование кредита. При принятии решения руководством банка о выдаче клиенту кредита оформляется кредитное обязательство. Кредиты, учитываемые на счете 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам», выдаются на срок до года. Этот счет пассивный и имеет кредитовое сальдо, показывающее задолженность банку по кредиту. Погашается ссуда платежными поручениями, сдаваемыми самими клиентами в банк.

Также существуют беспроцентные кредиты и займы, например, когда предприятие заключает договор займа (приложение VIII) с физическим лицом или учредителем, в связи с затруднительным финансовым положением на предприятии или на пополнение своих оборотных средств. Эти кредиты и займы как правило являются краткосрочными. Они отражаются на счете 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам».

ООО «Строительная фирма «Агат» часто пользуется краткосрочными займами на развитие предприятия, по договорам, заключаемым с учредителем, который выступает в данном случае как физическое лицо. Это вполне объясняется тем, что предприятие новое, в силу своей специфики сложное (стройка на этапе ее становления много забирает средств, но на последнем этапе все восполняет и начинает приносить прибыль).

На счете 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам» учитываются кредиты и займы, которые получены на срок не более года. Получение краткосрочных кредитов (займов) отражается по кредиту счета 66, а возврат – по дебету счета 66. Счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам» является пассивным, поэтому сальдо на конец месяца только кредитовое. Пассивные счета необходимы для учета источника образования имущества предприятия. Аналитический учат краткосрочных кредитов и займов ведется по видам кредитов и займов, кредитным организациям и другим займодавцам, предоставившим их. ООО «Строительная фирма «Агат» пользуется услугами одного займодавца – учредителя. По одному договору сумма погашается, следом за ним составляется новый договор. В конце каждого месяца, как и в предыдущих случаях, делаются следующие распечатки:

- анализ счета 66 (приложение IX);

- карточка счета 66 (приложение XI);

- журнал – ордер по субконто счета 66 (приложение XII).

Анализ счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам» показывает сколько денег в кассу поступило за месяц и сколько было возвращено, а также обороты по дебету счета 66, по кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам» и сальдо на начало и конец месяца.

В карточки счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам» мы можем увидеть конкретную дату, когда получен кредит (займ), от кого и когда погашен.

Например: в карточке счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам»  ООО «Строительная фирма «Агат» за ноябрь 2005 года, мы видим, что 2 ноября 2005 года от гражданина Ислямова Г.А. был получен дважды краткосрочный займ в сумме 60000 рублей и 90000 рублей, а 24 ноября часть краткосрочного займа была погашена в сумме 22055 рублей 40 копеек, но при этом ООО «Строительная фирма «Агат» ему еще остались должны, так показывает конечный остаток на данном счете.

Долгосрочными кредитами ООО «Строительная фирма «Агат» не пользовалось, так как было упомянуто ранее предприятие на стадии становления и прибыль не всегда покрывает убытки. И пока у предприятия нет устойчивого положения и стабилизации прибыли, ни один банк не сможет дать кредит.