Использованием денежных средств

В результате анализа состояния учета и внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в АООТ «Автомобилист» выявлены следующие недостатки:

1. Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка на предприятие;

2. Дубликаты ключей от сейфа и помещения кассы хранятся в сейфе главного бухгалтера;

3. Имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке;

4. Разрешается производить прием и выдачу денег по кассовым ордерам до конца текущего года.

В связи с тем, что определенная часть расчетов в АООТ «Автомобилист» осуществляется наличными деньгами, поэтому необходим наиболее хорошо организованный и действенный контроль за сохранностью, а также поступлением и расходованием денежных средств в хозяйстве.

Предлагаем для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств в хозяйстве примерную программу внутрихозяйственного контроля. Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.

Программа состоит из 3-х разделов. В первом разделе рассмотрен контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в хозяйстве. Во втором разделе - контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств. Третий раздел отражает контроль за целевым использованием денежных средств. В каждом из разделов оговариваются вопросы проверки, сроки проведения контроля и конкретно лица, которые проверяют тот или иной вопрос.

Таблица 11 - Примерная программа внутрихозяйственного контроля за учетом

и сохранностью денежных средств

Вопросы проверки	Сроки проведения	Кто проверяет
Контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в хозяйстве
Проверка помещения кассы, прочность закрепления решеток на окнах, состояние печатей на сейфе.	Ежедневно.	Кассир.
Проверка состояния предупредительной сигнализации и средств противопожарной безопасности.	Ежеквартально, ежедневно.	Главный бухгалтер, главный инженер, кассир.
Контроль за опечатыванием сейфа и помещения кассы.	Ежедневно.	Главный бухгалтер.
Контроль за обеспечением сохранности денег при их доставке в АООТ и его структурные подразделения.	В день получения денег.	Главный бухгалтер, руководитель.
Контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств
Проверка наличия (инвентаризация) денег и ценных бумаг.	Ежемесячно.	Главный бухгалтер, инвентаризационная комиссия.
Проверка полноты и своевременности оприходования в кассу наличных денег:	Ежемесячно.	Главный бухгалтер.
а) полученных из банка; б) за реализованную продукцию, услуги и работы.	По плану работы систематически; при составлении журнала-ордера №1.	Инвентаризационная комиссия, главный бухгалтер.
Проверка соответствия фактического наличия денежных средств на счетах в банке данным бухгалтерского учета.	Ежемесячно по плану.	Главный бухгалтер, инвентаризационная комиссия.
Проверка порядка регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.	Ежедневно.	Главный бухгалтер.
Проверка соблюдения кассовой дисциплины и других требований, предусмотренных Положением о ведении кассовых операций.	Систематически.	Главный бухгалтер, инвентаризационная комиссия.

Продолжение таблицы 11

Контроль за использованием денежных средств
Проверка использования полученных из банка наличных денег по целевому назначению.	Ежедневно, по плану.	Главный бухгалтер, инвентаризационная комиссия.
Проверка своевременности и полноты взноса в банк выручки.	Ежемесячно.	Главный бухгалтер.
Проверка законности и целесообразности расходования средств подотчетными лицами.	Систематически по плану.	Заместитель главного бухгалтера, бухгалтер материальной группы, инвентаризационная комиссия.
Проверка достоверности выписок банка, наличие первичных документов с отметками банка об исполнении и их соответствие выпискам.	Ежемесячно.	Заместитель главного бухгалтера.
Проверка состояния учета расчетов по претензиям и возмещению материального ущерба, погашения этой задолженности.	Систематически.	Главный бухгалтер, инвентаризационная комиссия.

 

Поведенное исследование показало, что допускается некоторые нарушения Порядка ведения кассовых операций. Для устранения выявленных нарушений и в целях совершенствования учета, можно наметить следующие мероприятия:

1. Усилить контроль за соблюдением правил расчетов наличными деньгами.

2. Кассовые ордера заполнять четко, ясно, без исправления, с обязательных заполнением всех реквизитов, в день получения или выдачи денег.

3. Вторую половину приходного кассового ордера кассир должен выдавать на руки тому, кто сдал деньги в кассу.

4. Обратить внимание на поступление денежных средств из банка и на своевременную сдачу выручки в банк.

5. Регулярно проводить проверку денежных средств в кассе и в актах инвентаризации наличных денежных средств указывать Ф.И.О. членов комиссии.

6. Регулярно проверять полноту оприходования денежных средств.

7. Выяснить достоверность кассовых документов.

8. Соблюдать установленный лимит денежных средств в кассе.

9. Проводить контроль целевого использования средств, полученных с расчетного счета в банке.

10. Обеспечить регулярную проверку соответствия данных учетных регистров и данных первичных документов.

11.  Организовывать для работников бухгалтерии прохождение курсов повышения квалификации.

12.  Обеспечить штат бухгалтерии всем необходимым методическим, инструктивным и нормативным материалом.

13.  Привести в соответствие заполнение первичной документации, то есть уделить большее внимание полноте, достоверности, правильности и своевременности заполнения первичных документов.

14.  Улучшить документооборот (порой сроки сдачи документов не совсем согласованы с графиком документооборота).

15.  Рационально организовать работу бухгалтерии (установить более совершенную программу автоматизированного учета, тем самым сократить объемы выполняемых бухгалтерами работ, исключив ручную обработку документов аналитического учета).

В настоящее время, судя по всем ранее обнаруженным нарушениям и ошибкам в ведении бухгалтерского учета денежных средств, необходимым является проведение профессионального аудита денежных средств и скорейшее исправление имеющихся недостатков. В противном случае при обнаружении нарушений специальными органами, на предприятие могут быть наложены административные штрафы. Устранение всех выявленных недостатков позволит организовать учет в соответствии с инструктивными указаниями.

Одной из рекомендаций совершенствования ведения бухгалтерского учета является полное укомплектование бухгалтерской службы индивидуальными компьютерами и подключение к информационно-справочной системе «Консультант +» и «Гарант».

В современных условиях все более важным становится не столько полнота информации, сколько оперативность и своевременность её получения. Именно поэтому применение более совершенных компьютерных программ необходимо. Причем новейшие программы не так сложны в применении как программы старого образца. Это не просто облегчает работу бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами, но и позволит снизить риск различных описок в расчетных документах.

Мы предлагаем применять в АООТ «Автомобилист» новую версию программы «1С: Бухгалтерия» - «1С: Бухгалтерия 7.7». Этот программный продукт является универсальной системой для автоматизации бухгалтерского учета. За счет своей универсальности система «1С: Бухгалтерия» может быть использована для ведения любых разделов учета на предприятиях различных типов.

 

 

Заключение

Для нормальной, стабильной работы предприятия одним из необходимых условий является наличие достаточного количества денежных средств. Денежные расчеты - важное звено функционирования всего хо­зяйственного механизма, необходимое условие осуществления рас­ширенного воспроизводства и развития социальной сферы. С их по­мощью совершается кругооборот средств и начинается новый цикл, осуществляется взаимный контроль поставщиков и покупателей, за­казчиков и подрядчиков, т.е. осуществляются товарно-денежные от­ношения.

В современной экономике товаропроизводители, действующие на основе различных форм собственности, приобретают самостоятельность в установлении объёма, ассортимента произведенной продукции. При этом усиливается роль денег, с помощью которых дается оценка платежеспособному спросу.

Большое значение деньги играют в процессе обращения и платежа, т.к. при оплате приобретаемых ценностей или услуг покупатель контролирует уровень цен и качество товаров, что вынуждает товаропроизводителей повышать качество продукции и услуг.

Применение денег позволяет сопоставить выручку от реализации продукции с затратами на её производство и оценить выгодность производства каждого вида продукции. Тем самым создаются предпосылки для усиления заинтересованности в расширении производства наиболее выгодных видов продукции (работ, услуг).

Объектом для написания данной дипломной работы было выбрано АООТ «Автомобилист». АООТ «Автомобилист» является правопреемником прав и обязательств преобразованного государственного Барышского грузового автотранспортного предприятия.

Основным видом деятельности предприятия является перевозка грузов автомобильным транспортом и транспортно-экспедиционное обслуживание предприятий и организаций, оказание услуг населению и т.п.

Анализ финансовых результатов и финансового состояния АООТ «Автомобилист», позволяет сделать вывод, что предприятие находится в весьма неустойчивом положении. На предприятии длительное время суммы затрат превышают суммы полученной выручки, соответственно общество имеет убыток от продаж, от обычной деятельности и конечный финансовый результат также свидетельствует об убыточной деятельности.

В связи с тем, что отсутствует прибыль, убыточность продукции и продаж с каждым годом растет. На предприятии отсутствуют собственные оборотные средства, их недостаток в течение года возрос и составляет 1943 тыс. руб. Показатели платежеспособности свидетельствуют о том, что даже при условии реализации текущих активов предприятие не может в полном объеме рассчитаться по долгам. Коэффициент восстановления платежеспособности показывает, что в течение ближайших 6 месяцев предприятие не восстановит свою платежеспособность, а учитывая наметившиеся тенденции можно предположить, что финансовое состояние будет только ухудшаться.

В результате анализа состояния учета и внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств в АООТ «Автомобилист» выявлены следующие недостатки:

1. С кассиром не заключен договор о полной материальной ответственности.

2. Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка на предприятие.

3. Дубликаты ключей от сейфа и помещения кассы хранятся в сейфе главного бухгалтера.

4. Имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

5. Разрешается производить прием и выдачу денег по кассовым ордерам до конца текущего года.

К недостаткам организации учетной работы на данном предприятии относится недостаточный уровень профессиональной подготовки работников бухгалтерии - лишь главный бухгалтер и его заместитель имеют высшее экономическое образование, остальные сотрудники окончили средне-специальные учебные заведения или бухгалтерские курсы. Также недостатком является отсутствие мероприятий по повышению квалификации работников - за последние 5 лет на курсы повышения квалификации работники бухгалтерии не направлялись.

Аудит денежных средств АООТ «Автомобилист» показал, что на предприятии имеется ряд нарушений в оформлении первичной документации и отступлений от Порядка ведения кассовых операций.

1. В приходных кассовых ордерах не заполняется графа «Корреспондирующий счет (субсчет)».

2. Не все приходные кассовые ордера сопровождаются подписью главного бухгалтера, что подтверждают недостаточно полно заполненные первичные кассовые документы.

3. В расходных кассовых ордерах не заполняется строка «Документ» подтверждающая личность получателя.

4. В расходных кассовых ордерах не проставляется наименование организации или ее структурного подразделения.

5. В некоторых расходных кассовых ордерах не заполнена строка о получении денежных средств работником, получившим эти денежные средства.

6. Денежные средства из кассы по некоторым расходным кассовым ордерам выдаются более ранней датой, чем выписаны документы.

7. Не во всех актах инвентаризации кассы указываются Ф.И.О. состава комиссии, отсутствуют их подписи.

8. Во многих документах не все реквизиты указываются. Отсутствуют такие основные данные, как сумма, дата.

9. Имелись случаи превышения лимита денежных средств в кассе.

В связи с тем, что определенная часть расчетов в АООТ «Автомобилист» осуществляется наличными деньгами необходим хорошо организованный и действенный контроль за сохранностью, а также поступлением и расходованием денежных средств в хозяйстве.

В третьей главе мы предлагали для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств в хозяйстве примерную программу внутрихозяйственного контроля. Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.

Для устранения выявленных нарушений и в целях совершенствования учета, можно наметить следующие мероприятия:

- усилить контроль за соблюдением правил расчетов наличными деньгами;

- обратить внимание на поступление денежных средств из банка и на своевременную сдачу выручки в банк;

- регулярно проводить проверку денежных средств в кассе и в актах инвентаризации наличных денежных средств указывать Ф.И.О. членов комиссии;

- регулярно проверять полноту оприходования денежных средств;

- соблюдать установленный лимит денежных средств в кассе;

- организовывать для работников бухгалтерии прохождение курсов повышения квалификации;

- обеспечить штат бухгалтерии всем необходимым методическим, инструктивным и нормативным материалом;

- привести в соответствие заполнение первичной документации, то есть уделить большее внимание полноте, достоверности, правильности и своевременности заполнения первичных документов;

- улучшить документооборот (порой сроки сдачи документов не совсем согласованы с графиком документооборота).

В настоящее время, судя по всем ранее обнаруженным нарушениям и ошибкам в ведении бухгалтерского учета денежных средств, необходимым является проведение профессионального аудита денежных средств и скорейшее исправление имеющихся недостатков. Устранение всех выявленных недостатков позволит организовать учет в соответствии с инструктивными указаниями.

Одной из рекомендаций совершенствования ведения бухгалтерского учета является полное укомплектование бухгалтерской службы индивидуальными компьютерами и подключение к информационно-справочной системе «Консультант +» и «Гарант».

В современных условиях все более важным становится не столько полнота информации, сколько оперативность и своевременность её получения. Именно поэтому применение более совершенных компьютерных программ необходимо. Причем новейшие программы не так сложны в применении как программы старого образца. Это не просто облегчает работу бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами, но и позволит снизить риск различных описок в расчетных документах.

Мы предлагаем применять в АООТ «Автомобилист» новую версию программы «1С: Бухгалтерия» - «1С: Бухгалтерия 7.7». Этот программный продукт является универсальной системой для автоматизации бухгалтерского учета. За счет своей универсальности система «1С: Бухгалтерия» может быть использована для ведения любых разделов учета на предприятиях различных типов.